年终总结如何不再是职场鸡肋？ 文新传媒 元月的职场人显得特别忙碌，因为除了日常的工作外，一连串的年终考核、绩效排名、新年工作计划都在紧锣密鼓地进行。其中最让职场人不屑的，就是年终总结了。你说一年都已经过去，工作业绩好坏都成定论，还非得花时间整理成文，拿出来报告一番，岂不多事？ 然而，别小看形同鸡肋的年终总结，如果你能在几页薄薄的纸上体现出全年业绩，让上司对你留下深刻印象，给出一个良好的绩效评分，让自己一年的辛苦得到上司认可和表彰，这就是{zh0}的发展机会。那么不同岗位，如何让总结出彩？本文就来聊聊总结的艺术。 代表岗位一：销售类总结关键：数据、图表、PPT 2009年，小王到公司从事销售工作。他的职位是区域主管，负责公司产品在上海几大区的布点和销售。他说公司对销售的业绩要求很高，不仅每个月都下达业绩指标，且指标逐年递增，还需要不定期制定销售策略与竞争对手夺取市场份额。小王忙碌了整整一年，却在年终小结时犯了难：自己每月仅勉强完成任务，似乎没有优秀功绩可表。难道一年的辛苦在老板眼里只能得个中等评价？通常情况下，比如“公司下达的销售任务指标180万元，实际完成200万元，超额完成任务20万元。市场占有率为同行业的30％，与去年相比增长了10％，具体原因如下……”等详实的数据和图表对比分析能给上司留下深刻印象。因此，个案、数据、图示、类比等工具和方法的运用是写好年终总结的“铁律”。要知道领导都很忙，根本不可能一字一句细看你洋洋洒洒的长篇大论。只要你在字里行间多给出一些数据或量化的数字、对比图、文字说明做论据，他们就能在文中一眼找到这些关键要点，然后对你的整体业绩给出较高评分。如果有可能，还可以在年终小结大会发言时用PPT做演示，让人看起来既专业，又便于理解。如果是销售总监或区域经理一类的管理人，更可以运用一些科学的分析方法，比如：swot分析法、树状图分析法、鱼刺图分析法、图表分析法，对全年的业绩做一个综述评定，对市场竞争对手和占有率数据做一番详细描绘，既回顾了以往，还能展望明年，一举两得，让上司体会到你的专业和精彩。这样的方法可以用在销售部、事业部、生产部、拓展部等有明确盈利业绩指标的部门员工小结中。 当然，像小王这样业绩一般的员工在企业内占大多数。那么他们如何让自己在公司的地位有个提升呢？既然他们无法列出出彩的数据，那么只有用项目和活动来显示自己为公司尽心尽力地忙碌和煞费苦心。 比如小王说他要不定期制定多变的销售策略，那么他就可以把一年中几次成功的销售策略作为报告的核心内容，一方面突出销售战略策划能力，一方面突出每次销售活动后的战果。“通过某某促销活动，产品当月提前完成业绩指标”突出几次优秀的阶段性业绩，来掩盖全年业绩不佳的事实。这样，老板也会扭转不佳印象，没准来年从市场策划的方向来培养锻炼你。 代表岗位二：行政后勤总结关键：罗列重点工作内容和成本控制 小秦拿到年终小结的表格也十分苦恼。往年公司业绩优异，她作为行政辅助部门，拿着传统的年终奖金，随便在年终小结上描上几句，就能蒙混过关。然而2009年因为金融危机，各大部门裁员降薪，老板更是主抓业绩，并以此作为奖金评定与明年工资浮动的标准。因此想保住来年的饭碗，势必要在年终小结上花一番工夫。 可她所在的行政部门，做的都是机械性的重复工作，没有新意，并且日常工作琐碎很难总结。“总不见得胡乱编造或者用形容词堆砌吧，老板看着华而不实，反而大打折扣。” 小秦的烦恼代表了一批行政职能部门员工的烦恼。由于身在辅助性部门，本身就没多大亮点，平日的忙碌都是为他人做嫁衣裳，哪有自己的功绩可言？企业中的行政部、办公室、后勤部、客服部、保安部等辅助性职能部门，都存在这个问题。 