个人认为单证员,应该是从业务员手里接下相关数据备各种数据资料到xx出货,到款到后核销等系列文件单据的处理.
一是业务员交给想关的数据,一份定单下来后,如果他为小心,可以自己另外做分数据，隐去客户的相关信息,然后还要确认是什么的交易方式,若是FOB的话要客户提供货代信息,然后一起提供给单证员,以便他安排定舱等,如果是C AND F 或是CIF等的,让单证员自己去查找最合适的货代(当然很多时候,单证员就在这块荷包鼓鼓).接下来业务员的工作就是订紧货期(当然很多时候有些工厂也有跟单员的)
二.单证员有了相关信息,就可以做xx、箱单，联系货代订舱，准备报关单据（里面的环节有涉及到申请核销单，核销单口岸备案，报关单、报关委托书的买进等等）， 如果涉及到商检，有可能也是单证员来做的，很多公司没有专门的报检员。
三货出后{zh0}提供一个SHIPPING INFORMATION 给业务员，以便他提供给客户。
四看客户要求是不是申请产地证，等提单提供到后，准备客人的清关资料，然后根据业务员提供的客户地址，安排快递，或是由业务员自己投递。
五海运后差不多一个月要个客户要退单，然后网上递交，过后2个工作日差不多去外管局核销，然后交个财务做退税，不过应该同时要打专用的出口xx也是给财务退税用。
应该就是这个整理来说的，业务员只是负责跟客户联系洽谈，然后积极点的他会跟踪自己的货物进展，所以我不知道会什么很多工厂搞得一团糟，即使有单证员也还不知道怎么分工。郁闷。
当然对一个有很大规模的公司来说，他会有一个专业的报关员，报检员，核销员，单证员，但很多时候这个是对成本的一种损耗，于是一般就一个单证员处理这诸多的事情，其实单证员还是挺忙的。嘿嘿

单证员首先要根据合同做出口明细单，然后给自己的货代传相应的信息，让货代安排定仓，然后要做报关资料，也是要给货代的，单证员要和货代和工厂保持联系，交流，以便不会误了船期，也能及时出货。

然后是制作出口单证，是给国外客户的。包括出口xx，奘箱单等。等拿到货代的提单后，一起交给结汇的银行就行了。

总之，单证员是一个很繁琐的工作，也是外贸公司中重要的一员，外贸需要各种各样的单据，而这些单据就由单证员处理。

公司接合同,对方开立信用证,你开始审核,如没有没问题就通知对方,如有就要对方重开或修改信用证,等信用证ok后,你开始安排运输,订舱,准备提单(海运或空运),箱单,报关(报关单),报检(报检单),投保(保单),如货物要熏蒸,还要熏蒸单,然后货物出货,如信用证没特殊规定,一般出货后21天内,你要提交,以上所有单据,加上xx,xx,一起交到银行(主要看信用证,它规定交什么单,交几份,你就准备多少),然后等货款到了,你就放单(也就是放货给顾客).

1．客户询盘：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：

6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7． 验货：

7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业xx，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，xx等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10． 租船订仓：

10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

11． 安排拖柜：

11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

13． 获得运输文件：

13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

14． 准备其他文件

14.1．商业xx：L/C 要求提供的文件中，对商业xx要求最严格。xx的日期要确定在开证日之后，交货期之前。xx中的货物描述要与L/C上的xx相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对xx的条款应显示出来，要显示唛头。如果xx需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在xx日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和xx一样要提前20天办理。

14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。

15．交单：

15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助