一、会务活动策划概念：

通过相关部门或策划公司丰富的专业知识和现场管理经验，为会议事务和活动规划出良好的工作流程，帮助客户策划新颖独特，具有个性化的活动方案，或把某一社会公开活动进行分析和统筹，做到有目的、有步骤、有计划，从而使整各流程更加规范和xx。

二、组成部分：

(一)            会务活动包括内容

(二)            会务活动策划的准备工作

(三)            会务活动策划注意事项

（一）会务活动包括内容

仪式承办：开业典礼、开盘典礼、奠基仪式、会场布置及氛围营造等

会务承办：新闻发布会、招商会、专业论坛、研计会、展示会、公司年会等

庆典承办：xxx、晚会、节日庆会

节目承办：安排及组织各类文艺节目，舞蹈、歌唱、名演员邀请等

xxxx：大型宴会、酒会、旅游服务、联系服务

（二）会务活动策划的准备工作

会前

1.与会议主办方洽谈，了解相关会议需求；确定会议议程和议题。

2.提供会议所需要的航班、火车汽车车次、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方；

3.可利用网络传送关于会议场地、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料，让会议方提前做到成竹在胸；

3.如有需求，可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐 等相关方面的情况；

4.确定方案，制订合同书，预定资金。

会中

1.专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等；

2.准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品；

3.检查会议场所 , 如会议室条幅、灯光、音响、茶饮等；

4.住宿房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求；

5.会议用餐的时间、用餐标准及其他特殊要求的安排；

6.会议期间旅游线路行程、用车、导游等安排和确认；

7.会议娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认；

8.会议礼品的采购、发放服务；

9.会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

   会后

1.结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，客户进行核对并结帐；

2.资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册；

3.定期回访和{zx1}资讯反馈。

4.资料归档保存。

（三）会务营销策划注意事项

　　1、信息与交流

　　会前各分部对相互之间的信息进行交流。统一各分部的折扣率、服装、对外宣传口径、赠送物品、宣传资料和人员分工。 顾客信息的收集。

　　2、资源的使用

　　主要分为员工资源的使用和顾客资源的使用。这两者之间最为重要的是顾客资源的使用。

　　1） 不能盲目的邀请前期沟通不足的顾客这样会造成顾客资源的严重浪费；

　　2） 不能超过即定的与会人员数字，超员的后果会使会议现场的局面失控； 超员会造成与顾客的沟通不充分、不到位，这样会使成交率低下。由超员带来的现场混乱，会在到会的顾客中产生负面效应。（如：参加过一次会议没有购买产品的顾客很难在以后购买产品。）

　　3、会场的要求

　　1） 会场尽量选择在当地知名度较高的场所。　

　　2） 会场的容量关系到是否能提供顾客一个宽松、愉悦的购物环境。会场的地理位置，包括交通是否便利、环境是否雅致。　

　　3） 配套设施是否完善、服务是否周到。会场的要求。

4、视听的效果

　　视听效果往往是现场调动顾客注意力的有效手段之一，声势和气氛几乎都是靠视听效果烘托渲染的，能否在现场制造出沸点效应也与之有着直接关系。

　　现场音响的控制必须得到专业人士的紧密配合，配合的不紧密会造成节目和气氛的脱节。 灯光要有可控性，便于调动顾客的注意力。　

　　对于200人以上的会议，投影屏幕最少要保证4m × 4m的面积。　

　　5、现场的调控

　　会议现场的调控主要取决于主持人的主持能力，尤其应注意主持人的应变能力和挑动观众的煽动能力。

　　5、节目的安排

　　·要选择有一定寓意的节目；　

　　·讲解与抽奖的时间、频率要安排得当；　

　　·节目时间不能过长，要避免有15分钟以上的节目；　

　　·有条件的尽量先对节目进行筛选和彩排；　

　　·避免相同的表演者重复出现（不能超过2次）。　

　　·尽量多安排顾客参与的节目，调动顾客的积极性。

　　7、讲解的水平

　　讲解必须规范以保证标准统一的输出，同时宣传资料要配合讲解的口径。

　　8、服务与沟通　

　　员工与顾客之间要有有效的沟通，要利用互动和周到的服务来加强这种沟通。　

　　9、时间的安排

　　会议时间有全天的也有半天的，其中较为成功的总时间都控制在5-6小时之内。

　　10、老顾客作用

　　老顾客在现场现身说法，影响现场销售，在场下个别沟通中，作用超过员工。