沧海一粟：档案进馆问题
[转贴 2010-05-21 19:29:31]
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档案进馆问题
沧海一粟
安静：档案进馆问题是档案工作中的一个很实际、很具体的问题，研究、讨论这样一个问题很有意义。那么，从内容、载体、保管期限上讲，哪些档案可以进馆呢？
沧海一粟：首先，从内容上讲，属于本级国家档案馆接收范围的档案，都可以进馆。《档案馆工作通则》第六条明确规定：“档案馆接收档案的范围：1、本级各机关、团体及其所属单位具有{yj}保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案；2、属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案；3、属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。”其次，从载体上讲，无论是古代的泥板档案、纸草档案、甲骨档案、石刻档案、简牍档案、金文档案、羊皮档案、缣帛档案，还是现代的声像档案、机读档案、纸质档案，只要属于本馆接收范围，不管载体如何，均可进馆。再者，从保管期限上讲，我认为，一般来说，中央级和省级、设区的市级国家档案馆应该接收{yj}档案，适当接收部分长期档案；县级国家档案馆应该接收{yj}档案和长期档案。当然，对于已撤销的单位的档案，不管{yj}、长期还是短期档案，有关档案馆应该全部予以接收。因为《档案法实施办法》第十三条明确规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销的单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。”
王旭：以南京大学档案馆为例，他们只接收{yj}保管的档案，目前主要有纸质、磁性材料（如录音带、录像带、光盘、软盘、硬盘等）。像实物类的，我认为应归博物馆。归档内容应以本单位的归档范围和保管期限表中所列的内容为准，若本单位没有归档范围和保管期限表，则根据《档案法》及本单位的工作实际情况制定，则“内容”自会明晰。
guodongsheng：我看还是慎言实物类的应归博物馆的为好。我认为实物中只要是对国家和社会有用、有长久保管价值的档案，就应该在进馆范围，我们都称其为“实物档案”。
秋苇：南阳市档案馆这些年就把实物档案作为征集内容之一征集进馆，而且也建立了自己的实物档案展室，即“荣誉档案展室”。我们下一步还准备把地方非物质文化遗产档案列入进馆范围进行征集。
追梦人：从内容上讲，属于本级档案馆接收范围的档案，都应当接收进馆。作为我们县级国家档案馆，目前接收的有{yj}档案和长期档案，破产企业的档案全部接收进馆，还有寄存的档案。目前看其载体主要以纸质档案、声像档案居多。属于档案馆接收范围之内的档案，都应及时接收进馆，以保证其完整与安全。
秋苇：近年来，我馆倡导“大档案”的理念，即：凡是具有收藏价值的各种载体的档案，都要尽可能地征集进馆。所谓“大档案”，除我们平常据说的纸质、声像档案外，主要还有实物档案。要注重收集包括证书、奖章、奖杯、印章、牌匾、字画，一些名人用过的物品，等等。我感觉以这样的思路去开展征集工作很好，对丰富馆藏、改善馆藏结构能起到重要的作用。
刘子芳：从目前有关档案进馆的规定来看，进馆档案问题实际就是馆藏建设问题。近几年，国家档案局提出了“两个体系”建设，即覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。在看待档案进馆问题时，思路要更开阔和深入一些。如怎样解决《档案馆工作通则》中没有列入进馆范围的档案问题，毕竟这些规定是上世纪八十年代的，有许多内容已不适应现在的形势和需要。从体制和制度上来完善进馆档案问题，才是解决档案资源建设问题的关键。
