戴德梁行物业管理有限公司档案分类_培训决定成败

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为加强规范档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案

1、术语
类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述
类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。

2、类目设置“
1）设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。
2）一级类目、二级类目按本“方案”规定设置
3）三级和三级以下类目由公司根据实际情况自行设置。

3、标识符号：
1）本方案采用阿拉伯数字编号制
2）上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“—”隔开。

4、编号结构形式：
编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“—”隔开
{dy}段：为卷宗码
第二段：为一级类目代码，用“1-8”表示。
第三段：为二级类目代码，用“01-08”表示。
第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。
第五段：为案卷流水码。

档案编号结构：

X • X • XX • XXXX — XXX


卷宗码   一
级
类
目
代
码二
级
类
目
代
码   年
度
码

卷
宗
流
水
码

例

1  1  01  2000 — 001

{dy}号卷宗  类物
业
管
理
文
件 2
0
0
0
年   第
一
份
卷
宗

5、保管期限
短期：15年
长期：50年
{yj}：地籍产权终止日

档案一级类目分类编号表

一级类目编号备注
类 1
经营管理类 2
物业接管类 3
户主入住类 4
设备、设施类 5
维修、维护类 6
声像类 7
会计类 8

（一）档案类目代号表

一级类目二级类目
文件形成部门
类号类目名称类号类目名称

物
业
管
理
类 01 文件部
   02 业主自治管理部
   03 服务部
   04 投诉和处理部
   05 保卫、保安管理保安部
   06 消防、安全管理保安部
   07 清洁、绿化管理部
   08 社区文化管理部

（一）档案类文件材料归档范围及保管期限表
一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管
期限
类名类号类名类号

物
业
管
理
类

物
业
管
理
文
件

01
1．单位营业执照、税务登记证明长期
     2．单位资质证书长期
     3．费收费许可证长期
     4．的法规、法例长期
     5．委托、服务合同长期
     6．单位年度计划长期
     7．单位有关规定长期
     8．单位用房、租房的请示、批示长期
     9．房屋勘丈平面图、租金计算表、计算公式、汇总表、房屋情况统计表长期
     10．费用申请、请示、批复长期
     11．物业租赁情况报告、市场调查材料短期
     12．其它

业
主
自
治
管
理

02
1．业主代表大会形成的文件长期
     2．业主委员会章程、公约、合同长期
     3．业主委员会的决定长期
     4．历届业主委员会名单长期
     5．物业维修基金使用管理情况长期
     6．业主的意见、建议及处理情况短期
     7．其它

物
业
管
理
服
务
03

1．物业设备运行服务产生的文件材料长期
     2．保洁服务产生的文件材料短期
     3．保安服务产生的文件材料长期
     4．物业维修、更新费用、财务管理形成的文件长期
     5．有偿服务收费标准短期
     6．其它
   投
诉
和
处
理

04 1．投诉处理程序长期
2．投诉处理意见短期
3．其它
保
卫
、
保
安
管
理

05 1．保安管理制度长期
2．保安培训考核记录长期
3．突发时件处理报告长期

4．停车场管理制度长期
5．其它

物
业
管
理
类

消
防
、
安
全
管
理

06 1．消防管理制度长期
     2．消防演习长期
     3．火灾应急方案长期
     4．其它
清
洁
、
绿
化
管
理

07 1．清洁、绿化管理制度长期
     2．清洁、绿化服务标准长期
     3．绿化总平面图长期
     4．清洁、绿化整改文件材料短期
     5．其它
社
区
文
化
管
理

08 1．社区文化活动长期
2．会所管理制度长期
3．其它

(二）经营管理档案类目代号表
一级类目二级类目
文件形成部门
类号类目名称类号类目名称

经
营
管
理
类 01 经营决策办公室及有关部门
   02 计划统计办公室及有关部门
   03 物资管理行政人事
   04 财务管理财务部

（二）经营管理档案类文件材料归档范围及保管期限表
一级类目   二级类目文件材料归档基本范围保管
期限
类名类号类名类号

经
营
管
理
类
2
经
营
决
策

01
1．关于经营决策性文件 {yj}
     2．关于经营管理的计划、总结、报告长期
     3．关于经营管理的统计报告长期
     4．履行经营管理合同的检查报告短期
     5．其它

计
划
统
计

1．关于计划统计工作的规定、通知长期
     2．召开的计划、统计会议文件短期
     3．有关计划统计工作的请示、报告及相关批复、意见短期
     4．关于计划统计工作的年度计划、总结长期
     5．公司对有关计划工作的签报、批示短期
     6．编制的中长期报表、分析报告长期
     7．计划完成情况统计报表、分析报告长期
     8．各种合同协议书长期
     9．其它

物
资
管
理
03

1．关于物资管理的规定、制度长期
     2．关于物资的采购计划短期
     3．关于物资管理台帐长期
     4．其它

财
务
管
理

04 1．财务工作制度、规定、实施办法长期
     2．财务工作计划、总结、报表长期
     3．各项财务收支计划、经费的请示和批复长期
     4．关于外汇管理、xx、集团购买、经费等规定、办法、通知等长期
     5．验资评估、咨询证明长期
     6．年、季、月财务分析、总结长期
     7．管理处关于财务工作请示、报告与公司批复、意见长期
     8．财务年报   长期

