中国公关服务产业链条已初步形成，围绕专业服务形成了一大批下游供应商，采购管理成为当前公共关系行业发展的一项战略性工作。2009年5月，中国国际公共关系协会公关公司工作委员会着手调研并起草了《公关管理规范》(指导意见)，以期建立行业规范标准和行业采购平台，提升公关供应商服务水准和采购管理水平。

　　2010年3月27日，中国国际公共关系协会公关公司工作委员会年度{dy}次工作会议审议通过了《公关供应商采购管理规范》(指导意见)，决定于2010年4月1日起施行。

　　一、总则

　　为了帮助业内公司规范公关供应商的采购管理，优化公关供应商的服务资源，降低公关公司的采购成本，降低违规采购可能带来潜在的商业风险，本《规范》就公关供应商定义、分类、分级、市场准入、采购流程、内部控制、考核评估等方面提出指导建议，以及建立公关供应商采购管理行业标准。

　　本《规范》规定了公关公司进行第三方采购时应该采取的行为规范和操作标准，明确了公司采购部门的工作范围与基本职责，通过制度化管理对采购活动进行全程监督, 服务于企业运营，保障管理质量, 支持业务发展。

　　二、公关供应商定义

　　在客户服务过程中，公关公司需采购第三方产品/服务来满足专业服务需求，同时公司日常运营也需要第三方供应资源支持，公关公司供应商由业务支持和行政支持两类供应商资源构成。

　　“公关供应商”特指能够提供专业服务支持的合作伙伴型供应资源，他们承诺提供有竞争力的价格与优质的产品与服务，并按双方约定履行交付义务，支持公关公司的业务拓展与项目执行, 共同为客户提供专业服务。

　　三、供应商分类

　　公关服务按业务类型可以划分为活动传播、媒体传播、新媒体传播和咨询研究等四种形态，这四种服务形态都形成了各种的供应商体系。举例来说：

　　1) 活动传播类。如：展览搭建、AV设备、摄影摄像、物品制作、场地租赁等;

　　2) 媒体传播类。如：媒体购买、新闻剪报等;

　　3) 新媒体传播类。如：网站建设、设计制作、Web2.0传播等;

　　4) 研究咨询类。如：舆情监测、市场调研、品牌研究等。

　　根据当前行业发展状况，我们将公关供应商归纳为：展览搭建、AV 设备、设计制作、摄影摄像、演艺礼仪、翻译速记、媒体监测、媒体购买、市场研究、网站建设、商务礼品、餐饮用品、场地租赁以及其他等14类主要供应商(见附件Excel表)。

　　四、供应商准入

　　为了确保公关供应商选择的透明度和质量水平，公关公司有必要建立供应商准入制度，通过标准化的资格考察和审核流程，建立协议供应商队伍，以满足业务需要。基本流程如下：

　　1) 资质审查(供应商资质、有效营业执照、固定办公场所);

　　2) 工作试用(作为临时供应商进行为期1至3个月的使用);

　　3) 正式签约(试用合格的供应商签署合作协议及相关文件，合同期限一般为一年);

　　4) 服务记录(服务情况、表扬投诉、项目考评均记录在案，记入合作档案);

　　5) 年度审验(依据服务记录并征求相关意见予以年审，合格者续约)。

五、供应商资质

　　根据当前行业发展和供应商采购管理的需要，有必要对公关供应商进行资质评估，建立公关供应商资质等级制度。公关供应商资质评估应该从以下五个方面着手：

　　1) 财务状况(近三年营业情况、营业规模、资金实力等);

　　2) 管理责任(组织架构、管理制度、质量管理体系等);

　　3) 公司服务(服务内容、服务标准、市场定位,、客服团队资质等);

　　4) 公司报价(定价体系、定价水平、定价策略);

　　5) 行业口碑(行业背景、客户满意度、品牌宣传)。

　　依据上述五个维度建立公关供应商资质评审标准，主要类别供应商的资质可分为AAAA、AAA、AA和A等四个等级。

　　根据当前业内通行的情况，可将公关供应商分为：主要供应商(协议供应商)和非主要供应商(包括临时采购)，也可根据实际采购情况分为ABC三类：A类. 品牌知名度较高、报价较高且服务质量上乘的供应商;B类.知名度稍差但服务水平上乘、报价适中的供应商;C类.要求不高、临时零散召集的供应商。

　　六、供应商招标

　　公关供应商采购招标是落实现代企业管理制度一种体现，也是确保专业服务品质的一项重要保障。公关公司应该建立广泛的公关供应商数据，这些供应商数据应该来自：行业供应商平台的数据;采购部门储备和搜索的数据;项目组推荐供应商的数据;相关人员提供供应商的数据;主动联系供应商的数据等等。

