2010年04月25日


　　2010年4月16日，“电子文件管理国际前沿成果研讨会”在中国人民大学逸夫会议中心以一段独具匠心的电子文件全球前沿回顾视频拉开帷幕。本次会议由国家档案局主办，中国人民大学信息资源管理学院承办。会议特别邀请了来自加拿大、澳大利亚的国际知名电子文件管理专家、已产生重大国际影响的项目主持人、有突出成就的研究人员等，与国内同行一道就电子文件管理国际前沿特别是{zx1}成果展开广泛、深入的交流，共同探讨电子文件管理领域理论与实践的{zx1}发展及其热点、难点问题。国家档案局段东升副局长、中国人民大学冯惠玲副校长莅临研讨会并发表重要讲话。



　　会议开幕式由信息资源管理学院副院长张斌教授主持。国家档案局段东升副局长首先为开幕式致辞。段东升副局长在发言中强调：“各国档案工作者在电子文件管理领域的研究成果和实践经验与日俱增，分享和借鉴这些前沿成果，对于我们增进了解、共同探寻电子文件管理的科学模式和发展战略具有重要意义。” 他还代表会议主办方，对于人民大学信息资源管理学院对此次会议的精心筹备和出色组织表示衷心感谢，对人民大学长期以来在电子文件管理领域的研究和档案人才教育所做出的贡献致以最诚挚的谢意。段局长希望各位来宾和专家能够借此机会充分交流和分享彼此的经验，共同促进电子文件管理和利用工作的发展。



　　中国人民大学副校长冯惠玲教授在开幕式致辞中发表了热情洋溢的讲话，并代表中国人民大学以及研讨会的承办方信息资源管理学院，对国家档案局对此次会议的鼎力支持和悉心指导表示衷心感谢，对莅临会议的每一位来宾表示热烈欢迎。她在讲话中指出：“面对电子文件管理带来的错综复杂的难题，世界各国开展了大量的深入研究和实践公关，认识逐步深化，对策逐步清晰，方法初步科学，技术逐步成熟，这些前沿成果非常值得我们学习和借鉴。同时，她也提到：“上个世纪90年代以来，中国也在电子文件管理领域进行了大量的探索，这次研讨会的3位中国发言人将从理论研究、政策研究和实践探索的不同角度向大家报告各自的研究成果。这些成果会丰富国际电子文件管理的理论和实践，推进我国电子文件管理的科学进程。”

　　本次会议主要围绕国内外电子文件管理{zx1}研究成果及其启示与借鉴，从理论与应用两个层面展开深入交流与探讨。会议{dy}天主要围绕电子文件管理的战略与方法展开探讨，涉及电子文件的管理机制、电子文件的风险管理、真实性保障等重要问题。

　　会议首先由加拿大大不列颠哥伦比亚大学图书档案信息学院教授、档案系主任露琦安娜•杜兰蒂（Luciana Duranti ）教授做题为“档案人员角色的延续和转换——电子文件真实性保障国际合作项目的启示”的报告。作为电子文件真实性保障国际合作项目（InterPARES）的总负责人，露琦安娜•杜兰蒂教授介绍了InterPARES项目的三期发展历程和{zx1}进展，详尽阐释了电子文件时代档案人员角色的延续和转换，并强调传统的保管人角色已经不能满足现代电子办公环境下的要求，档案人员需要从管理到技术、从方法到理念进行调整，适应电子文件的新挑战。杜兰蒂教授宏观的历史视角、丰富的项目经验以及前沿的研究成果让所有与会代表受益匪浅。



　　中国人民大学信息资源管理学院刘越男副教授介绍了中国人民大学课题组提出的中国电子文件管理机制的构建思路与框架。她首先对我国电子文件管理机制及其存在的问题做了详尽的分析，并有针对性的提出了完善中国电子文件管理机制的基本设想，对利益相关者从政策制定者、文件管理者和工具提供者三个维度分析了我国目前电子文件管理领域面临的机遇和挑战，提出顶层设计、宏观管理的建设构想。

　　下午的会议由中国科学院档案馆屠跃明馆长主持。首先杜兰蒂教授做了题为“电子文件的可信性”的演讲。杜兰蒂教授从文件的概念入手，她强调，面对电子文件这个新的工作对象，我们需要重新认识“文件”的概念。她将文件定义为“任何自然人或法人在他们的实际活动中作为工具和副产品制作或接收的，并为将来的行动或参考目的而保管起来的记录”。基于这个概念，她从动态的视角对电子文件的特征、组成、功能，可信赖的系统特别是电子文件的数字认证做了详细的阐述。

　　来自加拿大不列颠哥伦比亚大学图书档案信息学院院长特里•伊斯特伍德（Terry Eastwood）教授的演讲题目为“电子文件的鉴定：新方法？”。他强调：“尽管电子文件鉴定工作的目标与传统档案相似，但在新的信息技术环境下，电子文件数量庞大、类别繁多，管理方法千差万别，鉴定工作的思路和具体方法也应该相应发生变化。电子文件的技术依赖性凸显出数字鉴定时技术环境分析的重要性。”

