赛场内外纵横奥组委物流部运作揭秘

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"他们和我开玩笑说,你在雅典一定要抽空看场比赛。等到你们北京办奥运的时候,你就不可能有时间看比赛了。"

      在雅典奥运会期间,北京奥组委物流部副部长李燕凌前去取经,经过实地观摩之后,她和同事们对未来的工作有了感性认识:庞杂、烦琐、组织协调难度大。

      且不说物流工作所要面对的物资种类多、数量大、物流服务的场所广,涵盖100多个竞赛和非竞赛场馆,就连物流部门的组织结构本身就是一个值得探讨的话题,如何建立采购、物流之间的有机联系,如何组建多种类人员参加的奥运物流工作团队",虽然往届奥运会都有各自不同的做法,但如何结合中国尤其是北京的实际情况制定出的合理的解决方案在当时仍是需要北京奥组委慎重决策的一个问题。

      眼下,8月的"好运北京"测试赛已经告一段落,物流部在继续为后续测试赛做好服务工作的同时,正在按照组委会的统一部署总结前一阶段的"测试工作",这也意味着整个奥运物流工作已经进入了第二阶段即测试和调整阶段。此前,物流部根据各阶段物流运行的主要任务和特点将奥运物流工作划分为四个阶段:计划配置、测试调整、赛事运行和赛后回收。

      和其他奥组委部门相比,物流部的工作除了赛时提供服务之外,许多工作是在赛前完成的,如物资采购和配送等,还有大量的工作如物资回收和处置要延续到赛后,即2008年底甚至2009年初。

      曾经有过多年企业工作经验的李燕凌称:奥组委工作非常紧张、压力大,尽管如此,她还是抽空接受了本报专访。这位看上去十分谦和的女部长,谈起物流话题,逻辑性极强,将奥运物流事务如数家珍、娓娓道来。

      三重保障

      李燕凌透露,奥运物流有三重保障,{dy}重保障就是组织机构上的保障,具体来说,就是组建北京奥组委物流部、组建奥运物流联合工作团队、成立好运北京物资保障组三个具体工作步骤。

      北京奥组委物流部正式成立于2005年10月。在此之前,李燕凌曾随奥组委观摩团前往雅典等地实地取经,在2005年初即参与了部门的筹备工作。

      "成立物流部是组织保障的{dy}个重要决策。"

      在雅典考察期间,李燕凌了解到,雅典奥运会筹备期间,采购和物流分属不同的部门,供应链没有无缝对接,在管理上产生了一定的难度。

      所以北京奥组委在物流部成立伊始,就充分吸收了雅典物流的运作上的一些经验教训,把采购、物流、资产计划和管理等几项彼此密切相关的职能整合到一个部门统一管理。

      李解释说,物流服务的对象是物资,而物资进入奥组委管理的供应链的{dy}个环节是采购,如果不能对采购过程有很具体和全面的了解,后续的物流服务就会出现盲目性,而采购是根据物资需求计划进行的,采购后的物资进入内部循环体系后需要进行严格而有效的管理,这些工作是一环套一环,环环相扣的。正因为如此,才需要统一管理。

      除了管理架构上的设置之外,组织保障的另一面是对赞助商和组委会的管理团队进行有效整合。

      为尽可能减少赛后处置和安置的负担,充分利用现有的行业资源,北京奥运会也采用了奥组委管理、赞助商(服务商)运行的基本运作模式。物流部的基本职能是管理,既没有组建车队、也没有去建仓库、招仓储工人。物流服务由赞助企业提供。本届奥运会在物流服务和清关货代方面共有两家赞助企业,即奥运物流与快递服务赞助商UPS公司,和清关货代供应商辛克公司。

      在很大程度上,奥运物流服务水平的高低依赖于赞助商UPS的物流服务运行团队。为了保持高效运营和顺畅管理,从一开始物流部就与UPS运行团队一起办公,坚持重要问题联系会制度,建立了良好的沟通与合作机制。

