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                                 电子环境下书稿档案管理策略研究
【作 者】常江
【作者简介】常江 广东商学院编辑出版专业changjiang_020@163.com
【内容提要】本文总结了电子环境下书稿档案的特点，根据电子环境对书稿档案管理的影响，提出了相应的管理策略。
【摘 要 题】档案管理
【关 键 词】书稿档案/管理策略/电子环境
【正 文】
    书稿档案是出版社在编辑、出版图书过程中形成的，按照一定的规律收集、整理、保存起来的，具有查考价值的文件材料（包括文字、图表、声音、图像等），是编辑出版工作的真实记录，是国家档案的一个重要组成部分。按内容划分，书稿档案可分为主体材料和背景材料。主体材料包括：选题论证材料及审批材料，如审批、落实选题过程中的各种请示、报告，上级的指示、批复；法律材料，如各种合同书、授权书、意向书；作品的原稿（手迹）；审查材料，如责任编辑的初审意见、外审意见、会审意见、编辑室主任及总编辑（副总编辑）的复审终审意见；书稿的加工材料，如责任编辑加工整理书稿记录、责任编辑撰写的出版说明、对作品的评价、作者对书稿的修改记录；装帧设计材料，如封面设计、插图绘制、版式设计通知单及设计制作记录；付印材料，如发稿、发排通知单、发稿后的变动情况记录、校对作业单及各校次的质量记录、付印清样、付印及定价的审批手续、版权数据文件；结果材料，如各版次的样书、稿酬结算单及支付记录、经济效益记录、版权贸易合同、意见书及与之有关的各种资料。背景材料包括：电话记录、面洽记录、会议记录、组稿过程记录，著作权人及作者、著作权人代表登记表，责任编辑与作者就有关书稿问题的往来信件，对图书的宣传评论材料、广告、重要的读者来信、获奖或受查处情况记录，新书发布会资料。
    一、电子环境下书稿档案的特点
    按照传统的管理方式，上述材料都要在图书出版后一个月内，对其进行收集、整理、归档保管。而电子时代，传统的按部就班的管理方式受到了挑战。书稿档案从操作方式、载体形式到内容形式都发生了质的变化，具有以下几方面的特点：
    1.随意性操作。在书稿档案文件的形成过程中，人们已经大量地使用计算机网络进行操作和信息交流。目前，由于没有统一的规范，形成书稿档案文件的操作方式存在很大的随意性。例如，对于作品的原稿，大部分作者是用下载的方式形成电子稿，有的作者用打印的方式形成打印稿，个别作者则用手工的方式形成纸质稿。又如，选题时形成的请示、报告和上级的指示、批复，一般都是用计算机起草，以网络的方式传递，但需要本单位领导审查时，还要用打印的方式形成打印件。另外，版权数据文件也都是以网络的方式传递。再如，法律文件、审查材料、校对材料、付印材料、结果材料以及大部分背景材料，都是要用打印的方式形成。这些方式的选择，很大程度上是约定俗成，并没有一定之规，操作者觉得哪种方式方便，就采取哪种方式，随意性很强。
    2.多种载体共存。由于网络传输、激光照排、校对软件、电子扫描等高新技术的应用以及新型材料的使用，书稿档案的载体形式发生很大的变化，出现了多种载体共存的现象。目前的书稿档案文件，有的是以纸质材料为载体，如法律文件中的各种合同书、授权书、意向书。它们是需要当事者双方签字才可以生效，在数字签名的法律效力没有得到广泛承认之前，法律文件的载体材料是不会改变的，包括书稿档案中的法律文件。审查材料中的初审意见，外审、会审意见，编辑室主任及总编辑（副总编辑）的复审、终审意见，都是在固定的纸质表格上进行，因此形成的全部是纸质文件。有的是以磁性材料为载体，如大部分的作品原稿、责任编辑加工整理修改书稿记录、责任编辑与作者的往来信件、装帧设计材料、校对稿等。另外，版权数据文件都是在网上获得电子文本，然后下载到磁盘或光盘上，交印刷厂付印的。
    3.内容形式部分数字化。电子书稿文件，与其他电子文件一样，是以不同的“0”、“1”代码序列作为记录符号，以16位二进制的数字编码（计算机内码）形式存在的文件。它具有电子文件的所有特征：非直接识读性、管理的系统依赖性、信息的自由移动性、存储的高密度性、多媒体集成性、形成与更改的可操作性。但从目前的情况来看，大部分书稿档案仍处于纸质阶段，确切地说，书稿档案正处于数字化的过程中，而且这个过程是漫长的。
    二、电子环境对书稿档案管理的影响
    1.收集难齐全。在电子环境中，书稿档案收集对象日益复杂，不仅有纸质文件，还有电子文件。然而，传统意识中的书稿档案，即纸质档案文件，往往能得到人们的注意，而电子档案文件却往往被人们忽略，从而使档案文件的收集无法齐全。例如，作品原稿在它被打印成纸质稿后，电子稿就会被忽视，不能作为档案收集起来；又如，责任编辑在加工书稿时，不注意备份，修改稿覆盖原始稿，使原始稿信息丢失，文件不复存在，无法收集。另外，如果不注意历次修改稿的备份，那么责任编辑加工书稿的记录就无从收集。再如，选题时形成的请示、报告和上级的指示、批复，在处理完毕之后，人们往往把它存在计算机硬盘上，如果偶尔出现操作失误，文件信息就会丢失，文件也就无法收集。
