引用财务工作心得(19)——如何对账和规避现金券风险

引用 财务工作心得(19)——如何对账和规避现金券风险

2010-04-10 16:26:19 阅读6 评论0 字号:

 

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一、往来账款对账问题:我刚应聘一家公司,要求我将02年至05年公司关联企业的往来账目核对清楚,数额有500万左右。现在要求我核对三家关联企业的往来账目,我现在还无从下手,请指导。

       这个活比较实际、具体,没有简捷的办法,只有实实在在地从查账开始着手工作。
       {zh0}采用倒查法,也就是从05年开始,倒着查账,必要时要翻看原始凭证,一直查回去,查到02年为止。        

       同时,{zh0}建立一个往来帐清查的电子表格,记录下来每笔往来的明细,然后逐笔进行勾对。如果能够从财务软件里面直接把这几个往来单位的往来数据直接导出来,效率更高。

二、如何规避现金券带来的风险:公司为了促销开行了现金抵用券。这就存在收银漏洞。比如:收银员从不同渠道取得现金券,抵销收银款,实为贪污,我们又不好控制,不知道哪位有好的经验和办法,谢谢指教。公司发放金券是针对一些特殊单位及参加一些活动的社会人员发放。一次有30万元。如果让客人在现金券上签字不现实,收银员也可能代签这个不好控制;收银员上班前检查钱箱内不得存放未使用过的现金券,但不能保证收银员将券放在口袋,又不能搜身(不合法)。我们是零售业,收银流程:所有销售均通过POS机开单,现金券和优惠券均要与小票订在一起以便核对。现金券是从总部指定专人去活动现场发放。

        设想一下你们收银员的场景:类似于小超市,超市门口有个收银台,收银台后面只有一个着工装的收银员收款。顾客结帐时,出示优惠券,收银员收款后,钱入钱箱,打出小票,一份给顾客,一份和券再订在一起,一个收银过程完成。
        这里面收银员套现有几种可能的方式,一,收银员自己夹带有现金券,在给顾客结帐时,顺手把自己的券夹进去,然后把多余的钱转身就揣自己身上;二是,收银员自己夹带有现金券,在收银期间,不直接夹券进去,而待没有顾客结帐的时候,利用整理钱箱的机会,夹券取现。
        因为你们的现金券不是在收银台发放,所以应该比较容易控制。
        方法:
        1. 收银员上岗时,不允许带包,且必须着工装,而且工装必须要检查。上岗时,必须对收银员的钱箱抽屉进行检查,身上、柜台不允许有任何多余的现金券。发现就重罚。 这样基本能杜绝了收银员夹券的可能。
        2. 顾客结帐的小票要同时打出两份,并且最重要的,就是必须打印出顾客的结款方式:款多少,券多少;然后请顾客在你们留底的小票上确认签字。这个方法会有争议,认为顾客不会愿意签字。这个没有关系,给顾客讲明,要使用小票就必须要签字,顾客随便划什么符号都可以。这样做的目的就是要确保顾客能够看到他的小票的结帐方式,从而通过顾客的眼睛监督收银员!
        3. 有条件的话,{zh0}再在收银柜台的头顶上方安装一个监控镜头,这主要是起心理威胁作用,目的也是确保收银员把打有结帐方式的小票交给顾客确认,防止收银员自己动手伪签。同时,一旦有什么异议,就可以查监控证实。
        为了确保顾客签字或划符号确认,也可以在签字笔上做文章,比如专门买彩色荧光笔,放在顾客顺手的地方,{jd1}禁止收银员接触。当然这个方式要确保有效,必须把{dy}条的检查工作做到位。
        4. 在小票打印这里面还有一个关键的环节,就是你们必须要求所有的结帐必须打出小票,同时收银员不能有修改结帐方式的权限。
        5. 收银员的钱款由财务人员直接去收取。
        按照上述方式去操作,即使有收银员的朋友伪装顾客带券塞给收银员也没有用,因为小票上的结帐方式基本就把收银员限制死了。为了防备万一,还应该安排人员随时抽查收银员的抽屉和钱箱。 
        在收银员上岗前由财务或者办公室人员负责检查工装,并监督换衣服,可以避免搜身的嫌疑;在岗位上检查钱箱、抽屉合法合理;安装监控摄像头根本也不涉及侵犯人权;顾客要使用代金券就需要签字的要求实际xx可行。所以楼主的顾虑可以打消。
        同时,在制度规定上一定要严格:如发现套券行为一律开除等。
        只要从各个具体的操作细节方面详细考虑可能存在的漏洞,就容易找到对策。还有,这必须要相应的部门配合,不单是财务部门一部门能独立完成的。
       

 

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