第五章:客户投诉接待处理规范 一、《服务厅服务接待表》使用规范 1、“服务厅服务登记表”填写要求 (1)客户信息栏 客户存联:客户名称(投诉客户的姓名),受理号码(投诉号码),日期(接待时间,xx到小时),号码品牌,联系电话(投诉号码或者其他联系号码),客户类型(钻卡、金卡等),接待服务厅(服营厅联系电话)。 服务厅存联:与客户存联一致,并在“其他信息”栏填写投诉一体化系统流水号。 (2)客户投诉信息栏 根据客户投诉的具体信息进行记录。 (3)沟通处理过程 客户存联:填写接待工号,并请客户签名确认 服务厅存:1、沟通过程:详细记录每次联系客户的准确时间(xx到分钟),联系方式,与客户沟通的具体内容,客户每次反馈的具体意见。 2、跟进情况:详细记录与客户达成的共识,具体时间和跟进的工号。 3、回访情况:详细记录对特殊客户(VIP客户,集团关键人、联骆员,党政军客户,服务质量类投诉)回访的时间和具体的内容。 2、其他管理要求 (1)请全体员工在受理客户投诉的过程中认真填写“服务厅服务登记表”,填写并与客户确认完成后,提供{dy}联给予客户。 (2)对于填写错误“服务厅服务登记表”,需要明确注明“作废”,并由店面经理签名确认。 (3)对于已经使用完成的“服务厅服务登记表”必须留存以备核查。 (4)请店面经理每天根据“服务厅服务登记表”的客户投诉信息进行时间点监控,避免出现未按照服务承诺回复客户,并每周对数据进行分析,在经营分析周报中反馈。 (5)分公司服营厅督导根据管理规范,每月不定期对登记表的填写进行抽查,对于不符合规范要求的服营厅进行通报。 二、相关服务承诺 为了体现不同品牌的客户服务的差异性,各服务界面应严格按要求完成处理并回复客户。 类型 完成处理并回复的时限 VIP客户 24小时 越级投诉 48小时 全球通客户 48小时 动感地带、神州行、外网客户 96小时 重大投诉 24小时 重复投诉 48小时 批量投诉 48小时 国际业务(含国际漫游) 24小时 接外省转来投诉 72小时 交外省转出投诉 120小时 体现快速响应原则,无论投诉是否能够在上规定的时限内处理完毕,都应在48小时内首次回复客户。 第六章:投诉处理指引 一、基础通信 1、客户反映无法充值,提示“请与话务员联系”。 【投诉原因】 号码进入黑名单。 【分析判断】 通过询问客户进行判断。 【解释口径】 你好,由于充值输入的密码多次有误,现在号码已进入充值黑名单, 我记录下来为你处理,请24小时后再试.! 【操作指引】 预付费品牌:通过BOSS2.0系统――个人客户业务――业务变更――预付费业务受理――充值黑名单管理操作。 全球通客户:通过投诉一体化系统提交受理单到网维,工单类型:业务受理→全球通→基本业务→解黑名单 2、手机无法收发短信 【投诉原因】客户手机收发短信不成功 【原因分析】a、没有申请短消息功能; b、手机或SIM卡故障(SIM卡铜片脏了、氧化或变型等导致SIM卡接触不良或损坏);c、手机或SIM卡内存满; d、没有正确设置短消息中心号码; e、发送号码输入有误; f、手机xx了限制所有呼出; g、手机设置菜单信息类型未选择“文本方式”; h、手机所在位置无信号、信号差或不在服务区内; i、手机与卡之间配合问题。 【分析判断】(1)记录客户产生现象的时间、位置、对方的号码。 (2)与客户更换手机测试并记录手机型号。 (3)查看BOSS系统中客户手机状态是否有异常。 (4)建议客户查看手机的短信中心的设置情况。 【解释口径】由于每个手机的容量不一样与网络运行不正常均有可能导致手机接收短信异常,建议你先 尝试换手机测试,谢谢! 【操作指引】主要以耐心解释为主,如果以上判断,一切正常,请记录客户的具体详细位置、发生现象的时间和对方的号码,通过投诉一体化系统派单,工单类型:投诉申告→基础通信→消息类业务→点对点网内短信→收发不成功。 3、投诉香港日套餐 【投诉原因】 系统原因:系统数据不同步导致。 【分析判断】 {dy}步:在BOSS系统查询客户有无取消香港日套餐记录,(查询路径:BOSS—查询统计—营业受理查询—日志查询); 第二步:让客户授权后核查扣费清单,如取消后仍有香港日套餐扣费记录的,请承诺做退费(退一奖一)处理,提交承诺退费工单,并建议客户重新开通后取消。对于开通香港日套餐无法使用的,如客户已取消的,通过清单查询是否有使用的记录,如没有可考虑客户没使用,将产生的香港日套餐原额退回。 【解释口径】 **先生/小姐:非常抱歉,由于系统数据不同步的原因,导致您取消香港日套餐后仍被扣费,对于您被扣的费用,我司将于本月进行退一奖一,建议您留意。 【操作指引】 承诺退一奖一,按照话费争议流程操作。 