      组织保障的第三个方面则是物资与财务的整合。

      "物和钱不能xx分开。进入'好运北京'赛事运行阶段,很多事是需要快速决策的,这就不像以前可以通过部门之间的协商、会议等方式沟通,而是很多事情需要马上拍板。"

      针对这种情形, "好运北京"组委会做出了成立指挥中心物资保障组的决定,把财务部和物流部的部分相关职能进行整和,以便尽可能提高决策效率。这一组织形式在前期的测试赛期间也经历了一定的测试。

      除了组织保障之外,第二重保障是软硬设施的配套。

      2007年3月8日北京物流中心已经正式投入运行,物流中心是支撑奥运物流运行的重要硬件设施。该项目总建筑面积10.2万平方米,由四栋物流仓库(各2.5万平方米),和一个车辆检验厂组成。最近投入试运行的物流信息系统,是奥组委物流部应用数据对物资和物流服务进行综合管理的工具,是保证奥运物流顺畅运行的重要软件设施。。

      第三重保障则是人力资源方面的保障。

      现行的物流团队包括这样几类人员:一是正式调任和招聘的物流部工作人员;二是政府各部门派到奥组委挂职工作的人员,比如工作衔接紧密的海关、检疫部门目前都已派出专人到物流部工作,最近北京市政府又排出一批专业干部到物流部工作;三是赞助商的工作团队人员,如UPS公司、辛克、海尔公司和史泰博公司的人员;四是定向培养的实习生。

      根据历届奥运会经验,奥运物流所需工作人员数量非常庞大,往往不下千人。既不可能全部在赛前较长时间内提前招聘,在急需用人的时候又有可能难以招到大量合适的人。

      奥组委和北京市政府对接,在大专院校定向培养了一批物流专业的实习生,现在都已经逐渐上岗了。这些学生有些已有一定工作经验,又经过学校和物流部的专门培训,可以很快进入角色,在一定程度上能够弥补人手不足的缺憾, 成为奥运物流团队中的一支重要力量。

      七城协调

      本次奥运会的物流配送工作,除了北京以外,还涉及香港、上海、天津、青岛、沈阳、秦皇岛等城市。确保七个城市之间充分协调与合作也是物流部工作的重要内容之一。

      在处理京外物流服务工作方面,我们遵循组委会所确定的两条基本原则:即保证奥运会服务水平和运行政策的统一,同时充分发挥当地政府和当地组委会的优势。李燕凌解释说,不能让任何运动队感觉到北京和其他城市服务的不同,奥运物流必须保持统一的服务标准,因此在运行政策方面必须统一。但另一方面,当地政府有很多资源,可以统一调配,因此当地的物流服务基本由赛区组委会自行组织和管理。

      为了保证整体步调的协调一致,北京奥组委及物流部采用了许多具体方式。首先,国际奥委会和北京奥组委开重要会议的时候,组委会都邀请京外城市代表参加;第二,物流部在确定大的工作计划何政策时,也都与京外城市进行充分沟通。第三,如果涉及到一些具体问题如一些特定体育器材的采购,物流部会与京外城市代表组成联合工作小组,确保工作效率。

      做好京外物流工作的另一个重要方法就是尽可能减少跨区域物流服务工作的组织。由于很多大的厂家或赞助商在各地都有分支机构和服务机构,各京外城市可以在当地或是就近获取物资。如果有国外进口的物资,可采取直运到当地的方式,减少物流操作。李燕凌说,"充分利用现有渠道,尽可能减少跨区域物流组织工作,可以相对减少许多组织工作中的误差。"

      对于必须进行的跨区域操作,比如北京向青岛和香港运送物资,为统一调配资源和管理,则基本上由物流部进行统一组织和安排。

      通过统一政策、尽可能减少跨区域操作和对必须进行的跨区域操作统一组织等方式,做好京外物流的协调工作。