{dy}节 行政部的工作目标
行政部的工作目标共有五个方面:
一、积极配合企业决策管理,起到良好的支持和辅助作用;
二、协调沟通企业各部门之间的工作,起到良好的枢纽作用;
三、做好企业内外信息的收集和处理工作,起到良好的参谋作用;
四、为企业营造{zj0}工作环境,起到良好的管理作用;
五、树立企业的良好形象,起到窗口和辐射作用。
这五个方面的内容综合起来就是:保证企业工作的正常进行,为提高企业经济效益服务。
第二节 行政部的职能
管理、协调和服务是现代企业行政管理工作的核心职能,其职能主要包括以下三个方面:
一、行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋和助手”,更应在企业经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解,并且能高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实,从而真正成为上级体领导不可缺少的“高参和臂膀”;
二、充分沟通、清晰传达,协调各部门之间的工作,保证高效地完成任务;
三、提供高质量服务,做好各职能部门的后勤工作。
行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。行政部应该像一部自动化程度很高的机器,这端原料(任务)进去,那端成品(结果)出来,其中经历的许多曲折,都将“消化”在行政体系之内。
第三节 行政部的工作职责
一、日常办公事务管理
对企业各种日常事务进行计划、组织、协调和控制等管理工作。
二、办公物品管理
负责办公物品的发放、使用、保管以及采购等工作,并制定相应的制度。
三、文书(资料)和档案管理
对印信、文书(公文)、档案和书刊等进行管理,是企业行政管理的主要工作。
四、会议管理
涉及会前准备、会中服务和会后工作等相应管理工作。
五、涉外事务管理
负责企业外部交流和相关事宜。
六、其他事务管理
负责企业财产、设备、生活福利、车辆、安全和卫生等工作。
第四节 行政部各岗位工作职责
一、行政总监
(一)制定规章制度:组织并制定人力资源管理和办公、行政管理的有关规章制度,并对工作人员执行规章制度的情况进行检查、监督和指导。
(二)计划管理:根据企业阶段性目标和年度计划,制定所属部门的目标、计划和措施,保证企业业务活动正常进行。
(三)人力资源:依据企业有关人力资源开发与管理的总体要求,上级领导和组织人力资源管理的制度设计、人员管理、薪酬、培训计划及落实、考核等,使企业达到对内具有凝聚力、对外具有竞争力的目标。
二、行政主管
(一)制定行政管理制度:组织制定企业行政管理的各项规章制度,并监督执行。
(二)行政经费控制:按照企业年度经费预算,严格控制企业各项行政经费的支出,确认费用分摊范围,按月分摊名项费用。
(三)行政性财产、物资管理:负责管理企业行政、办公设备及用品,统一安排人员购买;组织对企业行政财产、物资进行登记、造册及定期盘点。
(四)车辆管理:负责行政车辆的调度,协调各部门车辆的使用;安排好车辆的日常维护、保养及驾驶员的日常管理工作,组织建立车辆和驾驶员档案;控制交通费用。
(五)后勤保障工作:根据企业年度工作计划,组织、协调和安排后勤工作,包括集体宿舍、工作餐,办公环境、通信、医辽、卫生、职工生活等工作,确保企业整体工作正常有序地进行。
(六)治安保卫管理:组织对安全保卫、消防、环境和卫生等统一进行管理,确保企业生产经营的安全、顺利进行。
(七)基建管理:企业总部和各分公司(工厂)的基本建设管理。代表企业承担甲方的职能,组织对工程建设、设计、监理等事宜。
(八)物业管理:组织企业总部和各分公司的物业管理(包括分公司的各种设施、设备的维护和保养)。
(九)部门内部管理:负责本部门员工的配备、选拔,配合人力资源部组织部门进行技能培训,指导下级员工的工作,并对其进行业绩考核。
三、行政管理专员
(一)制定行政制度:制定企业各项行政管理制度并报上级领导审批后,交企业管理部备案管理;对行政管理各项规章制度的执行情况进行检查与监督。
(二)财产物资管理:制定低值易耗品和行政性固定资产管理规定,报上级领导审批后严格执行;依据各部门提供的所需行政财物资的申请表,统一协调、购买;对企业行政财产物资进行登记、造册,定期进行盘点;负责行政财产物资的维修和保养。
(三)行政经费控制:按照企业年度经预算,协助上级体育场严格控制各项行政经费支出,确认费用分摊范围,按月分摊各项费用,如电话费、办公用品费和房租等。
(四)车辆管理:配合上级领导协调各部门车辆的使用,对车辆进行调度并控制交通费用;负责车辆的维护和保养;建立企业车辆和驾驶员档案。
(五)后勤服务保障:为保证企业业务的正常进行,负责宿舍和办公区环境卫生、安全、车险等必要的后勤服务和后勤保障工作,并负责对这些工作的监督。
(六)基建与物业管理:配合上级领导对企业基本建设进行管理,如对工程建设、设计、监理等进行管理,依照上级领导的安排,负责企业的物业管理工作。
