第十章　会计档案

{dy}节　会计档案的概念和内容

　　一、会计档案的概念
　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
　　档案是具有参考价值、经过立卷归档集中保管起来的各种文件资料。会计档案是会计事项的历史记录，是经济决策者进行经济决策所需要依据的重要资料，同时，也是进行会计检查的重要资料。会计档案是国家档案的重要组成部分，是各个企事业单位重要档案的内容之一，各个单位必须根据财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定，加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度。保证会计档案保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，切实把会计档案管好用好，发挥其应有的作用。

　　二、会计档案的内容
　　会计档案的内容是指会计档案的范围，具体包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计核算资料四个部分。
　　1.会计凭证：包括外来原始凭证、自制原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表等。
　　2.会计账簿：包括总分类账、各种明细账、库存现金日记账、银行存款日记账以及备查账等。
　　3.财务会计报告：包括财务指标快报、中期财务会计报告（包括月度、季度、半年度财务会计报告）和年度财务会计报告，具体包括资产负债表、利润表、现金流量表和所有者权益变动表等主要会计报表、会计报表附注等。
　　4.其他会计核算资料：其他会计核算资料是指属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关，由会计部门负责办理的有关凭据及数据资料。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及其他应当保存的会计核算专业资料。

　　三、电算化形式下的会计档案
　　实行会计电算化的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁介质保存会计档案条件的单位，应将保存在磁介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料视同会计档案一并管理。

第二节 会计档案的归档、保管及销毁
　　一、会计档案的归档
　　（一）会计档案的装订
　　1.会计凭证的装订。会计凭证一般每月装订一次。会计凭证装订后，应在每本凭证封面上填写好凭证种类、起仡号码、凭证张数，会计主管人员和凭证装订人员在在封面上签章；同时，应在凭证封面上编好卷号，按卷号顺序入柜，并应在显露出标明凭证种类编号，以便调阅。
　　2.会计账簿的装订。各种会计账簿在年终办理了年度结账后，除跨年度连续使用的账簿外，其他账簿都应按时整理立卷，其他账簿都应按时整理立卷，其装订要求在会计账簿一章中已经述及，不在赘述。3.财务会计报告的装订。财务会计报告编制完成并及时报出后，留存的财务会计报告应按月装订成册，谨防丢失。财务会计报告的装订要求如下：
　　（1）核对整理。装订前要按编报目录核对财务会计报告是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，并防止折角。
　　（2）按顺序进行装订。财务会计报告的装订顺序为封面——编制说明——各种会计报表（按会计报表的编号顺序排列）——会计报表附注——封底。
　　（3）编号。各种财务会计报告应根据其保管期限编制卷号。
　　4.其他会计核算资料的装订。属于会计档案构成内容的其他会计核算资料，也应按照一定的规则、顺序予以装订成册。
　　（二）会计档案的整理立卷
　　各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计档案的整理要求有以下几点：
　　1.分类标准要统一。一般将财务会计资料分成一类会计账簿、二类会计凭证、三类会计报表、四类文字资料及其他会计核算资料。
　　2.档案形成要统一。包括案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列都要统一。
　　3.管理要求要统一。要建立会计资料档案簿、会计资料档案目录。会计凭证要装订成册，报表和文字资料应分类立卷，其他零星资料要按年度排序并编装订成册。
　　（三）会计档案的归档
　　根据《会计档案管理办法》规定，单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由半单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。但出纳人员不得兼管会计档案。单位会计机构向单位档案部门移交会计档案的程序是：（1）编制移交清册，填写交接清单；（2）在账簿使用日期栏填写移交日期；（3）交接人员按移交清册和交接清单所列项目核查无误后签章。
　　移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装

装，一般不得拆封，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　二、会计档案的保管
　　（一）、会计档案的保管要求
　　会计档案是重要的历史资料，必须妥善保管。电算化会计档案的保管还要注意采取防盗、防磁措施。
　　（二）会计档案的保管期限
　　会计档案的保管期限可分为{yj}和定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、和25年5类。会计档案保管期限，从会计年度终了后的{dy}天算起。各类会计档案的具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。现列示企业和其他组织会计档案保管期限表

　　三、会计档案的查阅和复制
　　会计档案只为本单位使用，各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。外部查阅或复制会计档案时，应持有单位正式介绍信，经单位负责人批准后，方可办理查阅或复制手续；本单位内部人员查阅或复制会计档案时，也应经单位负责人批准后，才能办理有关手续。查阅人应认真填写档案查阅、复制登记簿，查阅人姓名、单位、查阅内容、数量和借阅及归还日期等情况都必须填写清楚。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度、严格查阅、复制和收回手续，保证会计档案的安全完整。

