档案界论坛《业务讲座》第三讲
高校各类档案以件归档的实践——以盐城师院为例
江苏省盐城师范学院档案馆馆长研究馆员 卞咸杰
提要1：高校档案是随着高等学校的建立而产生，随着高等学校的发展而逐渐积累起来的。它形成于高校一切实践活动之中，是高校各种门类档案的总称。它既有一般档案的原始记录性、社会性等特点，又具有自身的多样性、客观规律性和周期等特点。在类目设置上，逐步从最初的文书档案扩展到目前的文书档案、专门档案和科技档案。
提要2：《规则》是档案行业标准，国家档案局要求各企事业单位参照实行。因而，各高校在推行过程中，具体执行情况并不xx一致，有未执行的、xx执行的和参照执行的三种情况，盐城师范学院参照执行《规则》。
提要3：以盐城师范学院为案例，重点介绍了高校实施《规则》与《规则》的区别主要表现在4个方面：扩大了归档文件的类目、补充了专门档案和科技档案类目中件的确定、保证了高校各类档案整理的质量和体现了高校档案管理的特点，同时介绍
“件”的划分和装订方法的具体操作思路。
提要4：从继续贯彻“便于保管和利用”的基本原则，运用计算机及档案管理软件辅助整理各类档案，制定科学、实用的高校档案分类方案，正确理解“随办随归”的整理要求，灵活掌握“件”的概念等方面强调高校各类档案以件归档时需要注意的问题。
提要5：以件归档有许多优点，从盐城师范学院实践的效果来看还有促进了我校新校区建设工程档案工作的顺利开展、对人事档案的整理也有一定的借鉴作用、丰富和补充档案教学内容、促进档案工作的对外交流、有利于各类档案的统计等方面的优点。同时，《规则》还有不完善的地方，主要表现在过分依赖计算机设备和档案管理软件、没有合适的装订方法、增加了管理工作的难度和在“件”的确定上仍有模糊认识等方面。
国家档案局于2001年正式施行的中华人民共和国档案行业标准《档案文件整理规则》（DA/T22——2000），是我国{dy}次以法规标准形式规范归档文件的整理工作，为新形势下规范、高效地进行归档文件整理工作提供了依据，对我国机关、团体、企事业单位档案的现代化和可持续发展具有重要意义。但《规则》推行文件级整理，对立卷方法进行重大改革，主要是针对文书档案而言。而高校的档案中，不仅有大量的文书档案，还有各种类别的科技档案和专门档案，如何从高校档案工作的实际出发，适应档案现代化的需要，合理、准确地贯彻实施《规则》，是摆在高校档案部门面前的一项重要任务。
{dy}单元：高校档案的特点及类目的演变
提要1：高校档案是随着高等学校的建立而产生，随着高等学校的发展而逐渐积累起来的。它形成于高校一切实践活动之中，是高校各种门类档案的总称。它既有一般档案的原始记录性、社会性等特点，又具有自身的多样性、客观规律性和周期等特点。在类目设置上，逐步从最初的文书档案扩展到目前的文书档案、专门档案和科技档案。
在谈高校各类档案以件归档的实践之前，我先讲一下高校档案的特点及类目的演变情况，以便大家更清楚地了解高校为什么不仅仅在文书档案类实行《规则》，而是在各类档案中实行以件归档，全面推行各类档案整理方法的改革。
一、高校档案的特点
高校档案是随着高等学校的建立而产生，随着高等学校的发展而逐渐积累起来的。它形成于高校一切实践活动之中，是高校各种门类档案的总称。随着我国高等教育事业的发展，高校档案的种类不断增加，内容愈来愈丰富。由于高校各项活动的特殊性，无论在内容方面，还是在形成规律方面，除了具有一般档案的原始记录性、社会性等特点外，还有自身的特点。
首先是多样性。高校有教学、科研和管理三大职能，因而其档案也呈多样化。如在教学管理、教学实践和教学研究活动中，形成了“教学类档案”；在科学研究活动中，形成了“科研类档案”；在基本建设中，形成了“基建类档案”；在产品研制、试制及其生产活动中，形成了“仪器设备档案”等。高校档案不仅来源于其各种组织机构，而且还来源于个人。在个人事务性活动中，也同样形成大量的文件材料，如论文、论著、成果、手稿、手迹、信函、照片、证书等。
其次是客观规律性。高校在教育活动中所形成的文件材料，其形成规律与其直接反映的教育活动规律是相一致的。高校的任何客体活动过程都会产生相应的文件材料，如党政管理类文件材料，就形成于高校贯彻教育方针、推行教育法令、评估教育质量、组织教学活动、拟定规章制度、审核教育经费等系列教育活动中，它客观地反映了党政管理活动的过程。因此形成的党政管理档案，它的形成规律和党政管理活动规律是相一致的。
第三是周期性。高校各项活动的时间安排是以学年为单位的，这与其他企事业单位的活动时间有一定的区别。学年是高校的活动周期，每个学年的活动是有一定规律性的，如每年秋学期初的新生入学军训、春学期末的毕业典礼等。由于这一特点，档案内容在时间上也呈现对应的周期性特点，如我校归档的《关于公布2003年秋学期普通话水平测试工肯有二级乙等及以上等级学生名单的通知》、《物电学院2008年春学期期中教学质量自查报告》、《盐城师范学院2007年秋学期教学工作意见》等文件都有鲜明的周期性特征。
二、高校各类档案类目的演变