二、信息安全 客户反映手机短信功能因发送不良信息而被停止 【投诉原因】客户手机发短信不成功,经过查询属于短信功能被停止 【原因分析】(1)该号码被举报,经我公司查证后被停短信或语音 功能(此类号码可以从 服营广场 或 知识库查询到)。 (2)该号码被江门不良信息人工仲裁平台停短信(此类号码在服营广场或知识库无法查询,需在10086华为系统查询)。 (3)该号码被网维系统拦截停短信(此类号码在服营广场或知识库无法查询,需在10086华为系统查询)。 【分析判断】(1)在 “服营广场-综合查询-办公信息-强停机或 知识库-今日情报-违法停短信号码查询” 进行查询。查到有该号码记录可解释是由于客户发送了不良短信而被关闭短信功能 (2)若在服营广场和知识库两个地方查无记录,需在 10086华为系统-客户资料-违法短信手机号码查 询查询。但由于服务厅没有10086华为系统,所以在此情况下 请服务厅一线被授权人员致电支撑专线1008622,由服营支撑专线同事代为查询并反馈一线同事,若查到有该号码记录可解释是由于客户发送了不良短信而被关闭短信功能。 【操作指引】如果客户有异议,通过投诉一体化系统派单,工单类型:“投诉申告→信息安全→违规号码功能重开”转单客户服务中心—综援室—不良信息处理小组)处理 三、业务支撑问题 客户反映一卡多号业务无法正常使用 【投诉原因】客户到香港或澳门无法使用一卡多号业务,或者是未执行一卡多号优惠而是按国际漫游费标准收取. 【分析判断】用户在停机或补卡后,由于BOSS系统的IMSI号或其他数据与香港1616无法及时同步更新,导致问题发生 【解释口径】如接客户反映开通了一卡多号现在香港/澳门无法使用的问题,请核实之前是否停过机或补了卡。如果是这种情况,请按正常情况提交单处理(请务必核实后再提单)。并解释:“您反映的问题正在处理中,给您带来不便非常抱歉,谢谢” 【操作指引】紧急的情况,前台同事可打00852-23778899,要求1616平台协助处理;或者通过派单由IT投诉处理同事联系1616公司协助人工修改客户的 IMSI 号(请在派单时注明需IT联系1616公司协助人工修改客户的IMSI号),如未执行一卡多号优惠的则作退费处理。 四、通信费用 1、客户反映在边界地方收到过境信号。 【投诉原因】 边界地方网络交叉覆盖,导致收到过境信号。 【分析判断】 问清客户所以在位置,先判断是否在**临近位置,如是可先做预处理,记录位置、收到哪里的过境信号、产生的时间;如果客户提供的位置非在**临近位置的,建议客户先上网核实拔打**电话是否按照标准资费收取,如是,应该系统已实行模糊计费,无需处理.如果不是,请按照以下流程操作。 【解释口径】 先生/小姐:您好!您反映的边界漫游问题已记录,如核实属实的会做差额退费。 【操作指引】 收取客户提供有异议的清单,按照《关于**分公司调整清单查询流程的通知》通过服务营销系统-电子流-***号码边界漫游争议需求,然后根据资讯服务厅反馈的相关信息,并通过投诉一体化系统派单网维中心处理。 2、客户没有上网,但有收发彩信,导致产生GPRS日租。 【投诉原因】由于客户手机终端原因或数据包内容不规范,导致计费软件无法正常匹配出用户业务流量,从而将这些流量错误计入缺省wap业务流量。 【分析判断】{dy}步:通过BOSS2.0查询——个人客户业务——客户统一视图——清单查询——广东GPRS清单查询,显示:上行流量1-3KB,下行20-50KB; 第二步:核查客户的投诉工单,确认客户是否有历史投诉或退费;第三步:按统一口径解释。 【解释口径】 **先生/小姐,非常抱歉,由于系统没有及时为您核减流量导致产生日租,我们将在本月内按退一奖一进行退费,请您届时查收。由于系统存在一定的误差,短期内这种情况还会发生,建议您留意。 【操作指引】解释为主。 五、梦网业务 1、屏蔽梦网公司端口的短信、彩信、WAP PUSH信息。 【投诉原因】 客户收到宣传信息,要求屏蔽。 【分析判断】 {dy}步:确认客户需屏蔽的具体梦网端口(备注:无法直接屏蔽所有梦网端口); 第二步:按统一口径解释。 【解释口径】 先生/小姐,我司会为您协助屏蔽此端口相关信息,请您三个工作日后留意。 【操作指引】 通过MISC平台操作为客户屏蔽梦网端口,并通过投诉一体化系统记录答复单。 步骤一:点击“直接投诉”; 步骤二:输入梦网端口号,然后点击“查询SP”; 步骤三:点击“确认” ; 步骤四:输入手机号码和姓名; 步骤五:“投诉类型”选择“其它”; 步骤六:“投诉内容”输入:请协助屏蔽贵司端口所有短信、彩信信息,并将结果反馈给我司,谢谢。 步骤七:点击“提交投诉”。 2、否认定制SP公司的短/彩信业务,对扣费产生争议。 