四、办公室主任
(一)制定行政制度:制定企业各项行政管理制度并报上级领导审批后严格执行,对行政管理工作进行检查与监督。
(二)对外联络:协调与政府有关主管部门的关系,如工商局等,协调与行业有关管理机构、协会、商会及其他有关各企业的关系,并代表本企业出席各种会议。
(三)对内协调:安排每月、每周总裁办公会议及其他各种会议、协调总裁和企业各部门的工作,上传下达,协助企业发展部组织重大活动。
(四)行政经费控制:按照企业年度经费预算,严格控制各项行政经费支出,并确认费用分摊范围,按月分摊各项费用,包括电话费、办公用品费和房租等。
(五)文书档案管理:制定企业的文件管理制度,并根据管理制度制定年度文件编码,对文件进行登记和管理,并保管文件及档案。
(六)财产物资管理:制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度,并依据各部门提供的所需行政财产物资的申请表,统一协调、购买;对企业行政财产物资进行登记造册,定期进行盘点,并负责行政财产物资的维修和保养。
(七)车辆管理:制定企业的车辆使用制度,对车辆进行调度,对立企业车辆和驾驶员档案,并负责车辆的维护、保养以及驾驶员的日常管理工作;控制交通费用。
(八)后勤保障工作:根据企业年度工作计划,合理安排企业的后勤保障工作,包括集体宿舍、工作餐、办公环境、通信、卫生、员工生活等后勤保障工作,确保企业整体工作正常有序地进行。
五、秘书
(一)对内关系协调:协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调,做好上传下达工作;按照上级领导安排,协助其他部门一起组织企业重大活动。
(二)对外关系协调:配合企业有关部门协调企业与政府有关主管部门的关系,包括地方政府、工商局或其他政府部门;协调与相关行业管理机构、协会、商会以及其他单位(包括客房单位)的关系;按照上级领导安排,代表企业出席各种外部会议。
(三)会议管理:按照上级领导安排,出席某些会议,起草会议文件,及时完成会议记录、纪要工作;对企业总部的会议室和会议设备进行管理。
(四)文书档案管理:制定文件管理制度,根据管理制度制定年度文件编码,对各种文件进行登记、归档并负责管理;负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作。
(五)打字复印:及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作、妥善管理传真机复印机等办公设备。
(六)接待:妥善、礼貌地接待国内、国外有关单位、人员的来访。
六、总务主管
(一)控制部门总体经费的支出。
(二)对部门下级员工的工作进行业务指导和考核。
(三)负责维护企业供应设施、电话通信设施、交通工具,负责环境绿化、安全保卫及防火防灾等工作
行政部的工作目标共有五个方面:
一、积极配合企业决策管理,起到良好的支持和辅助作用;
二、协调沟通企业各部门之间的工作,起到良好的枢纽作用;
三、做好企业内外信息的收集和处理工作,起到良好的参谋作用;
四、为企业营造{zj0}工作环境,起到良好的管理作用;
五、树立企业的良好形象,起到窗口和辐射作用。
一、行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋和助手”,更应在企业经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解,并且能高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实,从而真正成为上级体领导不可缺少的“高参和臂膀”;
二、充分沟通、清晰传达,协调各部门之间的工作,保证高效地完成任务;
三、提供高质量服务,做好各职能部门的后勤工作。
一、日常办公事务管理
二、办公物品管理
三、文书(资料)和档案管理
四、会议管理
五、涉外事务管理
六、其他事务管理
一、行政总监
(一)制定规章制度:组织并制定人力资源管理和办公、行政管理的有关规章制度,并对工作人员执行规章制度的情况进行检查、监督和指导。
(二)计划管理:根据企业阶段性目标和年度计划,制定所属部门的目标、计划和措施,保证企业业务活动正常进行。
(三)人力资源:依据企业有关人力资源开发与管理的总体要求,上级领导和组织人力资源管理的制度设计、人员管理、薪酬、培训计划及落实、考核等,使企业达到对内具有凝聚力、对外具有竞争力的目标。
二、行政主管
(一)制定行政管理制度:组织制定企业行政管理的各项规章制度,并监督执行。
(二)行政经费控制:按照企业年度经费预算,严格控制企业各项行政经费的支出,确认费用分摊范围,按月分摊名项费用。
(三)行政性财产、物资管理:负责管理企业行政、办公设备及用品,统一安排人员购买;组织对企业行政财产、物资进行登记、造册及定期盘点。
