《租户退租业务流程》

2000年5月26日星期五18：18

1.       物业退租将涉及业主、物业租赁代理人、租户和物业管理四个主体

2.       物业退租将涉及的四个方面

(1)              履约情况审核，这部分工作主要由业主及其租赁业务委托代理人负责。

(2)              履约情况检查，这部分工作主要由业主及其物业管理受托人（公司或部门）负责。

(3)              物业租金、押金和水电费等清算，这部分工作主要由业主经办租赁业务的租赁部、财务部（人员）以及物业管理公司管业部、财务部（人员）负责。

(4)              物业现状检查，这部分需要在业主及承担租赁业务的委托代理人会同物业管理公司（部门）联系租户一起进行，并出具租赁终止情况报告，其中需要记录租户已经按照租约要求恢复物业原状、相关费用是否结清、迁出手续是否完毕、迁出时间是否落实、如果物业需要按照租约规定恢复原状则何时何人完成物业恢复原状的施工且竣工时间和验收如何进行等。

3.       物业退租的四个步骤

(1)              物业业主及其租赁业务代理人、租户以及物业管理公司（部门）需要定期检讨租户租赁时间到期与否，通常还需要xx物业租约中是否设置自动续约、超时租赁处理约定以及租金调整要件等相关条款。

(2)              通常，物业业主及其租赁业务代理人、租户以及物业管理公司（部门）中只有物业业主及其租赁业务代理人和租户可以按照物业租赁合约的约定单独启动退租程序，但进入退租程序的前提是其中启动退租程序的一方出具书面文件并下达至另一方，且需要抄送物业管理公司（部门）。物业退租程序启动后，相关各方需要按照租约和物业管理服务条例中的有关规定实施退租程序。

(3)              物业业主及其租赁业务代理人、物业管理公司（部门）应按事先约定实施租约履约情况审核与检查，其中包括相关费用的清算、物业现状查验、物业恢复原状以及其他需要协商的内容。

(4)              完成费用清算，物业恢复原状或按照退租程序中的相关约定清偿，直至租户迁出。

4.       物业退租时的四个要点

(1)              即便退租，租户依然可能是潜在的客户，物业业主及其租赁代理人、物业管理公司（部门）决不可在退租程序作业中出现轻慢租户的情况，甚至参与退租程序作业的工作人员不得流露出类似态度。

(2)              物业退租时是否需要承租人恢复原状，这需要在租约中加以约定，没有约定的则需要协商，但协商的重点是承租人的任何改动是否给业主带来重新装修或维修的额外成本，并按照市场报价的原则落实物业恢复原状工程。对于因物业恢复原状带来的租金损失，则需要另行协商，或可以在日后物业租赁合约中规定物业退租时恢复原状工程的工期等。物业退租时的恢复原状工程还需要考虑到相邻物业租户的物业使用情况，以避免相邻物业租户的投诉获不满。

(3)              按照物业租赁市场的惯例，租户需要按照“押二付一”的原则向业主支付租金和押金，物业业主及其租赁业务代理人需要财务部门每月定期点算租户租金和押金的剩余金额，对于财务账龄分析报告中出现的租金延后支付情况需要作出及时反应，并及时采取联系和走访租户的措施，以避免出现坏账。其实，作为物业管理受托人也应该如此，以避免物业管理服务费的拖欠。

(4)              无论是物业租赁业务代理人还是物业管理公司（部门）都应该在租户退租之前完成租户满意度调查，收集此类信息和数据将可以为日后的租赁和物业管理服务带来提高。

5.       建立以市场为导向的物业租赁业务流程是解决包括物业退租在内的全部业务出现问题的基本方法。

(1)              物业业主、物业租赁代理人和物业管理公司（部门）内部都应该建立以租户（市场）为核心的业务流程、理念和企业管理模式。

(2)              物业退租业务流程是下一个物业租赁的开始。如果下一手租户不需要额外装修就能迁入入住或办公，那么在上一手租户退租的时候，就可以将上一手租户支付的物业退租恢复原状工程款作为额外收入。

本业务流程的最终解释权属于海盟（上海）房地产咨询顾问有限公司。