安静：档案进馆问题中的进馆范围是核心，应该如何准确把握进馆范围呢？
guodongsheng：档案进馆问题中的进馆范围有两层意思：一是指进馆单位的范围，即哪些单位的档案应该且必须向本行政区档案馆移交；二是指进馆档案的范围，即哪些档案应该且必须向本行政区档案馆移交。2009年全国档案馆工作会议提出，各级国家档案馆在三年内全面完成本馆接收范围的修改工作，要充分考虑到本级机关二级甚至三级单位{yj}档案的归宿问题，充分考虑到改制和破产企业重组档案的接收问题，让那些对国家和社会、对广大人民群众具有保存和利用价值的档案都能进到档案馆，实现应收尽收的目标。根据这一指导思想，对进馆问题有两点可以明确：其一，明确进馆单位范围，凡本行政区范围的所有国有单位都在进馆范围，应将本行政区所有国有单位列一名单，用红头文件向社会公布；第二，每一进馆单位形成的档案，各种门类、载体的档案只要有{yj}保管价值，一律视为进馆单位应进馆档案范围。而具体是哪些档案进馆，则应在档案部门指导下，参照国家规定制定出本单位归档范围和档案保管期限表，并以其为依据，按单位档案实体实际编制进馆档案清册。
一井水：档案馆接收档案进馆中遇到的{zd0}问题就是接收范围不清楚、接收内容不准确，各级档案馆接收工作都是各行其是，有的单位应该接收，却不愿意移交；有的单位想移交，档案馆却不愿意接收。要想解决这一问题，除了解决体制和机制问题（如条块关系如何处理问题）外，确实应该出台接收标准，以便做到接收工作有规可循，有据可依。
小鱼儿：首先，从内容上讲，应该明确接收范围：一是现行机关档案，各级档案馆除了接收一级机构的档案资料外，趁这次全国范围内修改档案馆接收范围之际，是否也把二级机构接收问题考虑进去；二是撤并单位档案，无论撤销或者合并都要及时将原有档案接收进馆；三是历史档案，主要是征集收藏于个人手中和 的历史档案；四是民营企业档案，对于成规模且影响深远又具地方特色的民营企业的档案是否考虑接收进馆。其次，从载体上讲，纸质、声像、电子、实物档案都可以考虑接收，既能丰富馆藏，又可以改善馆藏结构。{zh1}，从保管期限上讲，除撤并单位的档案可全部接收外，其他可接收{yj}、定期30年的档案。
周小丽：从近几年馆藏档案的利用情况来看，文书档案的利用率在逐渐降低，我想，其原因在于随着媒体网络的发展普及，人们获取信息的途径也在拓宽，能通过更多的渠道来获取所需的官方文件。档案馆应调整接收范围，不再局限于接收大量的一级机构所形成的文书档案，应把本地区重大活动、突发事件、城镇规划、新农村建设、养老保险等贴近群众生活的档案资料接收进馆，调整接收方向，接收不能只看量，更要着重可利用性。
译之：从以上各位老师的观点看，大多主要主张扩大接收面：从一级机扩展到到二级机构，从文书档案延伸到民生档案。个人严重不看好这样办，原因主要有三：一是地方档案馆财力有限、库容有限，且一般不具备扩容能力；二是地方档案馆人力有限、硬件有限，不可能全方位提供专业档案服务；三是档案馆一般规划设计在党政大院，在没有实行计算机管理馆藏档案之前，不适合窗口式服务。我主张档案馆接收时，应按照国家规定，结合本地实际，量力而行，主要应倾向于地方特色档案的接收，至于二极机构或民生档案之类的还是宜归到各自主管部门，具备条件再接收。切不可“种了别人的地，荒了自己的田”。
王旭：目前，档案归档范围有必要修改了，应该根据档案馆历年的档案利用情况统计一下，哪些利用量大，哪些在利用时没有接收，另外，还要考虑接收档案的可操作性，比如城建档案已由城建档案馆包揽了。该收集的文书档案还得继续做，不能因为这些文书档案没利用量就一概不收，文书档案接收进来就应开发。有的内容档案馆内部都不了解，能接收到电子版的尽量接收进馆。另外，如本地区有重大主题活动时，档案馆要积极参与其中，比如像奥运会、世博会这类活动，北京市档案馆、上海市档案馆就积极参与。
