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货代企业实施PM的理论指导
货代企业实施PM需要相关的理论作指导,主要包括系统思想、三维模型及工具。
1 PM系统思想的应用
PM认为项目是由要素组成的系统,管理必须从系统的整体出发,研究系统内部各要素、各自系统之间的关系,以及系统内部与外界环境之间的关系。货代企业根据客户需求内容,结合企业自身的实际状况,成立服务项目。服务项目是一个完整的系统,在服务内容上包括运输、配送等服务。依据系统论“整体—分解—综合”的原理,将整个服务项目分解为许多责任单元,结合相关部门与人员的职责,落实到部门与人员,由责任者分别按要求完成任务。在完成任务的过程中,各个责任者应着眼于整个项目的目标,不能仅仅局限于自身的任务,发挥团队精神,相互配合、相互协调,共同完成整个服务项目。
2 PM三维模型的应用
PM的三维模型主要包括项目生命周期理论、项目过程管理及PM的职能领域。
1)项目生命周期理论的应用
根据项目生命周期理论,货代企业面向客户设立的物流服务项目具有明确的起点和终点,主要从货代企业接受客户的委托开始,到完成客户的委托任务。在从起点到终点的过程中,在时间上分为不同的阶段,各个阶段的工作重点不同。因此,在项目实施的过程中,项目人员应密切关注客户的需求状况,并在各个实施阶段采取相应的管理策略配合工作的开展。
2)项目过程管理的应用
项目的实施过程主要分为计划过程、执行过程和结束过程。其中,在计划过程中,主要工作是制定详细的项目实施方案,包括时间安排、项目组织的组建(人员配置、岗位职责和工作程序的制定等)、项目风险的预测及监控机制的建立等。在执行的过程中,主要工作是按照制定的项目实施方案,结合客户的需求变化,严格执行。在执行的过程中,需要进行项目进度控制、项目质量管理、项目风险管理等。在结束过程中,主要是总结项目的实施状况,并向客户收集实施信息等,以便总结经验,为以后的物流服务项目的开展打下更好的基础。
3) PM职能领域的应用
结合货代企业开展现代物流服务的实际情况,物流服务PM主要涉及到九个职能领域,即范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、沟通管理、采购管理、综合管理。因此,货代企业在实施物流服务项目之前,需要对九个职能领域进行详细、周密的策划,做到“全面考虑、留有余地”。
3 PM工具的应用
PM工具主要包括WBS、责任矩阵和OBS。
1 WBS(工作分解结构)
WBS(Work Breakdown Structure)是PM中的一种基本方法。它主要应用于项目范围管理,是一个在项目全范围内分解和定义各层次工作包的方法。它按照项目发展的规律,依据一定的原则和规定,进行系统化的、相互关联和协调的层次分解。结构层次越往下层则项目组成部分的定义越详细。WBS{zh1}构成一份层次清晰,可以具体作为组织项目实施的工作依据。通过运用WBS,对项目中具体的内容进行细化、分解,落到相关部门与人员。
2责任矩阵
责任矩阵是以表格形式表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任方法,在PM中是一个十分重要的工具,因为它强调每一项工作细目由谁负责,并表明每个人的角色在整个项目中的地位。通过建立责任矩阵,明确项目人员各自的责任,并根据责任对其进行考核。航运企业在实施项目的过程中,结合项目的工作内容,制定项目人员的岗位职责和考核要点,加强对其工作的监督、考核,使项目得到顺利地开展。
3 OBS(组织分解结构)
OBS(Organization Breakdown Structure)是项目管理中由WBS演化而来的一种方法,它是一个在组织范围内分解各层次人员的方法。从OBS图中,可以比较清晰的看到项目团队人员的构成以及明确个人在团队中的位置。结合责任矩阵,每一名团队成员可以明确自己在实施项目中的任务,并了解其它人员在实施项目中的任务与职责。当遇到问题时,根据责任矩阵和OBS,可以很快知道应与哪个部门与人员进行沟通与协调。货代企业在实施项目的过程中,根据客户的需求内容,从相关的部门抽调人员,并明确每个人在团队中的职务。
四、货代企业实施PM的程序
在理论指导下,结合货代企业开展现代物流服务的实际情况,实施PM,主要程序如下,
1项目策划
项目规划是实施PM的首要步骤。项目规划的内容主要包括时间计划、人员组成、工作安排、经费预算、风险防范等内容。货代企业根据物流项目的实际情况,坚持创新的原则,充分考虑各种因素(特别是客户满意度、经济效益、社会效益、服务效率等),制定详细的项目策划书。
2项目实施
在项目策划书的指导下,组建项目团队,组织物流项目的实施。在实施的过程中,加强质量管理、费用管理、人力资源管理、风险管理、时间管理,有效控制项目进度,提高效率,并根据实际情况,适时调整项目计划。
3项目反馈
当物流项目实施结束后,既要注重客户意见的反馈与收集,也要注重项目团队成员意见的收集,对项目规划与实施进行总结,找出存在的不足,以便进行改进
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