1）对买家询盘评级，排列优先级。

◆根据询盘内容排优先级：

买家的公司名称是否能通过互联网查到。

询盘内容是否具体明确：是否列明具体产品、数量、颜色、规格、交货时间、包装等。

联系方式是否详细：是否留有公司名称、电话、传真、邮箱、地址、网址、联系人、职务等。

◆询盘回复原则：

优先回复有具体产品要求、买家市场对口的询盘。

所有询盘应当天回复。不能及时回复的，也要回复买家已收到询盘、正在核算价格等原因，并告知买家将在什么时间再回复。

2）询盘回复

对询盘进行分类筛选后，我们就要考虑如何来回复询盘。在回复之前我们首先要做好两方面的准备：

◆报价资料的准备：

a) 物流：寻找合适的货代或船公司能带来良好的服务及优惠的价格。

b) 价格：针对不同贸易术语、不同港口给出不同报价，并能根据原材料及汇率的变动及时调整报价。

c) 交货期：不同产品的生产期限，便于在下单前给出合理的交货期，避免后期延误。

d) 产品：了解产品结构、技术参数等，沟通时可以向买家体现您的专业度。

e) 包装：内包装、外包装、装箱量等，如20”和40”分别能装多少。

f) 图片：备有各种产品的图片。

g) 样品：备有各类产品的样品，可随时给需要的客户寄样。

◆沟通的准备：

a) 了解目标市场的风俗习惯，如节假日、国庆日等，便于沟通时拉近距离；

b) 了解不同国家的语言习惯，便于根据不同人群给予针对性回复；

c) 学会从买家的文字风格判断买家的性格脾气。如买家使用的语言文字简洁精炼，则可判断其办事可能是雷厉风行，不喜欢托泥带水的。

d) 尽可能开通多种沟通方式，如国际长途电话、传真、专业独立的企业邮箱、在线聊天工具，如MSN、TradeManager。除此之外，还可以通过网络电话节省成本。

    做好了报价资料和沟通准备后，我们就来看看如何回复买家的询盘。网络询盘大多来源于邮件，如何在{dy}封邮件中吸引买家，将会在很大程度上影响今后交易的成功率。

电子邮件写作要领

a) 使用统一的信纸，如把公司LOGO或公司名称作水印的信纸等。既体现公司专业性，又能让买家记住自己。

网络下载的信纸一般不适合商务使用。

b) 邮件规范。

○邮件主题突出重点又有针对性。

比如您的公司名字是ABC，这封邮件的内容是给一款产品A的报价，那么主题可以写“ABC/quotation of item A”。

这样可以方便客户和您查找信息。对于来往邮件很多的客户，清晰的主题可以让他对邮件内容有初步的了解，

节省筛选的时间。

○邮件版面整洁：

字体、文字大小、色彩统一，切忌全篇文字都是大小或全部小写，给买家以不专业的形象。

对一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用大写、加粗、特殊颜色等突出显示。

○落款有公司名称、网址等详细联系方式，方便买家了解更多信息。

询盘回复格式

a) 称呼：在知道对方姓名的情况下，称呼一定要写明白。

b) 感谢对方来盘。

c) 邮件主体：包括品名、最小订购量、产品图片、产品标准、价格术语、装运港、目的港、运输方式、佣金

或标明是净价、是否包含目的港费用。包装：包括内外包装尺寸，以及装箱量，目的港是否打托盘等。

交货期：生产时间、运输时间等。总之要尽可能详细。如果邮件正文内容太多，可以把部分内容放在附件，

比如正文介绍两款主打产品，附件放同类的其他产品介绍。

d) 落款：包括自己的姓名、职务和详细的联系方式等。

案例：

Dear Mr ABC,----(指出客户的名称，体现对客户的重视和尊重)

    We are pleased to receive your inquiry of Aug. 2nd and to hear that you are interested in our

 plush toys.-----(开篇要指出针对客户什么时间、发送的哪个询盘回复的)

    Our company, Universal Trading Co., Ltd, was established in 1998. We have a Toy Department

specializing in the export of various toys covering plastic, wooden, cloth and plush articles.

 They are all fashionable designing and competing well in the world market.

-----({dy}次联系的客户要简要介绍一下自己公司的历史和业绩等，加强客户对自己公司的信任度)

    Here we would like to quote as follows based on per 20’RCL. Quantities less than that are

 slightly higher. 在线联系功能：

Model No.: 105023658

Product Origin: China

Price Terms: FOB Shantou Other Price Terms: CIF London

Brand Name: DZ Toy

Minimum Order: 10ctns

Delivery Lead Time: 30 days

Certification(s): EN71, EN50088, EMC

Shipment: To be effected within 2 months from receipt of the relevant L/C.

Payment: By sight L/C, T/T

Insurance: For 110% invoice value coving All Risks and War Risks.

We will keep this offer valid only for 7 days. -----(信函的中间是最重要的部分，要重点向客户推荐相关产品，以及产品的精美照片、型号、尺寸、国际认证和各项品质规格、价格条款、样品情况、发货时间、最少定货量、装运时间、各种货柜装货量、{zd0}供货量、包装、此次报价有效期等)

    As we are receiving orders day to day and our present stocks are nearly exhausted, we would advise you to place an order as soon as possible if deliveries are required to be prompt.

    We are looking forward to your initial order. ----(然后可以重新提醒客户报价以外的其它注意事项，以及问候语等)

Thanks and best regards,

Yours Faithfully

Miss. ***

Export Dept.

**** Technology Co., Ltd

Email:***@abc.com

Tel:

Fax:

Mobile:

Address:

Website:

MSN:

----({zh1}要将自己完整标准的落款放上去，包括姓名、职位、部门、公司全名、Email、电话、传真、移动电话

、地址、网页、Trade Manager和MSN等在线聊天工具账号等)

高效处理繁多的询盘

    在形形色色的询盘邮件中，有一部分是企业所期盼的，而有一些询盘则是无用的。询盘的质量具是有很

大地差别，对它们进行准确分类、甄别，将您{zh0}的资源投入到真正的潜在客户上，将会大大提高您的工作

效率。在处理询盘的问题上，许总也有自己的独特方式：

a. 锁定目标市场：比如说企业锁定的目标市场是欧美，那么在收到欧美的询盘，就要作为优先处理对象。

b. 分清大小客户：如果客户询盘量比较大的，应该放在优先处理位置上。这一点从企业的发展前景来看，

还是必要的。

    另外，许总还告诉我们，在处理询盘的时候，回复邮件您可以采用一个统一的格式，就是说把主要的

相关内容填写进去，其它的如抬头、署名、公司信息等已经设置好，这些目的在于节约时间，提高企业的

服务效率。