第二单元：高校各类档案整理方法的现状
   
     提要2：《规则》是档案行业标准，国家档案局要求各企事业单位参照实行。因而，各高校在推行过程中，具体执行情况并不xx一致，有未执行的、xx执行的和参照执行的三种情况，盐城师范学院参照执行《规则》。
在这一个单元中，我主要和大家谈一下我国目前高校各类档案的整理方法，以及盐城师范学院各类档案全面实行以件归档的背景。
    一、高校各类档案整理方法的现状分析
    根据《标准化法》的规定，“国家标准、行业标准分为强制性标准和推荐性标准。保障人体健康，人身、财产安全的标准和法律、行政法规规定强制执行的标准是强制性标准，其他标准是推荐性标准。”对照《规定》，《归档文件整理规则》属于推荐性标准，各地各部门根据档案工作实践的客观发展需要决定是否执行《规则》。高校也是如此。从目前来看，全国高校执行《规则》大致分为三种情况。
     {dy}种情况：高校各类档案全部执行《规则》要求，实行以件归档的整理方法。如昆明理工大学从2000年起，就全面实施《归档文件整理规则》，各类档案均实行以件归档。另外，兰州大学、海南大学、海南医学院、扬州大学、常州工学院、内蒙古农业大学、合肥工业大学等高校也纷纷制定了《归档文件整理规则》实施细则（或办法），并明确规定《实施细则》（或办法）适用于学校所有门类档案。这一规定突破了《规则》原来的整理方法改革范围，从文书档案延伸到高校各种科技档案和专门档案。
    第二种情况：高校文书档案执行《规则》要求，实行以件归档的整理方法，其他档案仍然以立卷为归档文件材料的整理方法。2002年3月15日，甘肃高校档案协会在兰州大学榆中校区召开工作会议，要求2002年起全省高校执行新归档规则，首先在党群、行政类档案中全面推行。另外，东华理工大学《归档文件整理规定》规定，“归档文件是指党政各职能部门在其活动中形成的办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件和电子文档材料。”中国海洋大学《归档文件整理规则》实施细则(试行)规，“本细则适用于《中国海洋大学<档案实体分类>与<规范>的实施办法》划分的十一大类档案中党群、行政、外事三大类的归档文件整理和其他大类中综合管理类档案的归档文件整理。”西北民族大学《归档文件整理规则》实施办法规定，“本《办法》适用于党政机关、事业单位在其职能活动中形成并已办理完毕，作为文书档案保存的纸质文件材料的整理。”此外，南京大学、集美大学、西北师范大学、安徽师范大学、齐齐哈尔大学、西华大学等高校的党政类文书档案按《归档文件整理规则》要求“以件为单位”进行整理、归档。
     第三种情况：高校各类档案尚未执行《规则》要求，仍以立卷为归档文件材料的整理方法。如复旦大学、同济大学、华东师范大学、华东理工大学、贵州师范大学、燕山大学等高校均是如此。其中复旦大学档案馆在整理档案时尽量采用立薄卷的方法。
    二、我校各类档案的全面实行以件归档的背景
    在国家教委6号令和《高等学校档案实体分类法》颁布以后，我校于1994年制定了《盐城师范学院档案实体分类法》，并实行全校各类的集中管理，除《办法》涉及的八大类档案外，还包括人事档案和学生档案在内。各类档案均实行组卷整理。我们实行以件归档主要是两个因素的影响。
    一是我校档案工作发展的需要。由于当时人手紧张、档案整理的工作量大，档案的信息资源开发与利用工作跟不上。2002年8月，根据组织安排，我从图书馆调到学校综合档案室工作。半年工作下来，我深深感到我校的档案工作除了收集、整理、统计、利用和保管正常开展外，档案的宣传、科研和档案文献的编纂等工作比较薄弱，主要原因是档案的整理花费了大量时间，如档案分类、案卷题名的拟写、案卷装订等。如何打开档案工作的新局面，推进档案工作的标准化、规范化、科学化、现代化建设是摆在我面前的重要任务。
