为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下制度。
第二条 本制度适用于公司本部及各外埠公司全体员工。
第三条 整理
1. 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。必要文件交秘书部送档案室归档。
2. 每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一交秘书部送档案室归档。
3. 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”；
分类如下：
1) 设备：电脑、打印机、文具、书籍等；
2) 空间：柜架、桌椅、储物箱等。
3) 物品：个人用品、装饰品
4. 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要” ；
5. “不要”物品经各部门主管判定后，集中报废或拍卖；
必要品的使用频率和常用程度基准表
常用程度 使用频率 处理方法
低
中
1 在过去的6个月中只使用过一次的物品
2 一个月使用一次的物品 集中存放（例如归档或存放在库房中）
高
1 每天都使用的物品
2 每小时都要使用的物品 保存在办公桌或随身携带
第四条 整顿
卡座区整顿：
1. 办公桌：桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品；文具必须竖放。办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。
2. 抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料；把这个空间从充分利用起来，可以放下面这些东西：
3.个人的东西
3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内；
4. 电脑：电脑置写字台左前角，竖式主机置桌面下；
5. 卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴；
6. 垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角；
7. 桌洞下不得堆积杂物。
8. 外衣手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放在办公桌椅上。
办公室整顿：
1. 办公室：桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品；
2. 抽屉：同卡座区规范；
3. 电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下；
4. 垃圾篓：置于桌后；
5. 饮水机：放指定地点，不得随意移动；
6. 报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；
7. 外衣手袋：同卡座区规范
文件、资料管理整顿：
1. 档案管理依据《集团档案管理制度》执行
2. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置；
3. 硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，电子文件需要{yj}、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存；
4. 储存公用信息的软盘采取保护措施，使大家都自觉地小心使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系，建议在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以后，一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一样，保存在专用的夹子里。
信件、电子邮件（OA）整顿：
1. 做一个临时性的信夹，把不能立即处理的信件放在里面，必须保存的东西则放在信件保存册里；
2. 办公自动化里面重要邮件应该及时备份；电脑硬盘中应专门建立一个文件夹，不能处理的邮件存放在里面；
3. 为了减轻服务器负担，提高响应速度，办公自动化中已看邮件不要超过一定数量，经理、处长不得超过100封，部长不得超过50封，员工不得超过20封。系统管理员不定期抽查。
第五条 清扫
公司新办公楼有专门的保洁人员，公共区域（如通道、楼梯）不需清扫，清扫的对象主要是个人办公区域：桌面，桌洞；办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等等
清扫基准
对象 清扫标准要求 周期 清扫时间
个人区域 桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落 每天5分钟清扫 每天下班后5分钟
办公设备 主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢 每周一次 每周五下班前15分钟
文档 桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件
超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订送秘书部归档
无破旧的卡片、册子、档案、报刊等
无无用的手稿与工作无关的文件
每月一次
月末
第六条 清洁
落实整理、整顿、清扫工作。
1. 彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。
2. 利用文化宣传活动，保持新鲜活跃的活动气氛
3. 保持5S意识
第七条 素养
1.遵守《集团员工手册》有关规定
2.遵守《公司日常管理规定》
3.素养巡查
行政部每天两次例行巡查（早晨、中午）
每月底5S推行委员会对整个公司的5S执行情况进行检查
5S推行委员会主任委员对公司不定期巡查
奖惩条例
采取记分制，每人每月基准分100分，凡违反上述整理、整顿、清扫管理规范一次者扣5分，违反《公司日常管理规定》者扣10分。
行政部每天进行检查，对违规者在办公自动化上予以公布。月末进行统计，对被扣5分者给予警告处分，被扣10分者扣发当月工资50元，15分者100元，以此类推。
每月各公司、处室的所有员工得分的平均分作为各公司、处室每月得分，对连续两个月排名{dy}名的公司、处室的员工给予当月平均奖金10%的奖励；对连续两个月排名{zh1}的公司、处室的员工扣发当月平均奖金的10%。
年终将每位员工每月得分相加，得分{zg}者评为“5S先进个人”给予精神、物质奖励。
