一、拟整理著录的档案范围
　　由于清代档案数量巨大，整理基础较差，要全部整理利用困难较大。初步统计一史馆约有550余万件是这次撰修清史必须查阅的，占馆藏档案总量的1/2左右。这也是这次应该突击整理著录的档案。
　　1、宫中朱批奏折
　　奏折是清代官员上报机密政务的重要文书，最早只限于少数皇帝的亲信官员使用，雍正朝开始，逐渐成为正式官文书。朱批奏折则是带有皇帝亲笔批示的奏折正本。一史馆现存汉文朱批奏折60万件，过去简单整理时，已将其分为内政、官制、军事、民族、外交、文教、农业、工业、商业等18类。其中8类曾做过较细整理，有文件级档案目录，其余10类约45万件要再进行整理著录编目。
　　2、录副奏折
　　录副奏折是在皇帝批示后，下发官员执行前由军机处抄录的朱批奏折的副本。其内容和朱批奏折等同重要。许多档案现在或有朱批无录副，或有录副无朱批，所以朱批录副从内容上可以互补，两者都必须查阅。一史馆所存汉文录副奏折共72万件，只做过初步整理，尚需逐件编目著录。
　　3、题本、奏本
　　题本是清代高级官员向皇帝报告例行公务的重要档案，奏本是报告私事的档案。这些档案记载了各级官员办理政务的情况，是反映清代全国的工农业生产发展、社会家庭变化等基本情况的重要史料，汉文题本共140万件。分为吏、户、礼、兵、刑、工六科。其中只有刑科题本中的婚姻家庭类做了细目，其余120余万件都需整理、著录。
　　4、外务部档案
　　主要是清末外务部成立以后形成的档案，少数是清总理各国事务衙门期间的档案，共11万件。档案反映了清末和54个国家外交往来的情况，内容十分重要。现在档案馆正在和北京大学合作整理。
　　5、吏部、户部—度支部、礼部、兵部—陆军部、刑—法部、工部、学部、民政部、邮传部、国史馆、八旗都统衙门、长芦盐运使司、税务处、会议政务处、农工商部等小全宗的档案共约150万件。其中约50万件是比较重要的档案，也是这次必须整理著录的档案。
　　6、各种档册
　　（1）起居注册 （2）内阁黄册 （3）上谕档 （4）宫中档簿
　　（5）晴雨录 （6）剿捕档 （7）电报档 （8）寄信档
　　（9）电寄档 （10）随手档 （11）奏销档 （12）史书
　　这些档册都是按专题或按类别或按朝年分别记述皇帝谕旨、皇帝生活、某些重要政务的系列档案汇集，合计约4万余册200余万条（每册含几十件上百件同容不等）。其中只有上谕档、起居注已部分公布出版，其余均要逐件著录。
　　7、电报、照会及宫中、军机处、内务府等重要杂件20余万件。这些档案内容庞杂，但都十分重要，如有些重要条约、国书等都在杂件中。
　　8、舆地图
　　一史馆现存各种舆地图约8000余件，大都没有考证没有详细年代和作者，要编史利用，也需认真修复、整理、考证和拍照。
　　9、部分满、蒙文档案
　　一史馆现存满、蒙文档案约200余万件，需要翻译后才能利用，工作量较大。其中清前期的各种簿册，如满文老档、前三朝史书、蒙古堂档、秘书院档、密本档、秘书院蒙文档6000余册约24万余条，其他如满文录副奏折、满文朱批奏折、前三朝满文题本39万余件，另有黑龙江、宁古塔、阿拉楚克、珲春等都统衙门档，都是比较重要，必须翻译整理，尽量利用的。
　　10、内务府、宗人府部分档案
　　清代内务府是管理宫廷事务，为皇帝家族服务的机构。宗人府是管理皇族事务的机构，内务府共有档案220余万件，宗人府档案40余万件，其中我们认为修史中应查阅的最少约有25万件。如奏案、来文、上传档、红本档、玉牒、星源集庆、户口册等。
　　合计以上需整理著录的档案共计550余万件。
　　二、整理著录缩拍时间计划和方式步骤
　　1、整理时间计划
　　为了保证修清史的时间进度，档案整理工作必须提前安排和进行。初拟整理时间集中在前3—5年，重点是前3年。后6—7年补漏，8—10年扫尾。具体计划是：
　　（1） 2004年前1—3个月完成计划安排、房子租借和设备配置、人员招聘等有关准备工作。4月开始大批投入人力整理、著录、修复、扫描、拍照。
　　（2） 2004年4月—12月整理著录军机处档30万件，其他档案10万件，共40万件。
　　（3） 2005年暂定整理录付奏折40万件，其他档案5—10万件，合计约45—50万件。
　　（4） 2006年暂定整理朱批奏折档案40万件，其他小全宗5—10万件，合计约45—50万件。
　　（5） 2007年暂定整理著录内阁档40万件，其他小全宗档案10万件，合计50万件。
　　（6） 2008年暂定整理各种档簿约30万件，其他小全宗10万件，共40万件。
　　（7） 2009年—2010年暂定每年整理各种档簿20万件。
　　2、方式及步骤
　　工作方式是边整理、边著录、边修复、边拍照、边录入和扫描，同期提供利用。试情况安排部分出版。利用方式可采取查原档、看胶片和在馆内网上查找等多种形式。对年纪较大行动不便，无法到档案馆查阅者，提供档案复印还原件查阅。
　　3、满文翻译工作另做规划。