全面预算管理与ERP的有机结合

全面预算管理已经被大多数企业所接受和实施。传统的全面预算管理方式由于没有IT环境的支持,已经很难满足企业的实际预算管理需要。本文结合扬州亚星客车股份有限公司的实践,提出了在ERP系统下构建全面预算管理模块的理念设想。　　

一、问题的提出

现代企业管理的发展要求实行预算管理。现代企业管理应该是系统化、战略化、人本化的管理。“系统”所要求的是各种管理的融会而非集合;“战略”所体现的是前瞻、有序而非“救火式”的应付;“人本”所倡导的是“人管”而非“管人”。全面预算管理正是这样一种集系统化、战略化、人本化理念为一体的现代企业管理模式。它通过业务、资金、信息的整合,明确、适度的授权、分权,战略驱动的业绩评价等,来实现资源合理配置、作业高度协同、战略有效贯彻、经营持续改善、价值稳步增加的目标。全面预算管理从20世纪20年代发展至今,已经成为企业组织内部控制系统的核心。目前全面预算管理在理论上的概括是相对xx的, 但在实践中和任何其他管理工具一样,本身也存在不足与缺陷。如何融合、集成先进的理论、方法、技术来创新预算管理,成为预算管理要解决的问题。

ERP,即企业资源计划,是20世纪90年代初期兴起的、以市场和客户为导向的、以实行企业内外资源优化配置、xx生产经营过程中一切无效的劳动和资源,实现信息流、物流、资金流、价值流和业务流的有机集成和以提高客户满意度为目标,以计划和控制为主线,以网络和信息技术为平台,集客户、市场、销售、采购、计划、生产、财务、质量、服务、信息和业务流程重组等功能为一体,面向供应链管理的现代企业管理思想和方法(ERP系统就是利用这种思想开发的软件)。自从1981年沈阳{dy}机床厂引进我国{dy}套MRP II软件至今,成千上万家企业实施了ERP项目,理论界也对ERP的管理思想和应用过程进行了有益的探讨。

当代信息科技的蓬勃发展,改变了人类的生产、生活方式,对企业组织产生了巨大的影响 , 它改变了也正改变着企业的生存环境、经营思想、管理模式,加速了经济全球一体化的进程 ,从而也重新定义了信息时代企业生存、发展的全新规则。ERP 系统在我国现代企业得到了越来越广泛的应用,这为全面预算管理的完善、发展和应用创造了条件。而以财务为核心的全面预算管理正是 ERP 事先计划与事中控制思想的重要实现手段。面对高速发展的信息时代 、瞬息万变的市场环境、灵活多变的企业经营思想,全面预算管理必须与ERP进行有机的结合,融合各自的管理理念,建立全新的管理模式。但两者为什么要进行结合、到底应该如何进行有效结合、在实际应用当中又要如何处理好两者之间的关系?本文结合扬州亚星客车股份有限公司的实践,拟就此问题作一些探讨。

二、全面预算管理与ERP有机结合的必要性与可行性

正如阎达五先生所说:预算控制等先进的财务控制方法在我国运用程度非常低的原因,除了经济环境、思想观念、财会人员水平和素质等因素制约外,还有一个重要的原因就是没有把财务控制方法与信息技术有机结合起来,没有站在IT环境下探索财务控制的机理。因此我们有必要在信息系统环境下对传统的预算管理进行重新审视。

一方面,在预算编制方面,由于全面预算的编制不仅包括财务指标,而且包括非财务指标,涉及企业的方方面面,加之预算指标之间的勾稽关系复杂,这就导致了预算的编制周期较长,必然耗费大量的人力、物力和时间。姑且不谈手工方式的费时、费力,即使是电子表格软件也存在着信息难以集成与共享、不支持预算跟踪、安全性差、协调性弱等缺点,同样也无法满足全面预算管理的要求。而 ERP 是一个高度集成的管理信息系统,它能提供全面预算管理所需要的大部分数据,其余的数据可通过扩展较容易地提供。具体来讲,ERP系统提供了灵活的工具来编制预算,可复制历史数据、建立预测模型,预测未来,可以模拟多个预算版本等等。ERP在预算领域提供的不仅是一种工具,也是一种思路。比如市场细分,比如标准成本等等。当然预算终究是预算,它的目的不是{jd1}的xx,但毕竟当实际偏离计划时我们需要足够的信息找到偏离的原因。ERP系统是一种注重细节(Go to detail)的平台,它的来源不仅是理论更是实践。因此,将全面预算与 ERP进行结合,能方便有效地实现全面预算的编制。

另一方面,预算执行和实时控制难度更大。当经济业务发生时,由于没有实现 IT 环境下集中管理模式,无法获得实时动态的数据,无法按照各级别制定的具体预算指标进行实时控制,无法进行预算差异的及时分析,无法采取相应的调整措施。在很多情况下,事后层层汇总的实际数据已经失去了与预算数对比的意义,传统的预算管理也就无法实现事先计划和事中控制的思想。预算的分析考核要全面,而预算执行和控制的{zg}形式是计算机系统。成功的预算要求经由技术分析的数据具有正确性和相当的xx性,要有先进、科学的内部信息系统,如果预算的技术分析不正确,那么它是不会被接受和实施的。这就要求企业关注信息技术的发展,实现预算信息及时传递与共享,迅速有效地应用ERP,实现预算的实时监控和修正。使用计算机系统将大大减少预算执行的工作量,为进一步细化预算、硬化控制提供了现代化的手段,预算编制流程、预算执行流程、预算调整流程固化为计算机运行的程序,可以避免一些人为因素,增强全面预算管理应有的刚性。全面预算管理如能得到ERP系统的支持,将为确保预算执行的有效进行和预算控制的有效发挥提供良好的信息平台。

同时,预算体系的构建具有复杂性和操作性不强等特点,而ERP成熟的理论为预算管理体系的设计和实施提供了指导,极大地提高了预算体系的科学性。在预算管理中,一方面借鉴ERP的思想,另一方面与ERP系统集成,改进其技术面,可以提高预算的准确性、科学性和可操作性。尤为重要的是:ERP软件系统只不过是先进的管理理念传输的载体,通过组织机构的流程化整合,倡导团队合作和人本主义精神,优化了预算环境。

从另外一个角度来看,全面预算管理也有助于企业IT的发展。因为从市场应用和需求来看,任何一个单元技术的信息化系统都显得苍白无力。只有通过整合, 将企业管理与信息化复合技术进行集成应用,从而解决信息孤岛问题,才能适应企业业务的成长变化。预算管理也是体现ERP事前计划和事中控制思想的重要手段,有助于以“生产”为中心的ERP推式管理向以“市场”为中心的ERP拉式管理转化。