9．各类经济合同长期
10．其它
（三）物业接管档案类目代号表
一级类目二级类目
文件形成部门
类号类目名称类号类目名称

物
业
接
管
档
案

01 基本建设竣工档案建设单位

02 接管验收档案单位

（三）物业接管档案类文件材料归档范围及保管期限表
一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管
期限
类名类号类名类号

物
业
接
管
档
案

3
基
本
建
设
竣
工
档
案

01 1．土建基础主体部分长期
     2．土建打桩部分长期
     3．土建钢结构部分长期
     4．土建水、卫安装部分长期
     5．土建电力安装部分短期
     6．土建通风与空调安装部分长期
     7．土建电梯部分短期
     8．外墙部分短期
     9．竣工图长期

接
管
验
收
档
案

02 1．物业全面接管通知单长期
     2．项目批准文件 {yj}
     3．用地批准文件 {yj}
     4．建筑执照 {yj}
     5．房屋产权证 {yj}
     6．房屋土地固定资产清单长期
     7．物业变更注销通知单长期
     8．接管变更注销物业回报单长期
     9．房屋查勘记录 {yj}
     10．转让协议、合同 {yj}
     11．房屋勘丈平面图 {yj}
     12．组合计算表、计算公式 {yj}
     13．房屋情况统计表长期
     14．房屋设备设施清单长期
     15．接管验收合格凭证长期
     16．接管验收检查中发现的问题和整改方案、整改结果长期

17．其它

（四）户主入住档案类目代号表
一级类目二级类目
文件形成部门
类号类目名称类号类目名称

户
主
入
住
类

门
牌
号
、
单
元
号住宅/写字楼/商场业户资料部
    出售、出租资料部

(四)户主入住档案类文件材料归档范围及保管期限表
一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管
期限
类名类号类名类号

户
主
入
住
档
案
类

住
宅
/
写
字
楼
/
商
场
业
户
资
料

门
牌
号
、
单
元
号

1．业户资料长期
     2．入户通知单长期
     3．单元验收单长期
     4．遗漏工程跟进表长期
     5．入住手续办理单短期
     6．业主公约长期
     7．入户资料签收单短期
     8．业主入户所交费用一览表长期
     9．领取钥匙单长期
     10．住宅装修申请表短期
     11．装修管理规定长期
     12．装修施工人员登记表短期
     13．其它

出
售
、
出
租
资
料

门
牌
号
、
单
元
号 1．商品房出售合同 {yj}
     2．业主身份证复印件 {yj}
     3．商品房认购书 {yj}
     4．商品房出售会签单 {yj}
     5．商品房用地面积表 {yj}
     6．公证书 {yj}
     7．产权证 {yj}
     8．房屋价目表长期
     9．租赁合同长期
     10．租户身份证复印件长期
     11．业主委托协议书长期
     12．房屋调整协议书长期
     13．降租、续租、退租协议长期
     14．欠租、催交租金来往公函长期
     15．法院审理判决材料短期
     16．其它
（五）设备设施档案类目代号表

一级类目二级类目
文件形成部门
类号类目名称类号类目名称

设
备
设
施
类

01 供电设备

供
货
商
单
位
移
交
   02 电信设备
   03 电梯设备
   04 供水设备
   05 空调设备
   06 消防设备
   07 办公设备
   08 机械设备
   09 运输设备
   10 智能化系统设备

（五）设备设施档案类文件材料归档范围及保管期限表
一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管期限
类目类号类名类号

设
备
设
施
类

5
供
电
设
备

01 1．供电设备台帐、图纸长期
     2．设备安装运行、岗位责任制长期
     3．设备测试、检查保养、运行记录管理制度、台帐长期
     4．事故处理情况短期
     5．其它

电
讯
设
备

02 1．电信设备安装运行、图纸长期
     2．电信设备安装运行、岗位责任制长期
     3．电信设备测试、检查保养、运行记录管理制度、台帐长期
     4．事故处理情况短期
     5．其它

电
梯
设
备

03 1．备件清单长期
     2．安装调试检验记录移交书长期
     3．电梯维护使用说明书长期
     4，电梯安装手册长期
     5．部件安装图、线路图长期
     6．购买合同长期
     7．维修保养合同、签报长期
     8．电梯运行、维修记录、改装和报废的文件材料长期
     9．电梯安装质量评定表长期
     10．电梯安全验报告长期
     11．其它
供
水
设
备

04 1．备件清单长期
     2．安装调试检验记录移交书长期
     3．维修使用说明书长期
     4．安装手册长期
     5．部件安装图、线路图长期
     6．购买合同长期
     7．维修保养合同、签报长期
     8．运行、维修记录、改装和报废的文件材料长期
     9．其它

空
调
设
备

05 1．备件清单长期
     2．安装调试检验记录移交书长期
     3．维修使用说明书长期
     4．安装手册长期
     5．部件安装图、线路图长期