    二是江苏推行“四化”档案业务工作方针的需要。2003年2月9日，江苏省档案局决定在全省机关、企业、事业单位中贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案业务工作方针，简便、高效、科学地开展本单位文件归档工作，推进全省档案工作的现代化建设，制定了《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》。为了贯彻这个方针，2003年3月31日至4月4日，我校与盐城工学院联合组团到扬州大学、南京大学、东南大学、复旦大学、华东师范大学和苏州大学等6所高校档案馆参观、考察，重点调研《归档文件整理规则》的实施情况，当时除扬州大学实行以件归档的改革外，其他高校仍按传统的立卷方法整理档案。考察归来以后，我把调研情况和我校档案整理方法的改革设想向学校领导作了汇报，得到了领导的支持和鼓励。于是，在调研的基础上，我们组织全体档案工作人员认真学习《归档文件整理规则》，并结合我校档案工作的实际情况，决定在全校各类档案中实行整理方法的改革，用以件归档的整理方法来替代立卷整理方法。

                       第三单元：高校各类档案以件归档的实施

    提要3：以盐城师范学院为案例，重点介绍了高校实施《规则》与《规则》的区别主要表现在4个方面：扩大了归档文件的类目、补充了专门档案和科技档案类目中件的确定、保证了高校各类档案整理的质量和体现了高校档案管理的特点，同时介绍 “件”的划分和装订方法的具体操作思路。
本单元是以盐城师范学院为案例，重点介绍了高校实施《规则》的特点以及“件”的划分和整理方法的具体操作思路。2003年11月17日，我校正式出台了《盐城师范学院〈归档文件整理规则〉实施细则》（试行）。《细则》分为五个部分，包括总则、整理原则、整理的组织工作、整理方法和附则。该《细则》是结合我校的实际情况对《规则》作了进一步细化。
   一、《细则》的特点
   1．扩大了归档文件的类目。《规则》对“ 归档文件”的解释是 “立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。”《细则》的解释是“指本院在各项职能和业务活动中形成并办理完毕的保存起来以便查考利用的各种纸质历史记录。”这就突破了“文书档案”类目的范围，延伸到高校其他类别的档案中。
   2．补充了专门档案和科技档案类目中件的确定。《规则》对文书档案中的件的确定作了详细说明，其他类目未能涉及。  《细则》弥补了这个缺陷，对高校档案中的财会类、基建类、科研类等“件”的确定都作了详细补充。
   3．保证了高校各类档案整理的质量。《规则》作为档案行业标准，主要针对文书档案而言。《细则》的制定是以《规则》为依据并{zd0}限度地简化整理方法，如财会类档案中一本凭证就确定为一件，保持原有装订方法。这种整理方法与文书档案保持一致。如果文书档案实行以件归档，其他类目的档案以卷归档，既不统一，又有主观随意性，就很难保证档案整理质量，不便于保管和利用。
    4．体现了高校档案管理的特点。由于高校档案具有多样性、客观规律性、周期性等特点，长期以来高校基本上采取了部门归档制度。如我校建立了档案管理网络，各部门、各二级学院有分管档案工作的领导和专兼职档案员。因此，我校在归档章编制方面，充分体现高校档案管理的特点，与《规则》比，既有联系，又有区别。《规则》归档章设置6个项目，包括全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、室编件号、馆编件号。《细则》保留了其中4个项目，把机构（问题）改为类目，室编件号改为部门件号，另增加盒号和总页数两个项目。
    二、“件”的确定
    我校在以件归档中，对“件”的确定主要依据以下几个方面：{dy}，按文件学理论来界定是否属于一份完整的文件，即一份完整的文件为一件，如文件正本与定稿为一件、批复件与请示件这一件等。第二，根据文件形成的自然规律界定“件”，一份文件中包含有相对独立的可检索利用的内容多又相对独立的，可将相对独立的部分界定为一件，如科研档案中的原始数据、教学档案中的招生名册以及基建档案中的立项、开工、施工、竣工文件等，可根据文件材料的性质、阶段性、区域性等特点来界定“件”。第三，档案检索中有关联的多份文件组合成一件，如教学档案中的学籍表，可把同一个班级的学籍材料组合为一件，如科研档案中的获奖申报材料，可把申报表、科研成果、社会影响或实际效果证明、其他材料等界定为一件。第四，根据专门档案和科技档案的特点来界定“件”，如财务档案中的一本会计凭证、一本会计账簿、一册会计报表等各为一件；第五，根据利用率界定件，如科研档案中开题报告和试验材料利用率较低，可以作为一件来处理；成果鉴定材料、证书、图纸等分别作为一件处理。