　　四、会计档案的销毁
　　（一）会计档案的销毁程序和办法
　　单位会计档案保管期满需要销毁的，可以按照以下程序和办法进行：
　　1.本单位档案机构会同会计机构共同鉴定，严格审查，提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容。
　　2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
　　3.单位销毁会计档案时，单位档案机构和会计机构应共同派员监销；国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门和审计部门派员参加监销；财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
　　4.监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；会计档案销毁后，监销人和经办人员应当在会计档案销毁清册上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁日期，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报告本单位负责人，另一份归入档案备查。
　　（二）保管期满不得销毁的会计档案
　　对于保管期满但未结xxx券债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，由档案部分保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
　　正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。
　　会计档案的销毁是一项严肃的工作，各单位必须严格按照《会计法》和《会计档案管理办法的管理》的规定进行。故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告的行为，以及授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告的行为，都是违法行为，如果构成犯罪的，要依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，也要承担行政责任，违法单位和责任人员会受到相应的行政出发和行政处分第九章　财务会计报告

{dy}节　财务会计报告概述

　　一、财务会计报告概述
　　（一）财务会计报告的概念
　　财务会计报告是指企业对外提供的反映企业某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。企业通过定期编制财务会计报告，可以将日常会计核算资料集中起来，进行归类、整理，全面、概括地反映单位的经济活动全貌，向使用者传递关于单位财务状况、经营成果和现金流量的有用信息，满足财务会计资料使用者的需要。
　　（二）企业财务会计报告的目标
　　财务会计报告的目标是向财务会计报告使用者提供与企业财务状况、经营成果和现金流量等有关的会计信息，反映企业管理层受托责任履行情况，有助于财务会计报告使用者作出经济决策。财务会计报告使用者包括投资者、债权人、政府及其有关部门和社会公众等。
　　（三）企业财务会计报告的构成
　　财务会计报告分为年度和中期财务会计报告。中期财务会计报告是指以中期为基础编制的财务报告。中期是指短于一个完整的会计年度的报告期问。
　　财务会计报告包括会计报表及其附注和其他应当在财务会计报告中披露的相关信息和资料。会计报表至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表等报表，小企业编制的会计报表可以不包括现金流量表。中期财务会计报告至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表和附注。附注是指对在会计报表中列示项目所作的进一步说明，以及对未能在这些报表中列示项目的说明等。
　　（四）财务会计报告的编制要求
　　为了满足使用者的会计信息需求，发挥财务会计报告的作用，单位编制的财务会计报告应当真实可靠、相关可比、全面完整、编报及时、便于理解.符合国家统一的会计制度和会计准则的有关规定。
　　1.真实可靠。财务会计报告的真实可靠，是指企业财务会计报告要真实地反映交易或事项的实际情况，不能人为地扭曲。财务会计报告应当根据经过审核的会计账簿记录和有关资料编制，这是保证财务会计报告质量的重要环节。
　　2.相关可比。财务会计报告的相关可比，是指企业财务会计报告所提供的财务会计信息必须与财务会计报告使用者的决策相关，并且便于财务会计报告使用者在不同企业之间及同一企业前后各期之间进行比较。
　　3.全面完整。财务会计报告的全面完整，是指企业财务会计报告应当全面地披露企业的财务状况、经营成果和现金流量，完整地反映企业财务活动的过程和结果。
　　4.编报及时。财务会计报告提供的信息具有较强的时效性，企业应当依照法律、行政法规和国家统一会计制度有关财务会计报告提供期限的规定。及时编制并及时提供财务会计报告。
　　5.便于理解。便于理解是指财务会计报告所提供的会计信息应当清晰明了，便于使用者理解和利用。

　　二、会计报表及其分类
　　会计报表是指企业以一定的会计方法和程序，由会计账簿的数据整理得出的，以表格的形式反映企业财务状况、经营成果和现金流量的书面文件，是财务会计报告的主体和核心。会计报表可以按照不同的标准进行分类。
　　1.会计报表按反映的经济内容分类，可分为静态报表和动态报表。静态报表反映的是企业某一特定时点上的财务状况，如资产负债表；动态报表反映的是企业某一时期的经营成果，如利润表、现金流量表。
　　2.会计报表按服务的对象分类，可分为内部报表和外部报表。内部报表是指为适应企业内部经营管理需要而编制的不需对外公开的报表；外部报表是指必须向外提供的会计报表。企业对外提供的会计报表是财务报表。
　　3.会计报表按编制时间分类，可分为月报、季报、半年报和年报。半年度财务会计报告是指在每个会计年度的前6个月结束后对外提供的财务会计报告；季度财务会计报告是指季度终了对外提供的财务会计报告；月度财务会计报告是指月度终了对外提供的财务会计报告。月报、季报和半年报统称为中期报告。
　　4.会计报表按编制基础分类，可分为单位会计报表、汇总会计报表和合并会计报表。单位会计报表是指企业以本公司为会计主体编制的会计报表；汇总会计报表是上级部门对所有单位提供的会计报表进行汇总后编制的报表；合并会计报表是母公司以母公司个别会计报表和子公司个别会计报表为基础编制的会计报表。