　　招标流程：

　　1、依据各类供应商对应的服务标准，对具有资质的供应商发出招标邀请。一般以业务项目为单位进行, 需明确标的物(即“业务需求”),“业务需求”在邀请时同时发出;

　　2、采购部门对供应商资质和条件进行初步的商谈和筛选，形成文字材料，存档备用;

　　3、由采购部门召集相关负责人组成评审小组，对初步筛选的供应商进行二次评审和选择，填写《供应商评审表》并签字确认;

　　4、由采购部门召集评审小组成员对供应商进行实地考察，并出具《考察意见》;

　　5、由采购部门根据《供应商评审表》和《考察意见》与供应商进行商务洽谈，并形成《供应商评估报告》;

　　6、评审小组依据《供应商评估报告》，明确供应商的服务资质和级别;

　　7、经总经理批准确认后，与供应商签署合作协议。

　　七、供应商管理

　　公关公司内部应该建立科学的内控机制(采购管理制度和采购管理系统)，以确保科学合理使用供应商，{zd0}限度地节约成本并杜绝各类腐败现象和行为。

　　招标流程：项目需求→招标→竞标→双方沟通→填写表单→评估→试用(期限至少半年并有多个合作项目检验)→签合同或协议。

　　采购审批：项目负责人申请→业务总监/总经理审批(按采购金额)→采购部门审批(按采购金额逐级审批)。

　　付款审批：项目负责人申请→业务审批(按采购金额)-> 财务部门审批。

　　沟通培训：应该建立积极有效的双向沟通和培训机制, 确保采购管理人员和供应商客服人员掌握{zx1}的技术和管理，内容包括技术更新与变革、新产品与服务推广、客服反馈、付款情况、系统应用以及管理条例等。

　　评估考核：依据项目建立评估考核制度，确保在项目管理过程中检验供应商的服务品质和水准(《供应商项目考核表》)。

　　付款结算：应该按照合同约定执行财务付款。一般来说，在项目结算后的三个月内完成付款。如确实资金周转困难，经双方协商，可以延期付款。

　　年审考核：每年召开供应商大会，对一年来的合作情况进行总结评估，续签合作协议。年审考核由项目评估、采购部门评估和供应商自我评价三部分组成(《供应商年度考核表》)。

　　供应商发展：在服务评估考核中建立供应商的竞争机制，同时依据行业标准发展重点供应商，有目标地帮助其提升服务资质。

八、供应商淘汰

　　对那些不符合行业规范、服务存在严重缺陷的供应商予以拒绝或清退。

　　1) 不同意签订《供应商保密》和《反腐败声明》;

　　2) 不同意相关类别的采购竞标方式;

　　3) 服务报价严重高于市场价20%以上或高于各公司核定价20%以上;

　　4) 服务出现严重质量问题，给客户或公司造成恶劣影响或导致经济损失;

　　5) 每年交易额少于某标准的供应商可以终止合作;

　　6) 供应商在一定时间段内无任何合作记录或供应商内部出现严重问题;

　　7) 供应商多次违反信用规则，信用度降低;

　　8) 被发现违反商业道德，对公司相关人员进行贿赂。

　　九、采购部门权限及职责

　　公关公司应该在内部设立独立的采购部门或采购功能。

　　职能分工：采购经理负责审批采购申请;按物料的不同属性有不同的采购经理分别审批;行政部门的采购也需要在采购部门进行审批，由行政部门执行购买。

　　采购职责：政策制定、推广执行、流程改进、资源寻找、考核评估、新产品/服务/技术引进、项目支持、寻/报价、商务谈判、订单/合同管理、周期报告、成本控制、服务满意度提高以及供应商付款支持等。

　　岗位设立：应该配备专业人员管理采购事务，依据业务深度、订单量和对业务了解深度来确定岗位及人员。采购人员应该性格开朗，学习能力强且一定行业背景，注重管理。

　　内部考核：建立个人绩效评估体系，包括：工作态度、被投诉量、供应商的评价、公司领导评价。

　　十、行业推荐及资源平台

　　应该建立行业共享的供应商资源平台，可以利用中国公关网黄页平台建立中国公关供应商资源平台，按照行业有关标准建立数据库，向业内公司开放有关查询功能。

　　同时，应该阶段性地发布各类公关供应商行业推荐或排名，各公关公司也有义务向行业平台提供或推荐有关资源数据，以推动行业资源全面、整合发展。

　　公关公司工作委员会

　　2010年3月27日