山大档案：接收范围不清我觉得其影响也得两说：框得太死，档案部门没有伸缩的空间；规定太模糊了，又可能造成放羊的结果。现在日新月异，情况千变万化，《档案法》也不可能穷尽所有的档案类型，只能是总体上予以指导，具体怎么办，还得看档案部门自己的。至于何种档案够资格进馆，我是比较赞成“大档案”观的提法，即凡是具有收藏价值的各种载体的档案，都要尽可能地征集进馆，以尽可能多地为后人留下档案财富，尽可能保证档案的多样性和齐全完整。档案馆在征集档案时应尽量避免短视的做法。
小刀：我不支持山大档案的“进馆”说法。{dy}，从现在档案局（馆）的构架上来说，人员及素质貌似赶不上发展的潮流。第二，档案馆接收的档案以管理性文件为主，业务性的比较欠缺，而城建档案馆比较强，人家走的是“专业路子”。第三，档案馆接收大档案的范畴太广，我支持专项档案馆的建立健全，如实物档案馆、照片档案馆、录音录像档案馆等。从发展的角度来讲，档案馆（局馆合一）如果什么都干，结果是什么都干不好。第四，大档案收集进馆的想法是从理想的角度出发，与实际差别较大，操作起来可行性较低，一个档案馆就那么点实力，何必“自不量力”呢？第五，进馆档案的抉择上，还是老样子：“婆说婆的理，公说公的理”，有针对性地开展收集、征集工作才能有效丰富馆藏，漫无目的，只能胡乱收集或者没得收集。总之，个人觉得档案局（馆）的构架要重新调整，否则不利于基层档案事业的发展。
成长中的小树：随着社会的发展，档案的种类、内容和形态不断发生新的变化。具体来说，我认为档案馆接收档案进馆应做到“四个结合”：一是在接收渠道上要主辅结合，对不能通过主渠道接收进馆的档案资料，要开辟辅渠道接收进馆；二是在接收时间上要长短结合，灵活掌握，不能搞一刀切；三是在接收方式上要条块结合，在接收一级单位档案的同时接收其部分下属基层单位档案进馆；四是在接收进程上要集中分散结合，确保接收档案范围的有效全面实施。
（摘自《档案界网站》
沧海一粟
安静：档案进馆问题是档案工作中的一个很实际、很具体的问题，研究、讨论这样一个问题很有意义。那么，从内容、载体、保管期限上讲，哪些档案可以进馆呢？
沧海一粟：首先，从内容上讲，属于本级国家档案馆接收范围的档案，都可以进馆。《档案馆工作通则》第六条明确规定：“档案馆接收档案的范围：1、本级各机关、团体及其所属单位具有{yj}保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案；2、属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案；3、属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种档案。”其次，从载体上讲，无论是古代的泥板档案、纸草档案、甲骨档案、石刻档案、简牍档案、金文档案、羊皮档案、缣帛档案，还是现代的声像档案、机读档案、纸质档案，只要属于本馆接收范围，不管载体如何，均可进馆。再者，从保管期限上讲，我认为，一般来说，中央级和省级、设区的市级国家档案馆应该接收{yj}档案，适当接收部分长期档案；县级国家档案馆应该接收{yj}档案和长期档案。当然，对于已撤销的单位的档案，不管{yj}、长期还是短期档案，有关档案馆应该全部予以接收。因为《档案法实施办法》第十三条明确规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销的单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。”
王旭：以南京大学档案馆为例，他们只接收{yj}保管的档案，目前主要有纸质、磁性材料（如录音带、录像带、光盘、软盘、硬盘等）。像实物类的，我认为应归博物馆。归档内容应以本单位的归档范围和保管期限表中所列的内容为准，若本单位没有归档范围和保管期限表，则根据《档案法》及本单位的工作实际情况制定，则“内容”自会明晰。
