随身资讯与娱乐已成为新一代新加坡人生活的一部分，较年长的对随身资讯 早已不陌生。企业不论大小，也日益把移动资信技术，推广到各业务更多层面，不仅只局限于公司高层使用。这是时代的气味，正往各处扩散，也进入了我国的乐士 百行销公司（Naspac Marketing Pte Ltd）。 乐士百行销公司成立于1991年，这些年来它的业务不断发展，从代理分销各国牌子的食品与饮料，扩展到销售自家的Naspac牌食品， 分销的产品多达500种，包括罐头食品、干果、罐装和瓶装饮料、咖啡、可可、爆米花、水果布丁、食油。它目前位列我国中小企业500大（SME500）， 年营收2800万元，有40名员工，客户超过800个，包括霸级市场、超市、便利店、油站、迷你连锁商店、酒店、航空公司、快餐店、餐馆等。 若在超市看到有人拿着个人数码助理器（PDA），那可能是乐士百行销公司的营销人员。该公司推行采用一个订单处理系统，让员工在外工作 时，能够利用PDA处理订单，帮助他们更快和更有效率的完成工作。这个系统推行至今已近半年，成效显著，员工在订单处理方面的生产力提高了15％。 乐士百行销公司董事经理陈俊志受访时说：“我们以为落实这个项目需要花费很多时间，但最终证明并不需要，从一开始设计到投入使用前后只 需四个月。这是因为许多营销人员原本就已在使用智能手机，手机的功能与PDA大同小异，因此在使用PDA时并不会感到陌生。即使出现不熟悉的情况，也只需 花费一些时间了解及适应。此外，公司也必须让员工了解，使用这个系统是为了帮助他们更有效工作。”
正如许多中小企业一般，该公司在这之前早已使用一些电脑系统，但它未曾有过配置使用这类资讯通信科技（ICT）项目的经验。因此，陈俊 志不敢小看配置这个订单处理系统的难度。他说：“虽然是按公司的要求量身定制，但它并没有想象中的困难。这类系统并非是{zxj}的科技，而且它早已出现在市 场多时，因此在技术层面并无多大问题。反而是在操作运用方面，要同使用者沟通并让他们理解则比较困难，我们必须定时进行系统修改。” 该公司推行这个系统，虽然是从业务上的好处着眼，但政府的资助却起着很大的推动作用。整个项目的成本为3万5000元，供应商帮助公司 成功向资讯通信发展管理局（IDA）申请并获得2万5000元的资助。 陈俊志说明推行这个系统的两个原因。首先，用人工处理订单相当费时，也没有生产力，而且员工不太愿意做这类单调、没有挑战性的工作，因 此公司难以找到愿意从事这类工作的人。此外，员工必须经常打电话回公司查询存货以及客户信用限额的情况，要求他们用手写订单也确实相当费时。 行政部员工也受益 有了这个系统，员工可用PDA得知存货和信用限额情况，能更快地把信息提供给客户，提升效率和客户服务素质。 陈俊志举例说：“在一些规模较小的商店，店主未必清楚售卖了多少货品。我们可引用PDA的数据，告知客户上次供应了两箱货品给他们，如 今客户的货品已全部卖出，由此可见需求存在，不妨建议他们拿三箱来卖。这是帮助客户依据更确实的信息以做出决定，他们也不会因此认为我们只是为了推销更多 货品给他们。” 目前，营销人员从PDA中取得的资料不是实时的，但已看到生产力和客户服务素质的提升，就连行政部的员工也能从中受益。 陈俊志指出，公司有多达500种类的产品，但营销人员回到公司后，只需让行政部同事把PDA接到系统，并把订单打印出来让营销人员查核 即可。在使用这套系统之前，若订单列有200个产品，即便只是需要从电脑中选出产品的程序，行政部员工便得作出200次选择，相当费时。此外，订单处理系 统也同其他系统结合，这将能更有效率的进行货品库存和账目管理。 这个系统在今年进一步完善后，营销人员将可通过GPRS无线接达公司，到时将能取得实时的资料。目前，行政部门和营销部门共有7名员工 使用订单处理系统。至于IT人员方面，他说：“我们只需一名主管负责，该系统并不难管理，而且供应商也提供售后支援服务。” 乐士百行销公司是中小企业采纳ICT的{zx1}一个例子。我国中小企业其实早已普遍知道ICT对业务所能提供的帮助。在林林总总的资讯通信 科技方案当中，究竟应选择哪一些方案并将它落实，其实乐士百行销公司早已作出决定并且付诸行动。 资信局的援助计划——“资讯科技@中小企业”（Infocomm@SME），符合了它的需要。该计划是要帮助{dy}次采纳ICT方案以及 采用较先进作法的用户。帮助它们从设立电子商务网站（e店）至应用ICT改善业务运作，达到整体行业进行转化，此外也在不同方面给予支持。 (本系列由资讯通信发展管理局呈献 五之二) 王阳发 《联合早报》 |
