1）对买家询盘评级，排列优先级。

◆根据询盘内容排优先级：
买家的公司名称是否能通过互联网查到。
询盘内容是否具体明确：是否列明具体产品、数量、颜色、规格、交货时间、包装等。
联系方式是否详细：是否留有公司名称、电话、传真、邮箱、地址、网址、联系人、职务等。

◆询盘回复原则：
优先回复有具体产品要求、买家市场对口的询盘。
所有询盘应当天回复。不能及时回复的，也要回复买家已收到询盘、正在核算价格等原因，并告知买家将在什么时间再回复。
2）询盘回复
对询盘进行分类筛选后，我们就要考虑如何来回复询盘。在回复之前我们首先要做好两方面的准备：

◆报价资料的准备：
a) 物流：寻找合适的货代或船公司能带来良好的服务及优惠的价格。
b) 价格：针对不同贸易术语、不同港口给出不同报价，并能根据原材料及汇率的变动及时调整报价。
c) 交货期：不同产品的生产期限，便于在下单前给出合理的交货期，避免后期延误。
d) 产品：了解产品结构、技术参数等，沟通时可以向买家体现您的专业度。
e) 包装：内包装、外包装、装箱量等，如20”和40”分别能装多少。
f) 图片：备有各种产品的图片。
g) 样品：备有各类产品的样品，可随时给需要的客户寄样。

◆沟通的准备：
a) 了解目标市场的风俗习惯，如节假日、国庆日等，便于沟通时拉近距离；
b) 了解不同国家的语言习惯，便于根据不同人群给予针对性回复；
c) 学会从买家的文字风格判断买家的性格脾气。如买家使用的语言文字简洁精炼，则可判断其办事可能是雷厉风行，不喜欢托泥带水的。
d) 尽可能开通多种沟通方式，如国际长途电话、传真、专业独立的企业邮箱、在线聊天工具，如MSN、TradeManager。除此之外，还可以通过网络电话节省成本。
    做好了报价资料和沟通准备后，我们就来看看如何回复买家的询盘。网络询盘大多来源于邮件，如何在{dy}封邮件中吸引买家，将会在很大程度上影响今后交易的成功率。

电子邮件写作要领
a) 使用统一的信纸，如把公司LOGO或公司名称作水印的信纸等。既体现公司专业性，又能让买家记住自己。网络下载的信纸一般不适合商务使用。
b) 邮件规范。
○邮件主题突出重点又有针对性。
比如您的公司名字是ABC，这封邮件的内容是给一款产品A的报价，那么主题可以写“ABC/quotation of item A”。这样可以方便客户和您查找信息。对于来往邮件很多的客户，清晰的主题可以让他对邮件内容有初步的了解，节省筛选的时间。
○邮件版面整洁：
字体、文字大小、色彩统一，切忌全篇文字都是大小或全部小写，给买家以不专业的形象。对一些需要特别提醒客户注意的地方，可以用大写、加粗、特殊颜色等突出显示。
○落款有公司名称、网址等详细联系方式，方便买家了解更多信息。

询盘回复格式
a) 称呼：在知道对方姓名的情况下，称呼一定要写明白。
b) 感谢对方来盘。
c) 邮件主体：包括品名、最小订购量、产品图片、产品标准、价格术语、装运港、目的港、运输方式、佣金或标明是净价、是否包含目的港费用。包装：包括内外包装尺寸，以及装箱量，目的港是否打托盘等。交货期：生产时间、运输时间等。总之要尽可能详细。如果邮件正文内容太多，可以把部分内容放在附件，比如正文介绍两款主打产品，附件放同类的其他产品介绍。
d) 落款：包括自己的姓名、职务和详细的联系方式等。