guodongsheng：我看还是慎言实物类的应归博物馆的为好。我认为实物中只要是对国家和社会有用、有长久保管价值的档案，就应该在进馆范围，我们都称其为“实物档案”。
秋苇：南阳市档案馆这些年就把实物档案作为征集内容之一征集进馆，而且也建立了自己的实物档案展室，即“荣誉档案展室”。我们下一步还准备把地方非物质文化遗产档案列入进馆范围进行征集。
追梦人：从内容上讲，属于本级档案馆接收范围的档案，都应当接收进馆。作为我们县级国家档案馆，目前接收的有{yj}档案和长期档案，破产企业的档案全部接收进馆，还有寄存的档案。目前看其载体主要以纸质档案、声像档案居多。属于档案馆接收范围之内的档案，都应及时接收进馆，以保证其完整与安全。
秋苇：近年来，我馆倡导“大档案”的理念，即：凡是具有收藏价值的各种载体的档案，都要尽可能地征集进馆。所谓“大档案”，除我们平常据说的纸质、声像档案外，主要还有实物档案。要注重收集包括证书、奖章、奖杯、印章、牌匾、字画，一些名人用过的物品，等等。我感觉以这样的思路去开展征集工作很好，对丰富馆藏、改善馆藏结构能起到重要的作用。
刘子芳：从目前有关档案进馆的规定来看，进馆档案问题实际就是馆藏建设问题。近几年，国家档案局提出了“两个体系”建设，即覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。在看待档案进馆问题时，思路要更开阔和深入一些。如怎样解决《档案馆工作通则》中没有列入进馆范围的档案问题，毕竟这些规定是上世纪八十年代的，有许多内容已不适应现在的形势和需要。从体制和制度上来完善进馆档案问题，才是解决档案资源建设问题的关键。
安静：档案进馆问题中的进馆范围是核心，应该如何准确把握进馆范围呢？
guodongsheng：档案进馆问题中的进馆范围有两层意思：一是指进馆单位的范围，即哪些单位的档案应该且必须向本行政区档案馆移交；二是指进馆档案的范围，即哪些档案应该且必须向本行政区档案馆移交。2009年全国档案馆工作会议提出，各级国家档案馆在三年内全面完成本馆接收范围的修改工作，要充分考虑到本级机关二级甚至三级单位{yj}档案的归宿问题，充分考虑到改制和破产企业重组档案的接收问题，让那些对国家和社会、对广大人民群众具有保存和利用价值的档案都能进到档案馆，实现应收尽收的目标。根据这一指导思想，对进馆问题有两点可以明确：其一，明确进馆单位范围，凡本行政区范围的所有国有单位都在进馆范围，应将本行政区所有国有单位列一名单，用红头文件向社会公布；第二，每一进馆单位形成的档案，各种门类、载体的档案只要有{yj}保管价值，一律视为进馆单位应进馆档案范围。而具体是哪些档案进馆，则应在档案部门指导下，参照国家规定制定出本单位归档范围和档案保管期限表，并以其为依据，按单位档案实体实际编制进馆档案清册。
一井水：档案馆接收档案进馆中遇到的{zd0}问题就是接收范围不清楚、接收内容不准确，各级档案馆接收工作都是各行其是，有的单位应该接收，却不愿意移交；有的单位想移交，档案馆却不愿意接收。要想解决这一问题，除了解决体制和机制问题（如条块关系如何处理问题）外，确实应该出台接收标准，以便做到接收工作有规可循，有据可依。
小鱼儿：首先，从内容上讲，应该明确接收范围：一是现行机关档案，各级档案馆除了接收一级机构的档案资料外，趁这次全国范围内修改档案馆接收范围之际，是否也把二级机构接收问题考虑进去；二是撤并单位档案，无论撤销或者合并都要及时将原有档案接收进馆；三是历史档案，主要是征集收藏于个人手中和 的历史档案；四是民营企业档案，对于成规模且影响深远又具地方特色的民营企业的档案是否考虑接收进馆。其次，从载体上讲，纸质、声像、电子、实物档案都可以考虑接收，既能丰富馆藏，又可以改善馆藏结构。{zh1}，从保管期限上讲，除撤并单位的档案可全部接收外，其他可接收{yj}、定期30年的档案。