   对各类档案“件”的具体确定，我校从19个方面进行了规定：
   1．文件正本与定稿为一件，定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；
   2．重要文件的正文与历次修改稿原则上为一件，必要时可各为一件；
   3．正文与附件为一件，附件数量较多或太厚不易装订时也可各为一件；
   4．原件与复制件为一件；
   5．转发件与被转发件为一件；
   6．正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸、签批条等）为一件；
   7．来文与复文（请示与批复、报告与批示、问函与复函等）原则上为一件，必要时可分别为一件；
   8．报表、名册、图册等按其原有的装订方式，一册（本）为一件，未装订成册而式样同一的表格以一定的单位组合起来为一件；
   9．介绍信存根一本为一件，介绍信按类组成一件或数件；
   10．学院会议记录（包括党委会、党政联席会、院长办公会等）以一次会议为一件，各部门、系（院）的会议记录一般以一年（或学期）为一件，个别内容较多者也可分为数件；
    11．成套的会议文件各为一件；
   12．教学类档案中：
  （1）全日制和成人教育招生名册按本科、专科分别为一件或数件；学籍档案以一个班级为一件，研究生学籍视实际情况待定；
  （2）学生学籍变动与奖、惩文件，其发文、审批表、检查等为一件或数件；
  （3）四、六级英语、计算机和普通话、现代教育技术考（测）试成绩，同一批次的为一件或数件；
  （4）教学任务通知书、教学进度表视实际情况以一个系（院）或数个系（院）为一件；
  （5）学位论文以人计件，一人为一件，学位评审表原则上同一系（院）（或班级）为一件，必要时为数件。
   13．出版物的正本按出版物正本的自然状态界定件，同种期刊的同期底稿视为一件或数件，同种期刊的审稿意见书为一件或数件；
   14．仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件；
   15．科研档案中，课题研究项目文件材料按其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，视课题不同阶段材料的具体情况确定件，如科研课题的项目申请书、验收评价报告书、科研成果各为一件，其中科研成果数量较多时有独立成册的以自然状态为件；课题研究成果报奖、鉴定材料原则上同上；
   16．基建类档案中，一项工程的同一类基建图纸视为一件；
   17．外事档案的出入境文件，以人（团体）为单位组成件，即同一人（团体）的同一次出（入）境的请示、批复、来往函件视为一件或数件；
   18．财会档案中，会计凭证、帐册均以自然状态的每本（册）为一件，一个会计核算单位的一份报表为一件；
   19．行政类审计档案，审计结果通知书与附件为一件或数件。
在上述19种“件”的规定中，1—11项针对文书档案，12——19项主要针对文书档案外的其他类别的档案。
    三、装订的原则
   《细则》要求档案装订要简单易行，减少破坏。因此，我校档案装订的方法是去除易锈蚀的金属物，包括订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品，原则上采用不锈钢订书钉装订，对较薄的文件采用专用浆糊粘贴，较厚的文件采用三孔一线法装订；对短期保存的文件和装订成册的书刊、图表等可保持原装订方式不变。对教学档案中的学生成绩表、新生录取名册等材料，每件加封面和封底后装订。
    在各类档案的装订上，以件为保管单位的各文种和稿本的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性文件在前，依据性文件在后；文件处理单在前，正文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；或汉文本在前，少数民族文字文本在后。（待续）