高校在教学、科研、管理等各项活动中，每年不仅为国家培养了大批的优秀人才，研究了大量高水平的科研成果，而且还形成了大量有保存价值的档案。但早期的高校档案是以文书档案为主，其他类目的档案为辅。随着高校各项活动的开展，档案类目也在不断增加，既有其他企事业单位的党群、行政、科研、基建、产品、设备、财会等类的档案，又有高校特有的教学、学生等类的档案。
那么，最初对高校各类档案类目的划分是什么时候呢？1982年12月25日，教育部印发了《高等学校科学技术档案工作办法》，把高校档案分成两大类：文书档案和科技档案。并提出科技档案是本校在教学、科研、基本建设、设备管理、生产技术等活动中形成的应当归档保存的科技文件材料（包括图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录音带、录像带等）。另外，还明确规定科技档案的归档范围共七大类：教学类、科学研究类、基建类、设备类、产品生产类、科技外事类和出版物类。这样一来，高校的档案实际上有八大类。
紧接着，1989年10月10日，当时的国家教育委员会废止《高等学校科学技术档案工作办法》〔（82）教办字254号〕、《关于高等学校文书档案保管期限的规定》〔（84）教办字210号〕等两个文件，并在此基础上颁布了6号令《普通高等学校档案管理办法》。该《办法》把高校档案归档的范围分为九大类：党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类。与《高等学校科学技术档案工作办法》相比，《办法》在归档范围上最明显的变化，一是把文书档案更名为党政管理档案，二是增加了财会类。
1993年11月16日，国家教育委员会又发布了《高等学校档案实体分类法》，根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，即党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会。与《办法》相比，《分类法》在归档范围上并没有大的变化，只是将党政管理类分成党群和行政两大类，其他个别类别的名称在表述上稍有变化，但内容上没有实质性的改变。
2008年8月20日，教育部和国家档案局联合颁布了27号令《高等学校档案管理办法》，这是在原《办法》的基础上修订而成，它的归档范围分为党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类。与原《办法》和《分类法》相比，新《办法》的归档范围只是增加了学生类，其他并无实质性变化。
从上述高校档案归档范围及其演变的情况来看，无论怎么变化，高校档案大体上分成三个种类，一是文书档案，即党群类和行政类档案，二是科技档案，即科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类档案，三是专门档案，即学生类、教学类、出版物类、外事类、财会类。
三、我校档案实体分类的具体做法
我校目前对各类档案的分类，主要是根据《分类法》和新《办法》，把各类纸质档案分成xx类：党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类。其中：
党群类主要包括校党委、纪检、组织、宣传、工会、团委、二级学院党总支等部门在工作过程中形成的会议文件、记录、计划、总结、请示、报告、批复、声像等有保存价值的文件材料。
行政类主要包括校长办公室、人事处、学生处、保卫处、图书馆、档案馆、各二级学院等行政职能部门工作中形成的文件材料。
教学类主要包括教学管理、教学实践、教学研究（全日制本科生、成人教育等）形成的具有保存价值的文件材料。
科学研究类主要包括科研管理和科研实践活动中（课题、成果、专利等）形成的文件材料。
基本建设类包括在基本建设管理和基本建设工程项目中直接形成的综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材等文字、图表及声像载体材料。
仪器设备类包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（特别是价值10万元以上）的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改造各环节中形成的文件材料。
出版类主要包括我校编辑出版的学报、校报校刊及其他有刊号的出版物的审稿单、原稿、样刊及出版发行记录等形成的一系列文件材料。
外事类主要包括我校人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳台专家教师在教学、科研等活动中形成的文件材料；我校授予国外、港澳台学者及xx社会活动家名誉职务的有关材料等。
财会类主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