周小丽：从近几年馆藏档案的利用情况来看，文书档案的利用率在逐渐降低，我想，其原因在于随着媒体网络的发展普及，人们获取信息的途径也在拓宽，能通过更多的渠道来获取所需的官方文件。档案馆应调整接收范围，不再局限于接收大量的一级机构所形成的文书档案，应把本地区重大活动、突发事件、城镇规划、新农村建设、养老保险等贴近群众生活的档案资料接收进馆，调整接收方向，接收不能只看量，更要着重可利用性。
译之：从以上各位老师的观点看，大多主要主张扩大接收面：从一级机扩展到到二级机构，从文书档案延伸到民生档案。个人严重不看好这样办，原因主要有三：一是地方档案馆财力有限、库容有限，且一般不具备扩容能力；二是地方档案馆人力有限、硬件有限，不可能全方位提供专业档案服务；三是档案馆一般规划设计在党政大院，在没有实行计算机管理馆藏档案之前，不适合窗口式服务。我主张档案馆接收时，应按照国家规定，结合本地实际，量力而行，主要应倾向于地方特色档案的接收，至于二极机构或民生档案之类的还是宜归到各自主管部门，具备条件再接收。切不可“种了别人的地，荒了自己的田”。
王旭：目前，档案归档范围有必要修改了，应该根据档案馆历年的档案利用情况统计一下，哪些利用量大，哪些在利用时没有接收，另外，还要考虑接收档案的可操作性，比如城建档案已由城建档案馆包揽了。该收集的文书档案还得继续做，不能因为这些文书档案没利用量就一概不收，文书档案接收进来就应开发。有的内容档案馆内部都不了解，能接收到电子版的尽量接收进馆。另外，如本地区有重大主题活动时，档案馆要积极参与其中，比如像奥运会、世博会这类活动，北京市档案馆、上海市档案馆就积极参与。
山大档案：接收范围不清我觉得其影响也得两说：框得太死，档案部门没有伸缩的空间；规定太模糊了，又可能造成放羊的结果。现在日新月异，情况千变万化，《档案法》也不可能穷尽所有的档案类型，只能是总体上予以指导，具体怎么办，还得看档案部门自己的。至于何种档案够资格进馆，我是比较赞成“大档案”观的提法，即凡是具有收藏价值的各种载体的档案，都要尽可能地征集进馆，以尽可能多地为后人留下档案财富，尽可能保证档案的多样性和齐全完整。档案馆在征集档案时应尽量避免短视的做法。
小刀：我不支持山大档案的“进馆”说法。{dy}，从现在档案局（馆）的构架上来说，人员及素质貌似赶不上发展的潮流。第二，档案馆接收的档案以管理性文件为主，业务性的比较欠缺，而城建档案馆比较强，人家走的是“专业路子”。第三，档案馆接收大档案的范畴太广，我支持专项档案馆的建立健全，如实物档案馆、照片档案馆、录音录像档案馆等。从发展的角度来讲，档案馆（局馆合一）如果什么都干，结果是什么都干不好。第四，大档案收集进馆的想法是从理想的角度出发，与实际差别较大，操作起来可行性较低，一个档案馆就那么点实力，何必“自不量力”呢？第五，进馆档案的抉择上，还是老样子：“婆说婆的理，公说公的理”，有针对性地开展收集、征集工作才能有效丰富馆藏，漫无目的，只能胡乱收集或者没得收集。总之，个人觉得档案局（馆）的构架要重新调整，否则不利于基层档案事业的发展。
成长中的小树：随着社会的发展，档案的种类、内容和形态不断发生新的变化。具体来说，我认为档案馆接收档案进馆应做到“四个结合”：一是在接收渠道上要主辅结合，对不能通过主渠道接收进馆的档案资料，要开辟辅渠道接收进馆；二是在接收时间上要长短结合，灵活掌握，不能搞一刀切；三是在接收方式上要条块结合，在接收一级单位档案的同时接收其部分下属基层单位档案进馆；四是在接收进程上要集中分散结合，确保接收档案范围的有效全面实施。
（摘自《档案界网站》
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