    2.整理难有序。在整理书稿档案时，首先要对其进行分类。传统的分类方法是：一级分类是以一本（套）书为单位，二级分类是以材料类型为单位。然而，电子文件出现后，传统的方法已难以满足分类的要求。例如，不同载体的文件尽管内容具有相关性，在分类的时候也要考虑载体材料的保管期限问题。因为，磁性材料的保管寿命一般在十几年到几十年不等，而纸质材料的保管寿命则是上千年。另外，由于数字技术的不断更新，影响着磁性载体的使用寿命。因此，内容相关而载体不同的文件不能分为一类，在一定程度上影响着档案的有序化整理。
    3.保管难集中。如果内容相关而载体不同的文件不能分为一类，它们就无法集中保管。作品原稿和它的打印稿、责任编辑的历次加工稿、作者的历次修改稿、历次校对稿等，它们在图书的编辑过程中，都可能同时或先后形成纸质文件和电子文件。如果它们不能分为一类而集中保管，就容易造成档案内容的分散，不利于检索和利用。
    三、电子环境中书稿档案管理策略
    1.改变观念，建立书稿档案现代化管理体制。改革落后的管理方式和机制，建立新的计算机管理规范和措施，推进书稿档案管理体制的改革。建立书稿档案管理数据库、样书数据库、电子存储档案数据库等，完成目录的计算机检索。依托出版社的网站和局域网这个平台，设立书稿档案管理的链接，方便人们的查寻和利用。利用计算机、扫描仪和数码照相、刻录机等数字设备，对重要书稿档案进行数字化处理，为实现文档一体化管理做好准备。
    2.提高认识，树立“虚拟”档案观。由于电子文件是以数字的形式存储于计算机硬盘、软盘和光盘内，具有非人工直接识读性、对计算机系统管理的依赖性等特点，在自然环境中人们无法看到它，通常称其为“虚拟文件”。正因为它在自然环境中看不到、摸不着，因此往往被人们忽视。这种“忽视”对档案管理的影响却是不容忽视的，它会造成档案资源的流失。实际上，虚拟不等于虚无，在电子环境中它仍然以字节、比特方式存在着，并体现着它的信息价值。我们必须树立“虚拟”档案观，加强对“虚拟文件”的档案化管理，包括电子书稿文件的档案化管理。
    3.把握收集环节，把住来源关。档案管理的关键一环是把握档案的来源，做好收集工作，特别是在电子环境中，此环节显得尤为重要。书稿档案的来源不同于文书档案，其特点主要表现在两方面：(1)形成者人数较多。一本（套）书的书稿档案是由多方面人员形成的，包括原稿作者、责任编辑、外审和会审人员、编辑室主任、总编辑、装帧设计人员、校对人员、财会人员、发行人员等，在一定程度上增加了收集工作的难度。(2)主要形成者的工作具有外向型特点。原则上书稿档案的收集应由责任编辑来完成，但作为书稿档案的主要形成者——责任编辑来说，经常要外出组稿、开会，这种工作状态，不可能随时从事文件的收集工作，更不能保证收集齐全。这样就不利于档案文件的收集，特别是电子档案文件的收集，从而影响书稿档案的完整性。基于上述原因，在出版单位，档案的收集仍然应该由档案人员负责。他们应帮助书稿文件的形成者树立档案意识，特别是“虚拟”档案意识，把住档案文件的来源关，特别是电子文件来源关。档案人员要把握收集的环节：一方面根据图书出版的全过程，分阶段对纸质文件进行收集；另一方面要求形成者养成实时归档的习惯。(责任编辑：MP5)

    4.改变传统的管理方法，构建新的管理模式。纸质文件和电子文件共存时期，对书稿档案的管理可借鉴文书档案管理的经验，实行“双轨制”。在电子书稿文件的操作过程中要严格实行备份制度，不能在原始稿件上进行修改和加工。电子书稿文件要施行实时归档制度，即利用文件处理软件，在文件处理完毕后，通过网络随时存入档案数据库，不必再等到图书出版之后。因为电子文件具有信息易更改、易流逝的特点，如果等到图书出版之后归档，其信息随时可能因为操作不慎等原因而导致文件丢失或失真，而内容相同或相关的纸质书稿文件则仍然可以在图书出版之后归档。电子书稿档案的整理，可以采取传统方法进行分类，但分类标准要与内容相同或相关的纸质档案一致，并以内容相同或相关的纸质档案为准。从目前情况看，纸质档案仍是书稿档案的主要成分，而且在今后相当长一段时期不会改变。电子书稿档案的保管，要实行“双套制”，电子文件必须同时生成纸质文件进行归档，并分别保管。电子文件的在机保管应以文件夹为保管单位，一个类别的文件集中放在一个文件夹内，如果进一步分类，可以设夹中夹。脱机保管应以磁盘和光盘为保管单位，一个类别的文件应集中拷贝到一个磁盘或光盘上，并给以相应的档号，不同类别设不同的档号。档号要保持电子档案与纸质档案的一致性，以保证查找利用的方便。
【责任编辑】孙海燕
【参考文献】
[1] 刘宏伟.书稿档案工作环节谈[J].中国出版，1999(12)
[2] 钱中芳.浅谈出版社书稿档案的作用与发展[J].浙江档案，2003(7)
[3] 周解.书稿档案管理的回顾与探索[J].档案学通讯，2000(4)
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