如何设计工作岗位说明书？

  无论是在职企业的HR从业人员还是有志于在人力资源管理专业有所成就的初学者，工作岗位说明书设计的是否合理决定了其人力资源管理体系基础的夯实度。相对许多企业的刚刚从事人力资源管理工作的人员而言，或者已经在这个岗位工作许久的人来说，我常常发觉很多企业不重视工作岗位说明书的设计及应用。如此，就会出现企业这种和那种使企业老板或HR感到困惑的事情发生，其实很多问题就出在工作岗位说明书的设计、推广和应用上。

   人力资源的工组岗位说明书体系，不仅包含岗位的基础信息、岗位的职责和权限、岗位的目的、能力素质模型等，同时通过这些模板的设计和应用就能充分体现一家公司人力资源管理水平的高低。

如何设计工作岗位说明书？

一．设计工作岗位说明书的前提：

   工作岗位说明书的设计是基于公司的组织机构图而设计的。我经常发现企业的HR从业人员往往忽视工作岗位说明书与组织机构图的内在联系，有很多企业的老板或者HR并没有深刻认识到这一点。老板不懂也就罢了，但是作为HR可不能不懂。之所以很多企业的人力资源管理者不受到老板的重用，不是老板不识货或者不重视人力资源管理，而是人力资源管理人员的水平仅仅停留在招聘、考勤及简单的日常工作层面上。为此，HR埋怨自己的工资不高，怨恨老板有眼不识金香玉，却从来没有认真检讨过自己的不足。

   为此，在设计工作岗位说明书前，人力资源从业人员首先要审视自己公司的组织机构图是否合理？公司的人力资源配置图与组织机构图的搭配是否科学和紧密？知不知道什么样的组织机构图和人员配置图是科学的？为什么这样搭配才是科学的、合理的？

   作为企业的人力资源管理者你这样设计的组织机构图对公司的战略实现起到哪些推波助澜的作用？作为HR你思考过这些吗？假如你忽略了组织机构图与工作岗位说明书的这些关系和必然联系，那么你设计出的工作岗位说明书在企业的实际应用中肯定效果会打折。

为此，一个专业的HR一定是一个懂得组织机构图与岗位说明书密不可分的人才。从事HR的很多，但是真正称得上人才的HR很少，原因多数来自HR不专业、不用心的缘故。

二．工作岗位说明书设计的程序与注意事项：

1、名称的确定：

   工作岗位说明书也叫工作职务描述书，无论名称确定哪项、其核心内容基本都有以下构成。对于初学者来说，掌握了这种模式及方法对于今后的工作将会获得很大的帮助，随着工作的经验的不断加强和深入，日久天长自然就会领悟其中的奥妙所在。

2、编号的应用：

  编号是组成工作岗位说明书的另一个组成部分，一家具有一定规模的公司将会越来越重视编号的应用。作为HR编号的确定是为今后便于查阅和规范人力资源工作管理而设计，所以从一开始就要引起高度重视，不要等到需要编号的时候再去编号，那样不仅工作效率提高不上去，同时也不便于公司规范化管理，便为以后公司完善CIS企业行为识别系统时打下一个良好的基础。

  怎样设计编号？例如：HRM---GG---001,HRM代表着公司人力资源管理，GG代表公司高级管理人员的拼音字母代名词，001代表着高级管理人员的编号。假如这是一家集团公司下设很多分公司，那么遇到这种情况如何在编号上区分出来呢？

例如：一家市政公司下设一个预制件厂，还有一个沥青厂，这个时候你可以在编号上这样设计就能分开，便于人力资源系统化查询。

HRM----YGG----001,HRM----LGG---001,Y代表着预制厂的拼音符号，L代表着沥青厂的拼音符号，这样以来便于人力资源管理的保管和查

  GG 代表高管，也是就公司厂长、副厂长等级别的人物。那么高管级别以下的主管如何编号呢？可以这样：ZG、CG、ZY、GR等，分成主管、次管、职员、工人，如此你的工作岗位说明书的编号就算完成了，不过整体工作岗位说明书完成后不要忘记还有一项重要的工作就是，关于编制工作岗位说明书的名词解释和岗位说明书编号明细表。这样你的人力资源工作才能做细、做好。

三、岗位基础信息：

  岗位基础信息包含以下几个方面，当你完善这些的时候才便于你去人才市场招聘人员，否则，让内行人一眼就看得出来那些在人才市场招聘的企业、那些负责招聘的人员是不规范的。一个在人力资源管理上不规范的公司不难想象出是个什么状态。为此，岗位基础信息里需要包括如下内容：

l       岗位名称：如总经理助理。

l       岗位编号：如HRM----CG----004

l       岗位部门：如总经办

l       岗位定员：如2人

l       直接上司：如总经理

l       直接下级：如暂无

l       职务级别：次管级

l       薪酬类型：如月薪制、年薪制或其他

l       所辖人数：如暂无、如分管XX科室

l       可升迁岗位：主管级

l       可替换岗位：主管级或次管级

l       书写人：郑文友

l       审核人：XXX

l       编写日期：2010年5月10日星期一

l       注明解释：HRM代表公司人力资源管理文件，CG为拼音符号，C代表着公司次管级别，G表示管理者，004代表查阅编号。

以上的基础资料才能让应聘者一目了然看懂自己在公司的位置及职责所在。

四、岗位在组织机构中的位置：

也就是说，工作岗位说明书的组成部分离不开岗位在组织机构中的位置这个展示。这样表明有助于应聘者或者人力资源的从业者清晰明确岗位在组织机构中的位置和重要性。

那么，是不是把公司的组织机构图原封不动的在此列出啊？答案是否定的，只要将公司的各个中心或部门列出即可。旨在让受聘人一看就能明白自己所处的部门和位置即可。

五、岗位目的：

  企业用任何一位员工，尤其是管理层人员都会因事设人，当然有时也会因人设事。无论哪种方式其目的是相同的，即为了实现公司的战略目标而设定的岗位。对此，HR在书写和编制岗位目的时，千万记住该岗位是围绕着实现公司整体战略服务而描绘的职责、任务、目标提炼的经典话语。不能太过于啰嗦，因为具体的职责会在下项岗位职责中具体描述。所以，HR在编制时既要围绕企业的战略目的又要涵盖日常工作的内容而设计。

   其实，从某种角度而言，这也是人力资源管理对员工绩效考评的依据，而岗位具体职责部分则是分开量化而已。在此不赘述。

六、工作关系：

   HR在设置工作关系时，通常的情况分为公司内部关系和公司外部关系。内部关系主要是针对该职位所在公司的衔接部门及沟通指数而设定。可以设置模块如下：单位、人员及部门、频繁程度。其中在频繁度里包含频繁、经常和偶尔三项。

注明：因篇幅所限，请看下篇继续……

                       顾问师：郑文友 （15837894253）、杨黎（13592141558）

                          2010年5月10日星期一