前不久,笔者有一个同学,他们需要上一套财务管理系统,问我有什么好的建议?我想应该有不少朋友在工作中可能会遇到这个问题.为此,笔者在这里以一个财务软件实施顾问的角色,谈谈在财务软件选购过程中的需要注意的地方.
一、 货比三家,一个不二的法则.
我们选购财务管理软件,其实跟我们买衣服差不多,就要货比三家,才能知道其中的好坏.对于大部分企业来说,一辈子可能就这么一次财务软件选购的机会,对于如何选择财务管理软件都不是很有经验.此时,我们该怎么办呢?
当我们买东西,如买衣服,不知道买什么衣服好,不知道什么衣服适合我们的时候,我们会如何做呢?我们可能就会当处去逛,像大海捞针一样,货比三家,看看哪套衣服更加适合自己.其实,当我们对财务管理软件的选购心里没底的时候,我们也可以如此处理.多选几家供应商,看看,问问.就会了解各家软件公司财务管理软件的差异,从而就可以有依据,提高软件选购的成功率.
无线点菜系统运用上经验丰富,功能齐全只有你想不到没有做不到故笔者觉得,对于那些平时没有信息化管理软件采购经验的企业来说,货比三家就是一个不二的法则.可以通过不同供应商软件之间的比较,发现他们的忧缺点,从而结合自己公司的实际情况,选择一款合适的财务管理软件.
二、 有多大的脚,穿多大的鞋?
选择财务管理软件,跟我们买衣服一样,最主要的是选择合身.但是,要做到这"合身"两字,又不是这么简单的一件事情.
实际在软件选购时,我们往往会如下类似的错误.
脚很小,却像穿大鞋.有些企业在软件选购时,就如同有些人在买衣服的时候,非xx不穿;选择软件非xx软件不用.在这种xx思想的主导下,很容易就会造成"小脚穿大鞋"的错误.如有一家企业,传统的制造企业,其野心勃勃,现在还只是一家小小的家庭作坊式的企业,但是,在选择财务软件的时候,就想到了集团管理的功能,它们财务经理像要采购一台具有集团财务预算控制的财务管理系统.虽然说,这家企业可能会慢慢发展成为一家集团性的生产企业,但是,这至少也需要十几年的时间吧.而且,中间的变数也太多.虽然在软件选购的时候需要考虑未来几年的发展,但是,也不需要跨度这么大.你现在可能是身材标准,但是,你又怎么知道你十年之后,身材会发展成怎么样呢?
脚很大,却穿很小的鞋.有些企业却刚好相反,企业管理者特别的抠门.在选择财务管理软件的时候,不肯花大钱,大脚穿小鞋.如笔者有一家客户,其规模也不是很大,一个刚起步的集团公司,两面有一家外贸企业与三家实体企业.由于是民营企业,所以,就难免有点小气.在选择财务管理软件的时候,尽然只购买了单个企业的财务管理软件.虽然这个软件确实便宜,实施成本加软件授权费用总共才一万元不到.但是,集团公司在用了这套软件之后发现问题不断,如不同对各个公司的费用在系统中进行控制;下面公司的帐汇总到集团的财务管理系统中,集团财务人员要进行重新处理,等等.一年下来,集团财务总监坐不住了,决定对财务管理软件进行二次选型.就在这个时候,笔者有幸接到了这个项目,负责他们的集团财务管理软件项目的实施.
可见,小脚穿大鞋不行,大脚穿小鞋也是行不通的.我们在财务管理软件的时候i,需要根据企业的规模、资金实力等因素出发,选择一款合脚的鞋子才行;不然换鞋是迟早的的事情.
三、 选购时要注意行业特点.
虽然说,国家的财务法律制度在趋于健全,以后企业的财务处理规范要趋于一致.但是,有实际财务处理经验的人,就比较清楚,不同的行业,其财务帐务处理方式还是有比较大的差异.如服务业、制造业与金融行业这三大行业,其财务处理方式就有很大的不同;集团财务处理规范、上市公司财务处理原则、单个公司的财务管理办法也有非常大的差异.