第八章　财产清查

{dy}节　财产清查的种类和一般程序

　　一、财产清查的意义
　　财产清查是指通过对货币资金、实物资产和往来款项的盘点或核对，确定其实存数，并查明账存数与实存数是否相符的一种专门方法。
　　按照会计制度的要求，任何单位都必须通过账簿全面、连续、系统地反映财产的增减变动和结存情况，并通过物资管理，保证账簿记录与实物、款项相符。但客观情况十分复杂，许多原因都会使账存数与实存数发生差异，主要包括以下几个方面：{dy}，由于自然条件的影响或计量的尾差所发生的质量或数量的变化；第二，由于制度不严或工作人员的疏忽，造成计算差错、登记错误或霉烂变质损失；第三，由于营私舞弊、贪污盗窃或非法侵占等不法行为造成的损失。
　　财产清查对于保证会计核算资料的真实和可靠，保护企业财产的安全与完整，充分挖掘企业物资潜力，促进企业健全制度和遵守财经纪律等方面有着重要意义。
　　（一）可以确保账实相符。保证会计核算资料的真实和完整
　　通过财产清查，可以确定各项财产的实存数，将实存数与账存数进行对比，如发现盘盈和盘亏，及时调整账簿记录，做到账实相符，以保证账簿记录的真实、正确，为经济管理提供可靠的数据资料。
　　（二）可以加强物资管理。保护财产物资的安全与完整
　　若在财产清查过程中发现财产损坏、丢失、被非法挪用，或被贪污盗窃等情况，就必须查明各种财产的收发和保管制度的执行情况，采取措施，堵塞漏洞。在xxx权、债务过程中.也可以通过清理悬账悬案，加速资金结算和账款催收.避免坏账损失。
　　（三）可以充分利用资金.挖掘财产物资的潜力
　　在清查过程中，必然要对各种财产物资的储备和利用情况加以核实，有利于采取措施，重新组合，充分挖掘财产物资的利用潜力。
　　（四）可以促进企业建立健全规章制度
　　通过财产清查，企业可以对资金结算、账务核算、财产验收保管以及债权、债务、资本金的管理等方面存在的问题，有针对性地进行调查研究，找出原因，采取措施，健全各项管理制度，并促使企业认真贯彻执行，严格遵守财经纪律。

　　二、财产清查盘存制度
　　财产物资的盘存制度有实地盘存制和永续盘存制。
　　（一）实地盘存制
　　是指企业对各项财产物资，只在账簿中登记其收入数，不登记其发出数，期末通过对实物的盘点来确定财产物资结余数，然后倒挤出本期发出数的一种盘存制度。其计算公式为：
　　本期发出数=期初结存数+本期收入数-期末实存数
　　实地盘存制的优点简便易行，但如果内部控制制度不严，期末实存数的正确性就成问题，从而导致本期发出数也未必可靠。
　　（二）永续盘存制
　　是指企业对各项财产物资的收入和发出的数量及金额，都必须根据原始凭证和记账凭证在有关的账簿中进行连续登记，并随时结出账面余额的一种盘存制度。其计算公式为：
　　期末账面结存数=期初账面结存数+本期收入数-本期发出数
　　以上公式与实地盘存制的公式内容相同，但次序不同。实地盘存制是根据期末实存数倒挤出本期发出数，而永续盘存制是减去本期实际发生数后结出期末实存数。后者手续比较严密，会计账簿起到了实际控制财产物资收、付、存的作用，有利于加强财产管理，因此为大多数企业所应用。另外，由于永续盘存制对财产物资的发出逐笔都有记录，且有原始凭证为依据，容易追查差错的来龙去脉，也容易控制差错和非法行为的发生，是控制差错和制止非
　　法行为的有效方法。
　　永续盘存制虽然实际记录了财产物资的收、付、存数量和金额，但账簿记录与实际盘存的数量和金额，仍然有发生差异的可能。因此，即使是实行永续盘存制，也必须定期进行财产清查，以确保账实相符。
　　【例8-1】某商业公司月初库存甲商品50件，单位成本1 000元，本月购入甲商品950件，单位成本1 000元；本期销售甲商品900件，期末经实地盘点，查明甲商品实存为80件，则按照永续盘存制和实地盘存制可分别计算如下：
　　【答疑编号911080101】
　　永续盘存制下销售甲商品的成本=1 000×900=900000（元）
　　月末甲商品账面余额=1000×50+1000×950-900000=100000（元）
　　实地盘存制下销售甲商品的成本=1000×50+1000×950-1000×80=920000（元）
　　从上面的计算可以看到，在永续盘存制下，通过实地盘点可以查明实存金额（80 000元）和账存金额（100 000元）不符。因此，可以通过财产清查，确定财产物资实有数，并确定盘盈、盘亏数额。
　　在实地盘存制下，本期发出金额是倒挤得到的，无法确定盘盈、盘亏。实际上，

