{dy}章 总则

{dy}条 为加强我市物业档案管理工作促进物业管理健康有序地发展，根据《中华人民共和国档案法》、国家《城市建设住宅小区管理办法》、《锦州市城镇住宅小区物业管理暂行办法》的精神，特定本办法。

第二条 物业档案是指物业管理公司（企业），在以房产为核心的物业实放有效管理过程中形成的具有重要利用价值的不同形式、不同载体的历史记录。

第三条 物业档案是物业管理工作的重要组成部分，是衡量公司（企业）管理水平的标志之一，各企业公司要指定一名主要领导分管档案工作，把档案工作纳入工作计划、总结和考核之中。

第四条 要由热爱档案工作，法律观念强，忠于职守，具有高中以上学历，经过档案专业培训的人员担任档案工作。档案工作人员要坚持相对稳定，工作调动时要坚持先配后调，及时办理交接手续。

第五条 档案工作人员（含兼职人员）属专业技术人员，按国有家有关规定，实行专业技术职务聘任。对成绩突出者应给予表彰，对工作失职造成档案损失的依档案法追究其责任。

第六条 有条件的要建立档案室，暂无条件的，必须备足铁制箱柜，各种门类载体的档案集中统一管理。

第七条 建立、健全档案的文件收集、立卷归档、保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等项规章制度，并坚持贯彻实施。

第八条 物业档案管理工作在业务上接受同级档案管理部门的监督、指导和检查。

第二章 文件材料的收集、归档

第九条 凡在物业管理中形成的具有查考利用价值的文件材料和上级主管部门针对本公司或需贯彻执行的文件均应按规定由档案工作人员和有关人员收集齐全、立卷归档。任何部门和个人不得以任何借口将归档文件据为已有。

第十条 物业档案的归档范围

具体内容见《物业档案归档范围及保管期限表》

第十一条 归档时间

文书档案、物业档案于次下六月底前归档；会计档案一年后归档；声像档案随时归档；科技档案中的基建、设备档案应在基建项目竣工验收和设备开箱验收后及时归档。

第三章 整理与编目

第十二条 档案整理要做到区分年度，区分类别，区分保管期限，然后将同年度、同一保管期限反映同一或同类问题的文件组成案卷。

第十三条 档案分类和类目设置

物业公司档案，一般由文书档案、业务档案、会计档案、科技档案、声像档案五个门类组成。其中文书档案设党群工作类、政务类，二个一级类目，政务类中可下设会议类、综合类、劳动人事类，三个二级类目。

业务类设综合类、专项业务类、经营性服务类，三个一级类目。专项业务类可下设房屋维修与养护、房屋附属设备维护、公共设施的维护保养、环境保护四个二级类目。经营性服务类可下设特约性服务、兼营性服务，二个二级类目。

科技档案分为基建、设备两类。

会计档案设会计报表，会计帐薄、会计凭证和其它四个类别。

声像档案分照片类、录音、录像类。

第十四条 立卷

文书档案、业务档案均按年度——问题（类别）特征立卷，把同一年度、保管期限相同且反映同一或同类问题的若干份文件组成一卷。

科技档案中每一基建项目将文字材料和图纸组成一卷或数卷；设备档案按设备（含说明书、图纸等）按台（件）组卷。

会计档案中的报表按年度组卷；收帐薄按名称——年度组卷；凭证按月或季度组卷。

第十五条 案卷编目

㈠．卷内编目

1．编页号。卷内凡有文字、图表、印章标记的每个页面均用打号机打号，正面打在右上角，背面打在左上角。

2．填写卷内目录。卷内文件按级别、时间顺序排定后按顺序号及规定格式逐一登记。

3．填写备考表。备考表填写需要说明的情况，立卷人、检查人、日期如实逐项填写。

㈡．案卷排列与编号

1．文书档案中三个不同保管期限的案卷、各为一个排放单位、每个排放单位的案卷，按年度和案卷排列规律依次分别排流水号。

2．业务档案中的三个一级类目各为一个案卷排放单位，每个排放单位的案卷均按年度和案卷排列规律依次分别排流水号。

3．会计档案按类别、年度、保管单位分别排流水号。。

4．声像档案按类别、时间顺序确定卷号。

5．基建、设备档案，按类别时间、项目编流水号。

各门类的各案卷排放单位都要编制案卷目录。

第四章 档案的保管和利用

第十六条 不同门类不同载体的档案应分别排放。其排列顺序均为由上至下、从左至右依次排列。

有防火、防潮、防盗、防虫、防光、防霉设施，确保档案安全。保管人员要定期对档案进行检查，发现问题及时处理。

第十七条 要根据实际需要编制必备的目录、索引等检索工具，并编写大事记、组织沿革、基础数字汇编，专题参考资料等编研材料，积极主动为物业管理工作服务。

第十八条 查（借）阅档案要履行借阅手续，外单位或个人查阅档案必须凭主管档案工作的领导批条。

第十九条 及时做好档案利用信息反馈工作。

    附则

    第二十条本办法适用于锦州市城镇物业管理公司（企业）。

   第二十一条本办法由锦州市档案局负责解释。

   第二十二条本办法自发布之日施行。