这就好像人的皮肤,不同的皮肤颜色要配不同颜色对衣服.不同行业的企业,也需要配备不同行业的财务管理软件.
有些软件公司的促销人员在推销他们的财务管理软件时,可能会不负责任的讲,他们的财务管理软件有多么多么的灵活,可以适应不同行业的需求.对于这种促销广告,我们要避而远之.世界上到今天为止,还没有一种包医百病的xx;也没有一款适合任何行业的财务管理软件.
有些财务管理系统,可能通过系统配置能够适合某些行业的需要,但是,企业也要为此付出不小的代价.如可能虽然可以实现某个需求,但是在帐务处理起来会比较麻烦,甚至比手工做帐还要麻烦,此时,就失去了上财务管理系统的意义.另外,灵活性往往意味着系统管理员需要进行大量的维护工作,而且,对于用户灵活,往往意味着系统的负责性.
故,笔者的建议是,在财务管理软件选购的时候,一定需要知道自己到底属于什么行业,这个行业在财务处理上有什么特点.然后根据这些需求对财务管理软件进行刷选.相信如此的话,企业就可以选到一款合适的财务管理软件.
四、 配套产品是否完善?
有时候,我们在选择财务管理软件的时候,不仅仅是选择财务管理软件本身,还需要考虑其周边的配套产品是否完善.
如我们在利用财务管理软件系统的话,我们有时候会考虑放弃手工的帐务,进行无纸办公.但是,根据国家的法律规定,又一定需要有书面的凭证与账簿.此时,我们该如何处理呢?
有些企业处理的很麻烦.他们现在系统中处理好相关的帐务工作,核对无误后,再在月底结帐的时候,把数据从系统中抄写到手工的帐簿中.很显然,这是重复性的工作.不但效率不高,而且,很容易抄错.故,这种处理方法不是笔者所推荐的处理方法.
有些企业就比较聪明.平时就在系统里进行帐务处理,然后到月底的时候,把相关的凭证、帐簿、报表等相关的单据打印出来,装订成册.但是,这么处理的话,又会遇到一个问题.我们都知道,国家对于财务账簿等都有固定的格式,所以,我们在打印这些单据的时候,也不能按自己喜欢的格式打呀?我们希望打印出来的格式能够满足国家法律规定的要求,而且,在国家法律规定的纸张上打印,以免除我们手工抄写的麻烦.
在这一方面,用友走在了前头.用友自己开发了一套凭证打印格式,可以满足国家规定的要求;而且他们还配备有专门的打印纸张.利用这个凭证打印格式与打印纸张打印出来的单据,是国家所认可的.如此的话,企业用户在系统里做好帐务处理之后,只需要直接把单据或者报表打印出来即可.而不需要再进行手工的登帐动作.
所以,企业在选择财务管理软件的时候,还需要适当xx一下,其周边的配套产品是否完善,能否符合企业的实际需求.
五、 软件的功能是否跟企业的规章制度相匹配?
财务管理软件是国内发展的最成熟的一个信息化信用.国内的金蝶、用友、新中大、管家婆等财务管理软件,其同质化的现象已经非常严重,各大品牌的财务管理软件在功能上大同小异,只是具体的处理流程上会有所差异.
而这个差异就是我们企业在选购时需要注意的地方.因为当企业的财务管理流程跟财务管理软件的作业流程不配套的话,那就只有两个选择.一个是企业进行业务流程重组,以符合企业财务管理软件的作业流程;另一个就是对财务管理软件进行二次开发,以符合企业的需求.无论哪一种方式,对于企业来说,都需要付出比较多的精力与成本.
所以,虽然财务软件本身的功能上没有多大的差异,但是,在具体的作业流程上,如单据审核流程上还是存在比较大的差异,这需要企业对照自己的管理制度,进行刷选.
笔者建议,企业用户在财务管理软件选购的时候,先整理一下自己的财务管理流程,如单据审核流程、费用报销流程等等,然后拿着这份流程去选择财务管理软件.就可以发现,各大财务管理软件在具体流程操作上的差异.如此,就可以选择一款最贴近自己管理流程的财务软件.如此在项目实施的时候,就可以减少流程变革的痛苦.