，盘亏金额20 000元（100 000—80 000），也作为本期耗用数额计算确认。
　　在会计核算中大部分财产物资均应采用永续盘存制。

　　三、财产清查的种类
　　（一）按财产清查的对象和范围分为全面清查和局部清查。
　　1.全面清查
　　全面清查是指对全部财产物资和往来款项等进行全面的盘点和查询。原则上讲，全面清查的范围应包括资产、负债和所有者权益的所有有关项目。以制造企业为例，全面清查的内容应包括以下各项：
　　（1）现金、银行存款、其他货币资金和银行借款。
　　（2）各种机器设备、房屋、建筑物等固定资产。
　　（3）各种原材料、半成品、产成品等流动资产。
　　（4）各项在途材料、在途商品及在途物资。
　　（5）各种应收、应付、预收、预付款等往来款项。
　　（6）接受或委托其他单位加工保管的材料和物资。
　　（7）各种实收资本、资本公积、盈余公积等有关所有者权益项目。
　　全面清查的内容多、范围广、投入的人力多，不可能经常进行，一般只用于年终结算前的清查。当然，在某些特殊情况下，如企业破产、合并、改变隶属关系、清产核资或单位主要负责人调离工作岗位等，为了明确经济责任或核定资金，也要进行全面清查。
　　2.局部清查
　　局部清查是指根据需要对部分财产物资和往来款项等进行的盘点和清查。其清查的主要对象是流动性较大的财产，如现金、原材料、在产品和库存商品等。局部清查范围小，内容少，涉及的人员较少，但专业性较强。主要包括以下各项：
　　（1）对于现金，应由出纳员在每日业务终了时清点，做到日清月结。
　　（2）对于银行存款和银行借款，应由出纳员每月同银行核对一次。
　　（3）对于原材料、在产品和库存商品除年度清查外，每月应有计划地重点抽查，对于贵重的财产物资，应每月清查盘点一次。
　　（4）对于债权、债务，应在年度内至少核对一至两次，如有问题应及时核对，及时解决。
　　（二）按财产清查的时间分为定期清查和不定期清查。
　　1.定期清查
　　定期清查是按预先确定的时间对财产物资所进行的清查。定期清查的对象和范围不定.可以是全面清查也可以是局部清查，清查的目的是为了及时发现账实不符。调整错误，核实损益，保证会计报表的真实与完整。定期清查通常在年末、半年末、季末、月末结账时进行。
　　2.不定期清查
　　不定期清查是指事先没有规定清查时间，根据特殊需要而进行的临时性清查。不定期清查主要在以下几种情况下进行：
　　（1）为了明确经济责任，在财产物资或现金的保管人员发生变动时，对其经管的财产进行清查。
　　（2）上级或国家有关部门决定对本单位会计或业务进行审查时，根据审查的要求和范围对财产物资进行的清查，其目的往往是验证该单位会计资料的可靠性。
　　（3）企业进行兼并、破产或转移所有权时，对企业的财产进行清查，目的是摸清企业的家底。
　　（4）发生自然灾害或贪污盗窃时.对受损的财产物资进行清查，目的是查清损失情况。
　　上述定期清查、不定期清查可以是全面清查，也可以是局部清查，应根据实际需要来确定。

　　四、财产清查的一般程序
　　1.建立财产清查组织。清查组织应由单位领导和财务会计、业务、仓库等有关部门的人员组成，一般应由管理层研究制订财产清查计划，确定工作进度和方式方法。
　　2.组织清查人员学习有关政策规定，掌握有关法律、法规和相关业务知识，以提高财产清查工作的质量。
　　3.确定清查对象、范围，明确清查任务。
　　4.制定清查方案，具体安排清查内容、时间、步骤、方法，以及必要的清查前准备。
　　5.清查时本着先清查数量、核对有关账簿记录等，后认定质量的原则进行。
　　6.填制盘存清单。清查人员要做好盘点记录，填制盘存清单，列明所查财产物资的实存数量和款项及债权债务的实有数额。
　　7.根据盘存清单填制实物、往来账项清查结果报告表。

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