【投诉原因】 否认定制SP公司的短/彩信业务,对扣费产生争议。 【分析判断】 {dy}步:通过MISC查询是否有订制关系; 第二步:查询客户是否有对应端口扣费(最多查近6个月)。 【解释口径】 先生/小姐:您好,帮您查询到,您开通了**梦网业务,月租*元/月。如客户否认开通,请解释:我司查询此号码确有定制记录, 梦网业务的定制需二次确认,对于您手机终端的使用情况我司无法核实,处于相信您的立场,对于您号码产生的费用,我们将为您作退费处理(原额), 请您下月留意话费余额。(注:最多只承诺原额退近6个月月租)。 【操作指引】 1、按照话费争议流程操作。2、对于同一号码投诉多次,不给予话费争议处理。 3、拨打语音杂志业务,对扣费产生争议。 【投诉原因】 1、否认拨打语音杂志业务,对扣费产生争议。 2、通过某些渠道获知拨打语音杂志电话享受相应服务,或因接收宣传短信引诱其拨打,但拨打后对资费、内容有争议。 【分析判断】 {dy}步:核查客户提供的清单是否有拨打12590开头号码产生的扣费; 第二步:核查客户的投诉工单,确认客户是否有历史投诉或退费。 第三步:按统一口径解释。 【解释口径】 先生/小姐:您好,帮您查询到,您在*月*日拨打12590****,产生信息费*元。 1、如客户否认拨打,请解释:拨打12590****号码在接通前均有明确的语音资费介绍, 且听到‘嘀’声后才开始计费,不拨打不扣费。您手机终端的使用情况我司无法核实,处于相信您的立场,这次特殊处理,原额退回*月*日所扣的信息费用共*元,请您下月内留意话费余额。 2、如客户通过某些渠道获知拨打语音杂志电话享受相应服务,或因接收宣传短信引诱其拨打,请客户提供详细情况(接收宣传短信时间、内容、端口等)提交投诉工单进行查证。如客户无法提供详细情况,按第1点处理。 【操作指引】 (1)客户否认拨打,接受退费,按照话费争议流程操作。 (2)客户可以提供具体情况,不接受退费,提交投诉工单。 (3)对于同一号码投诉多次,不给予话费争议处理。 六、自有业务 1、已开通彩铃功能,没有播放铃音。 【投诉原因】 数据不同步,没有播放铃音。 【分析判断】 {dy}步:通过彩铃客服系统查询彩铃状态,显示“已开户”; 第二步:通过BOSS2.0系统查询HLR指令,本地状态与主HLR状态显示不一致; 第三步:通过彩铃客服系统——开销户——BOSS开销户; 第四步:请按统一口径解释。 【解释口径】 **先生/小姐,非常抱歉,由于数据不同步,彩铃没有及时开通,已为您处理,请在24小时内留意。 【操作指引】 通过彩铃客服系统——开销户——BOSS开销户——到BOSS开户。 2、音乐卡套餐,没有彩铃功能。 【投诉原因】 数据不同步,彩铃没有及时生效。 【分析判断】 {dy}步:通过IBOSS系统查询是否属于音乐卡套餐; 第二步:通过彩铃客服系统——用户定购业务信息非“套餐用户”,并显示“普通用户”或“没有开通”; 第三步:请按统一口径解释。 【解释口径】 **先生/小姐,非常抱歉,您好由于数据不同步,彩铃没有及时开通,已为您登记处理,请在48小时后留意。 【操作指引】 写单路径:投诉申告→市场营销→营销方案→资费套餐优惠→动感地带音乐卡套餐→彩铃未生效。 七、集团业务 客户反映无故开通短号集团网(没有使用短号的记录) 【投诉原因】(1)分销商或客户经理违规操作; (2)被错误加入集群网(操作失误,如输入号码) (3)客户原因(已短信确认但否认办理) 【分析判断】(1)查询客户是否有收到我司的集团二次确认短信和有否回复此信息,(路径:IBOSS-查询-二次确认平台已发送短信查询或集团业务二次确认日志查询)说明1:如有二次确认,则说明是客户原因,此以解释为主。 (2)核实客户清单,确认是否有扣取集团短号月租,以及近40天的使用记录。 说明2: 如客户没有使用,有扣费,则说明客户不知情,直接承诺退费。 (3)查询客户开通短号的时间 (查询路径:BOSS—集团业务—开户—集团产品查询)。 【解释口径】(1)针对已进行二次确认但否认办理的客户: **先生/小姐:经查询,我司已给你下发二次确认的短信通知,而且,你也是同意并回复了短信,如果你要取消这项业务,我可以协助为您办理。 (2)针对不知情的客户: **先生/小姐:经查询,您确实没有使用短号的记录,现已为您取消,对您产生不便深感抱歉,对于此费用做原额退费,建议您72小时内留意。 【操作指引】(1)确认是否属客户原因,如不属,则直接承诺退费。 (2)如属客户原因,则以解释为主。 (3)如客户坚持要求查询开通原因,则提交投诉工单。
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