GTD等四大系统的融合(转) - 软件技术- GTD - 知识管理- 资料管理 ...

上篇文章简单介绍了日常的四大系统,并对各大系统的功能及工具做了简单的区分,本篇文章我将目光集中在系统之间的关系与融合上,使之成为一个整体,成为为日常生活提供便利的工具。

融合的思路上,我认为在日常生活中,不能所有系统均在表面,因为这样将会让我的生活变得异常复杂,大家可以想象一下,一件简单的事情我需要查阅3、4个软件,查找n多个功能才能够开始去做,那么我就不是在管理时间而是浪费了!

所以,GTD系统在日常中,是{wy}顶层的工具,也就是说,我每天做的所有事情都直接通过GTD系统查看、记录和总结。

资料管理系统是GTD系统的一个补充,因为在我看来,资料本身是没有任何意义的!就像未经解读的数据是没有任何意义的一样!因此,唯有资料与Actions相联系时才是有意义的,它为行动提供支持,这才是最重要的!

知识管理系统本身需要不断进行完善,但是在日常显现出来同样没有任何意义,除非您打算把这些东西拿出来显摆或者是希望拿出来给别人讲课,否则,只有知识变成行动或者是可行动的方法,才是真正有效的知识,就像我关于读书一直强调的东西:读书是为了改变,不论是行动上的改变还是思维上的改变,如果没有改变,那么读书就没有任何意义。也就是说,知识管理系统其本身需要我们不断进行思考和完善,但是归根结底,我们需要给知识管理系统一个出口,一个可以直接落实到行动上的出口,一个改变自己习惯或者做事方式的出口,然后将这个出口与GTD系统对接,形成GTD中的Projects或Actions,真正应用到实践中来,当然,还有后续的回归到理论中去。

Project分解模板系统更加是一个底层的系统,甚至于您可以把它归入GTD系统之中,其实,我以前就是这样做的,但是在实践中个人感觉归入GTD并不恰当。因为一方面Project模板的总结工作是一项xx独立于GTD的工作,另一方面也是为了避免随着模板数量的增加,模板之间的横纵联系相对混乱后将可能给GTD系统带来麻烦。这套系统的一切工作都在底层完成,日常的体现只有在GTD做Project分解,也就是GTD计划时才有所体现。

不知大家有没有注意到,其实Project模板系统一方面的目的是确保事情不要做错和遗忘,另一方面是为了更好的节省时间,也就说,这四个系统之间的功能也是互补的,它们之间唯有融合之后才能让我更好的实现时间管理等目标。

一句话:四个系统是独立的,唯有独立才能让我清晰的去实现各自的功能;它们之间又是融合的,唯有融合才能让我更便利的去使用;它们是分层次的,唯有层次才能让我每天的行动有{wy}的参照系统确保简单、明了。

相信,每个朋友都有自己习惯使用的软件,都有自己习惯的系统,对于软件的选择,我想提出以下建议:

1、尽力减少涉及软件的数量:数量越少,操作起来越方便,您使用的也越习惯,不要耗费太多精力去学习如何使用软件,把精力留给理解系统的内涵。在四个系统中,我使用了五个软件:Outlook、MindManager、Google桌面、EverNote和资源管理器,要不是两台电脑之间同步起来比较费劲,同时又怕数据文件损坏损失太大,我会把所有的资料都放到Outlook中!EverNote虽然暂时没办法不使用,但是我也在不断想办法减少其中包含的内容,一句话,越简单越好!

2、尽力增加各系统使用软件的交叉:软件使用交叉了,相互之间配合才能更加简单,就像Project分解模板我可以用微软的绘图软件V什么(汗,忘记名字了)实现,那样会很漂亮,可是那有什么用处?我在GTD中做Project分解在用MindManager,如果模板也用同一个软件,我分解的时候可以直接copy,如果用微软的产品,最差我也要导入,这只会给我的工作造成不便!

3、使用软件简单的功能:我用MindManager很多,很频繁,但是,我觉得自己在思维导图方面xx是个外行,我只用20分钟翻看过一本思维导图方面的书(还是开会时看的),xx不知道他在讲什么,也没读过关于导图的一系列专著,我甚至不知道思维导图在“官方”和“大众”看来能做什么,我只知道它对于我能做什么,它对于我来说,能够实现哪些我所需要的功能,或许等我有空的时候我会认真研究一下脑图,不过一定不是现在!所以,把软件用好很重要,但是不要总想着去用软件艰深的功能,那样会很复杂,也容易出问题——重要的不是工具,而是思想!

4、寻找将所有软件结合在一起的工具:我个人暂时找到的只有Google搜索和微软桌面搜索,之前我的资料管理系统用OneNote,其实就是为了将几个系统统一在微软桌面搜索之下,可惜很可能是我没有用好,它并没有达到我想要的效果,暂时,我只能将整个系统替换到Google桌面上,自然资料管理工具也需要调整到EverNote上了。不知道大家是否知道什么好的工具可以很好的支持Google桌面,期盼着您的推荐!

OK,融合方面已经谈的差不多了,更为具体的内容我会在后续文章中谈到时详述,下一篇开始,我将由GTD工具和实现讲起,将四大系统的内容穿插进去,当然如果时间允许,我会在后面独立成文介绍其他三大系统的实现方式,欢迎大家多多拍砖,一起探讨实现的方法!

这次的GTD文章与前面的30余篇GTD不同,前面的文章更加关注GTD思想,这次我将关注点放在GTD实现的方法和工具上,也算是这一段时间GTD实践的总结。我尽力做到图文并茂,不过实在是时间有限,无法太多的抓图,要是哪位朋友可以提供一些支持我将不胜感激!

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