(四)车辆管理:负责行政车辆的调度,协调各部门车辆的使用;安排好车辆的日常维护、保养及驾驶员的日常管理工作,组织建立车辆和驾驶员档案;控制交通费用。
(五)后勤保障工作:根据企业年度工作计划,组织、协调和安排后勤工作,包括集体宿舍、工作餐,办公环境、通信、医辽、卫生、职工生活等工作,确保企业整体工作正常有序地进行。
(六)治安保卫管理:组织对安全保卫、消防、环境和卫生等统一进行管理,确保企业生产经营的安全、顺利进行。
(七)基建管理:企业总部和各分公司(工厂)的基本建设管理。代表企业承担甲方的职能,组织对工程建设、设计、监理等事宜。
(八)物业管理:组织企业总部和各分公司的物业管理(包括分公司的各种设施、设备的维护和保养)。
(九)部门内部管理:负责本部门员工的配备、选拔,配合人力资源部组织部门进行技能培训,指导下级员工的工作,并对其进行业绩考核。
(一)制定行政制度:制定企业各项行政管理制度并报上级领导审批后,交企业管理部备案管理;对行政管理各项规章制度的执行情况进行检查与监督。
(二)财产物资管理:制定低值易耗品和行政性固定资产管理规定,报上级领导审批后严格执行;依据各部门提供的所需行政财物资的申请表,统一协调、购买;对企业行政财产物资进行登记、造册,定期进行盘点;负责行政财产物资的维修和保养。
(三)行政经费控制:按照企业年度经预算,协助上级体育场严格控制各项行政经费支出,确认费用分摊范围,按月分摊各项费用,如电话费、办公用品费和房租等。
(四)车辆管理:配合上级领导协调各部门车辆的使用,对车辆进行调度并控制交通费用;负责车辆的维护和保养;建立企业车辆和驾驶员档案。
(五)后勤服务保障:为保证企业业务的正常进行,负责宿舍和办公区环境卫生、安全、车险等必要的后勤服务和后勤保障工作,并负责对这些工作的监督。
(六)基建与物业管理:配合上级领导对企业基本建设进行管理,如对工程建设、设计、监理等进行管理,依照上级领导的安排,负责企业的物业管理工作。
(一)制定行政制度:制定企业各项行政管理制度并报上级领导审批后严格执行,对行政管理工作进行检查与监督。
(二)对外联络:协调与政府有关主管部门的关系,如工商局等,协调与行业有关管理机构、协会、商会及其他有关各企业的关系,并代表本企业出席各种会议。
(三)对内协调:安排每月、每周总裁办公会议及其他各种会议、协调总裁和企业各部门的工作,上传下达,协助企业发展部组织重大活动。
(四)行政经费控制:按照企业年度经费预算,严格控制各项行政经费支出,并确认费用分摊范围,按月分摊各项费用,包括电话费、办公用品费和房租等。
(五)文书档案管理:制定企业的文件管理制度,并根据管理制度制定年度文件编码,对文件进行登记和管理,并保管文件及档案。
(六)财产物资管理:制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度,并依据各部门提供的所需行政财产物资的申请表,统一协调、购买;对企业行政财产物资进行登记造册,定期进行盘点,并负责行政财产物资的维修和保养。
(七)车辆管理:制定企业的车辆使用制度,对车辆进行调度,对立企业车辆和驾驶员档案,并负责车辆的维护、保养以及驾驶员的日常管理工作;控制交通费用。
(八)后勤保障工作:根据企业年度工作计划,合理安排企业的后勤保障工作,包括集体宿舍、工作餐、办公环境、通信、卫生、员工生活等后勤保障工作,确保企业整体工作正常有序地进行。
(一)对内关系协调:协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调,做好上传下达工作;按照上级领导安排,协助其他部门一起组织企业重大活动。
(二)对外关系协调:配合企业有关部门协调企业与政府有关主管部门的关系,包括地方政府、工商局或其他政府部门;协调与相关行业管理机构、协会、商会以及其他单位(包括客房单位)的关系;按照上级领导安排,代表企业出席各种外部会议。
(三)会议管理:按照上级领导安排,出席某些会议,起草会议文件,及时完成会议记录、纪要工作;对企业总部的会议室和会议设备进行管理。
(四)文书档案管理:制定文件管理制度,根据管理制度制定年度文件编码,对各种文件进行登记、归档并负责管理;负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作。
(五)打字复印:及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作、妥善管理传真机复印机等办公设备。
(六)接待:妥善、礼貌地接待国内、国外有关单位、人员的来访。
六、总务主管
(一)控制部门总体经费的支出。
(二)对部门下级员工的工作进行业务指导和考核。
(三)负责维护企业供应设施、电话通信设施、交通工具,负责环境绿化、安全保卫及防火防灾等工作
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