但即使如此，也可以找到业绩亮点让老板满意。比如拿行政后勤部来说，核心工作就是安排公司日常费用、设备维护、企业日常接待活动以及收发、传真、打印采购等工作。因此可以在小结中列出下面几大工作内容：公司日常费用开支；日常办公设备的完好率和维护支出；员工对行政部门的投诉率；企业日常活动安排的组织；日常工作流程体系的简化及效率提升等。然后对比往年的项目数据，得出业绩、效率、经费等方面的改善结果。列明通过执行哪些方法，使得公司日常费用开支、日常办公设备的维护支出，都有不同程度下降，日常工作流程的效率也得到了提升等，这样一定会让老板满意。 所以，从事辅助性工作的职场人可以从如何优化现有工作流程、提高工作效率方面着手，体现出一些合理化建议和实施方法，附带一些与往年的数字对比来体现工作内容。一般用比率指标写比较好，如培训专员的培训组织和课程满意度、员工对培训计划的满意度等都可作为量化的依据。 代表岗位三：公关市场类总结关键：突出绩效，突出项目 小吴在某外资快递公司做公关。公司比较低调，很少有大型对外公关宣传活动。即便如此，小吴每日的工作依然忙碌，有琐碎的常规公关策划工作，如对全球各大分公司的联络工作、公司的产品介绍、媒体联络等。 细细想来，一年间小吴做了无数细小的工作，但有些工作内容和结果，她自己都不能记得非常清楚。“年初做的公关市场工作，很多细节都记不清楚，我的老板更没有什么印象，如果按照时间顺序往下排，写出来的年终总结有好几页，自己看着都烦。” 写年终总结时，要么发现没什么可写，要么是事情太多不知道该写什么。小吴就是这样。 对此，可以先理清一年以来的工作记录，但年终总结不能写成流水账，因为流水账一点都没有针对性。年终总结必须对工作内容进行有效的选取和整理，需要一个或几个核心事件来贯穿和体现工作的成果或业绩。 某种意义上讲，写年终总结和写简历非常相似，都是如何凸显出重要业绩。这里给一年中工作缺少亮点的员工一个建议：寻找一年间的核心事件，突出功绩。核心事件可以结合自身岗位的KPI或者部门关注的指标及考核内容来找。临近年底，一年中的考核指标和权重已定，很容易将考核的关注重点一一列出，或者即使不在KPI或上司关注指标和考核范围内，在日常工作中自己表现非常出色的事件也可以列出。 拿小吴举例，可以将一年来所做的公关工作进行筛选，根据企业一年间的战略部署目标，各选出一个有代表性的公关活动，将其展开描述，这样工作与绩效挂钩，一定获得好评。这样的方法可以普遍用于市场部、公关部、人力资源部、财务部、开发部等职能部门员工的小结中。 以上说了那么多，都是对于业绩、销售额、工作内容等“硬性”指标的阐述。在小结中，其实也可以用生动的语言，写一些有关工作态度等“软性”内容来锦上添花，有些人性化管理的老板，也会很关注员工的工作态度。如果你的工作积极性高，态度好，并能认真深省业绩得失，那么说明你对工作进行了认真的思考，这样的员工有发展的潜质，如果一味唱高调，居功自傲，也许并不一定被上司看好。同时，埋头苦写小结的时候，别忘了了解上级的考评思维。在层级化管理构架下，一般下级对直接上级进行汇报，而自己的上级也要向他的上级递交总结，因此自己的业绩好坏，工作内容多少，也是上级撰写报告的素材。你如果能清晰写明各类数据和部门工作内容，就能让上级轻松引用，完成报告。 Tips年终总结要点 ■主要目的是通过反思过去，找出问题所在，同时应该拿出解决方案。 ■关键是要有重点，要展现出自己的工作重点和亮点，特别是上司关注的问题一定要详细具体。 ■不要忽略细节，尤其是一些重大事件的细节。通过细节描述，赢得上司的关注和理解，毕竟上司在决策层，有时并不能理解执行层的苦衷。 |