设
备
设
施
类

空
调
设
备
05 6．购买合同长期
     7．维修保养合同、签报长期
     8．运行、维修记录、改装和报废的文件材料长期
     9．其它长期

消
防
设
备

06 1．备件清单长期
     2．安装调试检验记录移交书长期
     3．维修使用说明书长期
     4．安装手册长期
     5．部件安装图、线路图长期
     6．购买合同长期
     7．维修保养合同、签报长期
     8．运行、维修记录、改装和报废的文件材料长期
     9．其它

办
公
设
备

07 1．购置合同长期
     2．使用、维修说明书长期
     3．合格证、质保书等长期
     4．使用、维修记录长期
     5．开箱验收清单短期
     6．其它

机
械
设
备

08 1．设备购置申请、批复长期
     2．设备购置合同、协议长期
     3．设备装机图、零件图长期
     4．设备安装使用维修说明书长期
     5．设备电路图长期
     6．设备测试安装记录长期
     7．设备安全、操作规程长期
     8．设备合格证、质保书长期
     9．设备运行、检修记录长期
     10．其它

运
输
设
备

09 1．购置合同长期
     2．使用、维修说明书长期
     3．合格证、质保书长期
     4．使用、维修记录长期
     5．验车单长期
     6．图纸长期
     7．其它
智
能
化
设
备

10 1．设备购置合同长期
     2．设备租用文件材料长期
     3．设备使用维修说明书长期
     4．设备合格证、质保书等长期
     5．智能化设备使用维修记录长期

设
备
设
施
类

智
能
化
设
备

10 6．设备开箱验收清单长期
     7．设备监控、通讯、自动办公系统网络图长期
     8．有关信息数据磁盘、光盘备份、监控录像磁盘长期
     9．水、电、电话、网络等电收手费记录长期
     10．其它

（六）维修、维护档案类目代号表

一级类目二级类目
文件形成部门
类号类目名称类号类目名称

维
护
、
维
护
类 01 房屋维修工程部
02 公共设施维修工程部
03 设备维修工程部

     （六）维修维护档案类文件材料归档范围及保管期限

一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管
期限
类名类号类名类号

维
修
维
护
类

6
房
屋
维
修
、
维
护

01 1．房屋维修合同长期
     2．房屋维修、维护申请单（报修单）、委托书长期
     3．房屋维修、维护计划、批准文件长期
     4．房屋维修、维护质量验收文件长期
     5．房屋维修、维护预算、结算文件短期
     6．图纸长期
     7．房屋维修、维护制度长期
     8．房屋维修、维护记录短期
     9．其它

公
共
施
维
修
、
维
护

02 1．公共设施维修申请单、委托书长期
     2．公共设施维修计划、批准文件长期
     3．公共设施维修质量验收文件长期
     4．公共设施维修委托施工文件长期
     5．公共设施更新、更改部位形成的文件和图纸长期
     6．公共设施维修、维护制度长期
     7．公共设施维修记录长期
     8．其它
   设
备
维
修
、
维
护

03 1．设备维修、维护申请单、委托书长期
     2．设备维修、维护计划、批准文件长期
     3．设备维修、维护质量验收文件长期
     4．设备维修、维护制度长期
     5．设备更新、改造形成的文件长期
     6．设备维修、维护记录短期
     7．其它

（七）声像档案类目代号表

一级类目二级类目
文件形成部门
类号类目名称类号类目名称

声
像
类 01 照片有关部门
   02 录像有关部门
   03 录音有关部门
   04 磁盘、光盘有关部门

（七）声像档案类文件材料归档范围及期限表

一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管期限
类名类号类名类号

声
像
类

照
片

01 1．党和{gjldr}及市、区领导视察本物业的声像材料
{yj}
2．召开的重要会议和重要活动的声像材料
长期

录
音

02 3．业主委员会召开的重要会议和重要活动形成的声像材料
长期
4．创建全国、市、区示范物业的声像材料
长期

录
像

03 5．物业发生事故和事故处理的声像材料
短期
6．获奖的声像材料
长期
7．物业文体活动形成的声像材料
长期

磁
盘
光
盘

04
8．物业在外事活动中形成的声像材料
长期
4．其它

（八）会计档案类目代号表

一级类目二级类目文件形成部门
类号类目名称类号类目名称

会
计
档
案 01 凭证类财
务
部
门
   02 帐簿类
   03 报表类
   04 其它类

（八）会计档案类文件材料归档范围及管理期限表

一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管期限
类名类号类名类号

会
计
类

凭
证

01 1．原始凭证 15年
     2．记帐凭证 15年
     3．涉外凭证 15年
     4．汇总凭证 15年
     5．工资单 50年
     6．其它
帐
簿

02 1．日记帐 25年
     2．明细帐 25年
     3．总帐 25年
     4．银行存款帐 25年
     5．固定资产帐 25年
     6．涉外会计帐 {yj}
     7．其它

报
表
03 1．月、季会计报表 5年
     2．年度会计报表 {yj}
     3．其它报表 5年

其
他
04
1．会计档案移交帐册 15年
     2．会计档案保管帐册 25年
     3．销毁帐册 25年
     4．其它

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