　　中国人民大学信息资源管理学院张宁博士代表 “电子政务系统中文件管理风险防范于对策研究”课题组对电子文件的风险管理做了全面阐释，指出：“电子文件管理首先应树立必要的风险意识，在风险出现之前采取有效的措施进行方法，风险发生之后及时查找原因进行补救。科学有效的措施是建立在完善的电子文件风险识别及管理流程之上，识别风险因素，进行风险评估，制定预防措施，多管齐下，共同保障电子文件的安全。”

　　随后，与会人员进行了热烈的探讨，{dy}天的会议在专家同与会人员的积极互动和热烈讨论中结束。与会代表对此次研讨会表现出极大地热情，会后他们展开了积极地交流和探讨。来自各行各业的人员就电子文件的管理交换自己的意见，提升自己对电子文件管理的认知水平。

　　第二天的研讨会主要围绕电子文件管理标准应用与系统开发展开讨论，涉及电子文件管理标准的精髓与应用、电子文件管理管理功能需求规范、电子文件的鉴定与长期保管等问题。

　　上午的会议由国家档案局档案馆（室）业务指导司朱煜副司长主持。他在致辞中特别指出，感谢冯惠玲副校长以及中国人民大学信息资源管理学院对本次会议的大力支持，感谢国际同行与我们分享国际前沿的研究成果，并希望这种国际交流和合作持续下去。

　　会议首先由澳大利亚国家档案馆战略关系与个人档案部门主管、国际档案理事会《电子办公环境中文件管理原则与功能需求》（ICA-Req）项目协调员艾德里安•坎宁安（Adrian Cunningham）先生介绍了“文件管理全球协同软件规则的开发与实施”。基于多年在国际档案理事会的工作经验，坎宁安先生向大家详细阐述了文件管理全球协同软件规则的开发与实施的发展历程、现状、挑战以及发展方向。对于电子文件管理软件、档案管理软件生产商来说，制定全国甚至全球统一的软件标准和功能需求，无疑是一福音。他特别强调，国际档案理事会出版的《电子办公环境中文件管理原则与功能需求》是在国际众多文件标准和规范的基础上制定的统一的、通用的电子文件管理标准，通过这个平台，将文件形成人员、保管人员及信息技术开发人员有机的联系起来。他特别感谢中国人民大学王健教授在翻译和宣传《电子办公环境中文件管理原则与功能需求》中所做出的努力，并期待由国家档案局和中国人民大学组成的中国队有更多层面的合作。



　　加拿大不列颠哥伦比亚大学图书档案信息学院兼职教授、加拿大国家旅游委员会文件管理部经理谢丽副教授围绕“电子文件管理系统功能需求界定：D0D5015.2和Moreq2”，指出电子文件管理研究日益聚焦于电子文件管理系统的设计，D0D5015.2和Moreq2分别是美国国防部和欧盟制定的两个软件测评标准，也是很好的学习研究的教材。功能需求的强制性与强制性的区分，有效地解决了软件通用性和特殊性的矛盾。

　　下午的会议由这次会议的主要负责人中国人民大学信息资源管理学院院长助理、国际电子文件真实性{yj}保障合作研究项目三期InterPARES3中国组负责人王健教授主持。

　　特里•伊斯特伍德教授的演讲主题为“电子文件保管中的重要环节”。InterPARES项目提出的保管链模型启示我们保管不是由一个简单的活动构成，而是由一系列相关活动组成的链条，任何一个环节的短缺都有可能导致整个链条的失败，也就意味着电子文件管理面临危险。识别保管活动中的关键环节将有助于电子文件保管活动的展开。

　　谢丽副教授从客户的角度讲解了“利用ERMS实施电子文件管理：标准化和客户定制”：标准化和客户定制看似一对矛盾，实际相互影响，互为依托。客户定制的软件实施依赖规范的软件标准，而电子文件管理软件功能需求受到所在地法律、文化、管理、技术等因素的影响，客户化不可避免。谢丽教授不仅有着深厚的理论积淀，而且实践经验丰富，她清晰的逻辑思维给与会人员留下了深刻的印象。

　　安徽省电子文件中心是我国电子文件管理实践的先行者，项目主持人黄玉明副局长深入浅出地阐释了“电子文件管理标准：研究与实践”，该项目借鉴国际项目“先标准后实践”的经验，构建了电子文件管理标准体系，用标准指导实践工作。同时他还阐释了我国元数据标准的制理解与应用。安徽省电子文件中心作为我国的示范项目，在理论研究和实践探索方面给了我们很多非常有益的启示。

　　演讲结束后，所有演讲嘉宾与台下听众展开互动。台下观众积极提问，与嘉宾就自己疑惑和感兴趣的问题展开深层交流，全场气氛非常热烈。      



　　会议闭幕式由王健教授主持。伴随着与开幕时呼应、充分体现电子文件特征的多媒体闭幕视频，在与大家共同回顾两天会议卓有成效的丰硕成果的同时，她与国家档案局朱煜副司长分别代表承办方和主办方对这次会议的成功合作和巨大成功表示祝贺，对这次会议的演讲嘉宾表示衷心的感谢，特别是对在百忙之中抽出时间、远渡重洋参加这次会议的外国嘉宾表示深深地敬意。感谢所有与会者、感谢为此次会议的成功举办提供辛勤周到服务学生志愿者。

