实施过ERP(也称企业资源管理软件,ERM)的公司都有相同的经验,经常会低估或漏掉某些成本。根据这个行业经验人士的观点,以下五个方面是最可能导致预算超支的。
一、培训
实施过ERP的人一致认为,培训费用是最难控制的预算项目。一般来说,这些人不会xx忽视培训费用,但往往会低估培训费用。
一次成功的培训,其费用至少应占到整个项目预算的10%。{zh0}占15%。那些在培训费用上太克扣的公司以后将为此付出更高的成本。尽管不能也不应该避免培训费用,但仍有方法控制其成本。培训员负责评估各自的培训需求,并通过与职工一同实际操作的方式进行指导。通过安全管理他们做双倍的工作,并有权使用ERP软件,这对ERP软件来说是一个相对容易的任务。
二、集成和测试
ERP系统比较复杂,它们运行良好,但与它接口很难。"测试ERP与公司其他软件之间的连接,这种连接必须建在多个案例的基础上,在作成本预算时,测试连接费用常常被公司遗漏。那些软件与ERP的连接工作消耗的时间和费用均超出开始时的预算。
一般情况下,不要去想修改ERP产品的核心代码,除非用户认为:为了与某个关键业务流程相匹配而修改软件,将会产生非常大的具体的经济利益;否则程序修改一旦开始,集成、测试和维护系统的成本开支将非常巨大。
从面向过程的观点看,测试ERP集成的工作是必要的。经验人士建议,测试时,不要用虚拟的数据输入系统,然后让数据穿过一个个程序;{zh0}是运行一次真正的采购定单,从定单录入。运输直至收到货款这样一个完整的"定单-现金"流穿过系统,这个过程{zh0}让以后将要做这些工作的员工一起参与。
三、数据转换
从原系统向ERP系统转换公司的信息,包括顾客和供应商记录、产品设计数据等等,要花费大量资金。其实原系统中大多数数据都存在着这样那样的问题,但要公司接受这个事实就像要家长承认他儿子缺心眼一样困难。大多数公司一直要等到必须把数据转换到ERP软件包要求的新客房服务器时,才承认他们的数据确实缺陷不少,其结果很可能低估了数据转换成本。但即使是干净的数据也必须接受检查,使之与ERP实施过程时所要求的流程修正相匹配。
四、数据
认为在ERP软件中,你能做任何你想做的,这种想法是一种误解。在简析时,你常常需要把ERP系统产生的数据与其他系统产生的数据相结合。有繁重简析需求的用户在作ERP预算时应考虑建立数据仓库的成本,而且应知道使它平稳运作还需进行大量工作。Wilderman说,用户其实处于困难的境地:在一个大公司中,由于数据仓库巨大,每天更新数据仓库中所有的ERP数据是一项很困难的工作,同时ERP系统不善于辨别每天哪些信息需改变,这使选择数据仓库更新很困难。一个解决方案是用户自己编程,但这笔费用也很昂贵。结果是明智的人在确定预算之前将控制所有的数据简析需求。
五、谨慎聘用你的顾问
众所周知,ERP咨询也是一项非常大的开支。像培训费用一样,咨询费用也很难控制。
当用户没有在合同中注明解雇条款时,咨询费用可能超支。为了避免产生这样的后果,在培训内部职员时,公司应明确规定其咨询公司应达到的目标。并在咨询合同中包括咨询成果的检验条款。比如,规定多少公司职员用户数应通过项目管理领导水平测试。