（二）会计档案的装订

　　会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字资料的

装订。

　　1.会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归

档。

　　会计凭证装订前的准备工作：

　　①分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

　　②按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数

；

　　③摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件

要折叠成同记帐凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

　　④整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检

查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

　　⑤记帐凭证上有关人员（如财务主管、复核、记帐、制单等）的印章是否齐

全。

　　会计凭证装订时的要求：

　　①用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针

眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能

缩小所占部位，使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；

　　②凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记

帐凭证；

　　③装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。

　　会计凭证装订后的注意事项：

　　①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订

人员签章；

　　②在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，

以便于调阅。

　　2.会计帐簿的装订。各种会计帐簿年度结帐后，除跨年使用的帐簿外，其他

帐簿应按时整理立卷。基本要求是：

　　（1）帐簿装订前，首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符，帐

页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目

录、该帐簿按页数顺序排列的帐页、会计帐簿装订封底的顺序装订。

　　（2）活页帐簿装订要求。

　　{dy}，保留已使用过的帐页，将帐页数填写齐全，去除空白页和撤掉帐夹，

用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。

　　第二，多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得混装，应按

同类 业务、同类帐页装订在一起。

　　第三，在本帐的封面上填写好帐目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订

人（经办人）签章。

　　（3）帐簿装订后的其他要求。

　　{dy}，会计帐簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸

的现象。

　　第二，会计帐簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

　　第三，封面应齐全、平整，并注明所属年度及帐簿名称、编号，编号为一年

一编，编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存（借）款日记帐、分户明细帐。

　　第四，会计帐簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记帐全年按顺序编制卷

号；总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。

　　3.会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成

册谨防丢失。小企业可按季装订成册。{dy}，会计报表装订前要按编报目录核对

是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补

后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编

制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，按

保管期限编制卷号。

会计凭证的装订:一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备工作：
①分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
②按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；
③摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对于纸张面积大于记帐凭证的原始凭证，可按记帐凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。
对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证（如火车票），可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。
对于纸张面积略小于记帐凭证的原始凭证，可以用回形针或大头针别在记帐凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。
有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单，耗料单。但在记帐凭证上应注明保管地点。
④整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
⑤记帐凭证上有关人员（如财务主管、复核、记帐、制单等）的印章是否齐全。


会计凭证装订时的要求：
①用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
②凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记帐凭证；
③装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
会计凭证装订后的注意事项：
①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
②在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。


所有汇总装订好会计凭证都要加具封面。会计凭证装订前，要先设计和选择会计凭证的封面。封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等。

怎样装订会计凭证？
    装订就是将一札一札的会计凭证装订成册，从而方便保管和利用。装订之前，要设计一下，看一个月的记帐凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致，不能把几张应属一份记帐凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中，要做到既美观大方又便于翻阅。
    一本凭证，厚度一般以1.5一2.0厘米为宜。过薄，不利于戳立放置；过厚，不便于翻阅核查。凭证装订的各册，一般以月份为单位，每月订成一册或若于册。凭证少的单位，可以将若干个月份的凭证合并订成一册，在封皮注明本册所含的凭证月份。
    由于原始凭证往往大于记账凭证，从而折叠过多，这样一本凭证就显得中间厚，装订线的位置薄，订出的一本凭证象条鱼一样。这时可以用一些纸折成许多三角形，均匀地垫在装订线的位置。这样的装订出来的凭证就显得整齐了。
    装订前，要以会计凭证的左上侧为准，放齐，准备好铁锥、装订机或小手电钻，还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。
    下面介绍一种角订法：
    (1)将凭证封皮和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封皮上角，做护角线。
    (2)在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。
    (3)用大针引线绳穿过两个眼儿，如果没有针，可以将回形别针顺直，然后两端折向同一个方向，折向时将线绳夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。
    (4)在凭证的背面打结。线绳{zh0}把凭证两端也系上。
    (5)将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。
    (6)向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。以上参见下图。
    (7)待晾干后，在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转帐凭证{zh0}依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。
目前，有的帐簿商店有一种传票盒，将装订好的凭证装入盒中码放保管，显得整齐。

怎样装订会计帐簿？
    帐簿在使用过程中，应妥善保管。帐簿的封面颜色，同一年度内力求统一，逐年更换颜色，便于区别年度。这样，在找帐查帐时就会比较方便。帐簿内部，应编好目录，建立索引。注意贴上相应数额的印花xx。
    活页帐本时可以用线绳系起来。下面介绍活页摇夹使用方法：
    (1)用摇手插入帐簿测面的孔中，向右旋转，开启摇夹。
    (2)旋去螺帽，取去簿盖。
    (3)将账簿活页装入，可随意装用，最多可装300页。
    (4)复上簿盖，旋上螺帽，再用摇手向左旋转，锁紧摇夹。以上方法的使用可见图1－2。活页摇夹的络链条长50毫米，帐页在装入取出过程中，摇手旋转链条时要注意帐页轧住链条节头，当帐页被轧住时，摇手旋转不动，千万不要强旋，请用手轻轻摇动链条节头，不使帐页轧住，然后开启或锁紧摇夹。这样可保持长期使用。
    摇夹使用的特点是比较安全，因为帐簿摇紧后，其他人员如果没有专门工具，不容易随意抽取、更换帐页，从而使得帐页不易散失；其缺点是成本相对高。
    账簿在过次年后，应将账簿装订整齐，活页帐要编好科目目录、页码，用线绳系死，然后贴上封皮，在封皮上写明帐簿的种类、单位、时间，在帐簿的脊背上，也要写明账簿种类、时间。
会计业务量小的公司，账簿可以不贴口取纸；会计业务量大的公司，帐簿上应该贴口取纸，可以按一级科目或材料大类，按帐页顺序由前往后，自上而下地粘贴，当合起账簿时，全部口取纸应该整齐，均匀，并能够显露出科目名称，不要在帐簿上下两侧贴口取纸，而应在右侧粘贴，这样，可保证整齐，存档时可以戳立放置，以便抽取。