首先需要清楚的是什么时候需要一个GTD工具，典型的情况就是事情多而杂，事情一般较复杂需要多个步骤多人协助才能够完成，有些好想法没有记录空闲的时候又无事可做等。这些都是可以考虑开始使用GTD工具的，GTD宗旨应该就是最简单高效的来完成事务。


初始阶段 - 使用前的配置

Define Contexts @ - 定义上下文
上 下文是用来描述一个活动应该在哪里或者什么时候被执行。一些典型的上下文定义的例子上打电话时候，在计算机旁，在网上，在商店，在公司，在家，工作外，周 末等等。我们也可以将上下文理解为分类，但是上下文的作用是帮助你决定你下一步可以做什么，我们下一步能够做什么往往是跟我们所处的环境，时间和身边所具 有的工具相关的。比如有些活动或事情，你只能够考虑在xx才能够完成。

Criteria - 定义准则
ThinkRock 提供了三种准则和默认的一些数据定义可以进行选择。包括时间，精力和优先级，而这些也是一个活动或任务的重要属性。时间是完成一项初步估算的时间投入。精 力情况代表了任务的复杂程度，而优先级则代表了任务的重要和紧急程度。以上三个准则的作用仍然是在帮你分析在你所处的某一个状态和场景下可以选择哪些活动 来执行。比如快下班了精力已经很难集中，思维也跟不上，就可以选择些琐碎的日常小事情来做。

Topic - 分类主题
xx的活动或任务的分类，可以按照平衡记分卡的方式分为工作，生活，学习，财务等多个方面。也可以按照自己日常事务活动实际情况进行分类。现在ThinkRock上的Topic还不支持树状的多层次分类。如果能够支持两层的分类的话就会好一点了。

收集阶段 - Collect Thoughts

只 有想到什么需要去做的东西，都可以在这里记录，先不用去细化如何做，或者说什么时候做。在GTD里面提到的InBox就是在这个阶段，这个阶段关心的重点 就是任何好的想法都要及时的记录下来，以便于后续在有时间的时候安排行动计划。很多时候我们就是有些好点子没有记录下来，到了较为空闲的时候又不清楚可以 做什么事情了。对于录入的Thoughts只需要去关心Topic分类，由于还没有转化为具体的活动或项目，其它属性和顺序都不用去关注和确定。

处理阶段 - Reference<->Process Thoughts<->Someday Maybe

当我们收集了这些点子后，我们{dy}步要做的分析就是这些思考的点子是否可以付诸于行动。如果是可以付诸行动的我们就需要讲这个思考转化为一个具体的活动任务。当我们把一个想法转变为我们具体的活动的时候，活动的状态有五种选择:

a.如果这项活动处理时间<2分钟，则你可以直接完成，直接在完成后点Done旁边的CheckBox就可以了。
b.如果这项活动你还不希望开始，但是有想要记录这个活动，你可以将活动设置为Inactive状态即可，代表活动还没有xx。
c.如果希望活动尽可能快的开始，则直接选择 Do ASAP 状态。
d.如果已经知道活动是发生在一个特定的日期或时间，则选择Scheduled状态，然后设置具体的时间。
e.如果活动需要委派给他人处理，则选择Delegated状态，然后确定委派人并可以发邮件通知他们。

在 这里我们要注意的是如果这件事情比较大，需要分解为多个步骤或活动来完成。我们就应该将该Thoughts直接转化为一个项目。在这里我们仍然需要再次强 调项目的定义，是有明确的目标和开始截止时间的。另外ThinkRock项目作用就是讲完成共同目标的活动组织起来，同时还支持大项目套子项目。



组织，审查和执行 - Organise,Review & Do

到 了这个阶段我们要做的就是不断的组织我们的活动，对活动完成情况进行审查如果完成及时的将其扔到已完成任务列表中。有些活动现在可能不紧急，但是有明确的 截止完成日期。有些活动不仅有截止日期，还需要我们尽可能早的完成。还有些活动在执行过程中会发现比原计划复杂需要多个步骤来完成，这个时候可以讲活动转 化为项目来管理。

还有一类就是前面谈到的Delegated状态的活动，这类活动往往需要他人协助来共同完成，因此需要我及时的进行跟踪 监控以保证总体的目标和进度完成。而我们进行GTD的目标也很简单，就是要以最快的速度和效率将Inbox里面的想法转化到Done状态，而不是让大量的 活动或任务处于等待和未完成状态。