1．时间的选择

闭幕宴会通常安排在会议正式结束的前{yt}的晚上，或是安排在会议正式结束的当天晚上。若是安排在会议正式结束前{yt}的晚上，则参加的代表人数能多一点，若安排在{zh1}{yt}，提前撤离的那部分代表将无缘参加。宴会开始的时间一般为晚上7点，持续时间一般为两三个小时。

2．地点的选择

目前，在我国各大城市中，真正能够举办上千人的会议的场所并不太多，以北京为例，最多也就是两三家。因而会议活动安排受到很大的限制。同时考虑到交通的问题，大型会议的宴会也应尽量安排在会址内或者附近。当然，在北京也有许多会议的闭幕宴会安排在人民大会堂的国宴厅。它的好处是除了能安排5，000名代表同时进餐外，代表能够在相当于国外议会大厦内参加宴会，极大地满足了好奇心。和招待会一样，举办2.000~3.000人的宴会时，组织者也可考虑就近安排在室外，效果也很好。2000年8月的第十六届世界计算机大会和2002年8月的国际数学家大会的宴会都是在亚运村举办的。

3．闭幕宴会的形式

闭幕宴会如果安排在室外，一般也采用冷餐自助方式，它的要求和欢迎招待会一样，不再赘述。如果闭幕宴会安排在室内进行，通常选用桌餐形式，10人一桌，桌上摆设制作精美的菜单。有时由于宴会的规模太大，很难做到每道菜都由服务员分餐。所有的宴会都设置主桌，主桌分为长条形和圆形两种。长条形主桌的好处是可将所有的贵宾安排在一起，根据人数调整长度。圆桌一般都要设置3个左右，1大2小，应安排专门的服务人员为主桌的客人分菜。

闭幕宴会若安排讲话和小型文艺演出，要安排立式麦克风和音响设备。为了使得闭幕宴会更加有特点，也可以对宴会厅稍加布置，例如悬挂会议名称的横幅或带有会徽等装饰图案的背景板。

4．闭幕宴会的菜单

（1）菜单

闭幕宴会的菜单一般可选用一两道中国各个菜系具有代表性的菜，搭配而成。会议组织者可以要求餐厅提供几种不同价格的菜单，在此基础上略作调整。

（2）酒水

闭幕宴会的酒水种类包括红酒、白葡萄酒、白酒、啤酒和其他软饮料，没有特殊原因一般不安排烈性白酒。酒水的结算方式如同招待会也分为价格包干和实报实销两种。会议组织者可根据经费和其他情况来选择。

3．其他特殊要求

宴会要设立专门为部分穆斯林和素食者的代表就餐用的桌子，桌上要摆放明显的标志。

5．人数的预定

闭幕宴会的费用不包括在注册费内，预订人数就是卖出的宴会票的数量。若包括在注册费内，就会有一部分代表因各种原因不能参加，给会议带来很大的浪费。会议组织者在预订宴会时，一定要和餐厅协商好，确定{zh1}调整宴会人数的时间。据多个会议的统计，预订人数可为参加会议的人数的60%~70%左右。

6．闭幕宴会的程序

闭幕宴会的正式开始时间一般是19点钟，通常提前半小时就应该允许客人入场，入场时间安排的太短很容易发生拥挤。通常学术类的会议中，即使是很正式的宴会，主桌的客人也是与普通代表同时入场，工作人员要主动引导他们到主桌入位。

许多闭幕宴会中还有一系列的活动，因此，应制作一个活动程序，放在宴会厅的入场处，供参加者了解。闭幕宴会通常要安排一名会议的主要组织者主持宴会，并邀请几名有代表意义的人员致词。致词应该简捷，有些致词需要祝酒时，一定要事先安排好。所有讲话的时间不应超过半个小时，否则代表就会出现烦躁情绪。讲话结束后，就开始上热菜了。由于中餐的烹调方式与西餐xx不同，上千人的宴会很难作出可口的菜肴，有时外国人品尝不出，但国内的代表经常会有微词，甚至又可能破坏宴会的气氛。聪明的会议组织者经常会在热菜都已上完之后安排文娱演出，丰富多彩的节目有时会重新引起代表的兴趣。

文娱演出的时间应控制在1个小时左右，不要太长，可选择不同类型的具有浓厚的民族特色或地方特色的节目，例如，广东音乐、江南丝竹、民族歌舞、京剧和杂技等节目。文娱演出结束后，会议组织者就可以宣布宴会结束。

闭幕宴会结算时可能发生的问题经常是饭菜的质量和数量，而不是参加闭幕宴会的人数，一般都会采取协商的方法加以解决。但是遇有闭幕宴会结束后相当一部分参加者发生食物中毒的现象时，就要另案处理了。