　　会议在《同一首歌》的旋律中徐徐拉下帷幕。本次研讨会与会者涉及广泛，来自各个领域，主要包括国内外文件、档案管理专家，高校、科研机构一线研究人员，文件、档案、信息化行政主管部门领导和专家，档案馆、机关、企事业单位档案机构的领导和专家，软件开发机构以及其他对电子文件管理感兴趣的理论研究者和实践工作者。这充分说明大家越来越强烈地意识到电子文件管理所面临的严峻挑战和我们不可回避的责任。此次会议引起与会代表的强烈反响，对会议的内容、发言、讨论和组织、服务交口称赞 。

　　北京市信息化处处长陈伟在接受采访时说：“本次会议确实是大腕云集，受益匪浅。在电子文件研究方面，理论研究和实践经验都非常重要，尤其重要的是把这两方面结合起来，本次会议提供了一个很好的平台。”

　　加拿大大不列颠哥伦比亚大学图书档案信息学院谢丽副教授在接受采访时说：“从我个人角度来讲，我觉得这次大会是出人意料的成功。因为这次会议之前我也跟王健教授就会议的主办、会议的议题有过很多的交流。但是这次会议的过程当中出现的情况、观众的反应特别是同学的热情还是出乎我的意料的，这次会议{zh1}的结果实际上超过了我对这次会议预期的想象。从我对其它外宾的了解来讲，一点不夸张的说，他们也对此次会议留下了非常深刻的印象。特里•伊斯特伍德教授说这次会议办事的效率、{zh1}的效果都超出了他的想象。坦白的说他在来之前，还是有一些顾虑的，因为这毕竟是他{dy}次来中国，但他来了之后，时时处处都给他留下了很深刻的印象。

　　本次会议的一个重要特色就是精彩的视频回放。会务人员随时收集活动中每个侧面的视频，对这次会议活动进行全面跟踪。每段会议开场时，精彩的视频带人们总结回顾会议的历程，让人们了解会议的每个方面。这恰恰充分体现了电子文件的优势和特色，给与会者留下了深刻的印象。谢丽副教授在会后接受采访使说：“包括我在内的所有演讲人对此都留下了深刻的印象，露琦安娜明确告诉我们需要这次会议开场和闭幕的视频版本，这个事实本身也说明我们的工作确实很出色。”

　　在本次研讨会上，外国的专家学者给与会人员带来了先进的研究成果和管理经验，与会代表借此机会了解了国际上电子文件管理的先进方法和先进成果。本次研讨会为我国档案工作人员提供了国际交流与合作的平台，促进了中外电子文件管理领域的沟通和资源共享，也为今后的长远发展提出了一系列新的课题。同时，通过本次会议，不同行业、不同研究领域的人员就电子文件的管理进行探讨和交流，这对于提升各行业对电子文件的认知、丰富人们的知识结构、展开电子文件合作研究有着非常好的作用。

　　加拿大不列颠哥伦比亚大学图书档案信息学院教授、档案系主任露琦安娜•杜兰蒂教授在接受采访时同样高度赞赏会议的组织与发言以及深层交流，她说：“本次会议有许多人来自业务部门，他们需要的是这些理论原则具体的实践方式，这也正是我们需要努力的方向。”她还特别表示非常欣赏开幕时、闭幕式视频，再三表示非常希望收藏。

　　谢丽副教授在谈自己感受时说: “这次会议使我深刻地意识到网上的资料不能代替面对面的交流。以前觉得有了网络之后足不出户就可以得到你想要的信息，但实际上到具体做工作的时候就不是那么简单了。特别是像InterPARES这样的研究发现比较难以理解，而且电子文件管理本身有很多盘根错节的地方，所以面对面的交流可能是比较有效的。”

　　她还特别提到：“这次会议对我来说也是很好的一次机会，听众的提问，最能够让我了解国内的电子文件管理发展到什么层面。对于这次来演讲的专家和国内的听众来讲，如果我们双方都能够意识到我们都需要这样一个平台，需要这样一个交流的机会的话，那么这样机会会更多，以后的交流也会逐步的深入。这毕竟只是个开始，希望大家能够看到国外的发展到了什么程度，再逐渐的深入。”

　　同一个梦想，同一首歌。所有参加会议的人都在以不同的方式为电子文件管理的发展积极地努力着，所有与会者深刻意识到自己肩上的重任，因为电子文件是人类不可或缺的社会记忆，是人类共同的文化财富。电子文件管理是一个复杂的系统过程，需要政府、企业、高校、科研机构、技术部门等多方面的共同努力。让我们手挽手一起走，不懈努力，迎接挑战！

（文/郑志娟）