另外，我校的档案实体分类法中又附设了声像类和实物类。声像类是《分类法》中附设的，主要包括学校各项活动中形成的以及与本校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。实物类是我校新设的，主要包括本校和校内各单位集体和个人受到市、省级以上的各种表彰获得的奖状、奖牌以及具有保存价值的各种画册、xxx书、校徽以及反映学校历史沿革的各种实体物件等。
在上述分类的基础上，我校实行部门归档制度，做到“三纳入”、“四同步”，使归档进一步规范化、制度化，保证了档案管理工作的顺利进行。
第二单元：高校各类档案整理方法的现状
提要2：《规则》是档案行业标准，国家档案局要求各企事业单位参照实行。因而，各高校在推行过程中，具体执行情况并不xx一致，有未执行的、xx执行的和参照执行的三种情况，盐城师范学院参照执行《规则》。
在这一个单元中，我主要和大家谈一下我国目前高校各类档案的整理方法，以及盐城师范学院各类档案全面实行以件归档的背景。
一、高校各类档案整理方法的现状分析
根据《标准化法》的规定，“国家标准、行业标准分为强制性标准和推荐性标准。保障人体健康，人身、财产安全的标准和法律、行政法规规定强制执行的标准是强制性标准，其他标准是推荐性标准。”对照《规定》，《归档文件整理规则》属于推荐性标准，各地各部门根据档案工作实践的客观发展需要决定是否执行《规则》。高校也是如此。从目前来看，全国高校执行《规则》大致分为三种情况。
{dy}种情况：高校各类档案全部执行《规则》要求，实行以件归档的整理方法。如昆明理工大学从2000年起，就全面实施《归档文件整理规则》，各类档案均实行以件归档。另外，兰州大学、海南大学、海南医学院、扬州大学、常州工学院、内蒙古农业大学、合肥工业大学等高校也纷纷制定了《归档文件整理规则》实施细则（或办法），并明确规定《实施细则》（或办法）适用于学校所有门类档案。这一规定突破了《规则》原来的整理方法改革范围，从文书档案延伸到高校各种科技档案和专门档案。
第二种情况：高校文书档案执行《规则》要求，实行以件归档的整理方法，其他档案仍然以立卷为归档文件材料的整理方法。2002年3月15日，甘肃高校档案协会在兰州大学榆中校区召开工作会议，要求2002年起全省高校执行新归档规则，首先在党群、行政类档案中全面推行。另外，东华理工大学《归档文件整理规定》规定，“归档文件是指党政各职能部门在其活动中形成的办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件和电子文档材料。”中国海洋大学《归档文件整理规则》实施细则(试行)规，“本细则适用于《中国海洋大学<档案实体分类>与<规范>的实施办法》划分的十一大类档案中党群、行政、外事三大类的归档文件整理和其他大类中综合管理类档案的归档文件整理。”西北民族大学《归档文件整理规则》实施办法规定，“本《办法》适用于党政机关、事业单位在其职能活动中形成并已办理完毕，作为文书档案保存的纸质文件材料的整理。”此外，南京大学、集美大学、西北师范大学、安徽师范大学、齐齐哈尔大学、西华大学等高校的党政类文书档案按《归档文件整理规则》要求“以件为单位”进行整理、归档。
第三种情况：高校各类档案尚未执行《规则》要求，仍以立卷为归档文件材料的整理方法。如复旦大学、同济大学、华东师范大学、华东理工大学、贵州师范大学、燕山大学等高校均是如此。其中复旦大学档案馆在整理档案时尽量采用立薄卷的方法。
二、我校各类档案的全面实行以件归档的背景
在国家教委6号令和《高等学校档案实体分类法》颁布以后，我校于1994年制定了《盐城师范学院档案实体分类法》，并实行全校各类的集中管理，除《办法》涉及的八大类档案外，还包括人事档案和学生档案在内。各类档案均实行组卷整理。我们实行以件归档主要是两个因素的影响。
一是我校档案工作发展的需要。由于当时人手紧张、档案整理的工作量大，档案的信息资源开发与利用工作跟不上。2002年8月，根据组织安排，我从图书馆调到学校综合档案室工作。半年工作下来，我深深感到我校的档案工作除了收集、整理、统计、利用和保管正常开展外，档案的宣传、科研和档案文献的编纂等工作比较薄弱，主要原因是档案的整理花费了大量时间，如档案分类、案卷题名的拟写、案卷装订等。如何打开档案工作的新局面，推进档案工作的标准化、规范化、科学化、现代化建设是摆在我面前的重要任务。
二是江苏推行“四化”档案业务工作方针的需要。2003年2月9日，江苏省档案局决定在全省机关、企业、事业单位中贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案业务工作方针，简便、高效、科学地开展本单位文件归档工作，推进全省档案工作的现代化建设，制定了《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》。为了贯彻这个方针，2003年3月31日至4月4日，我校与盐城工学院联合组团到扬州大学、南京大学、东南大学、复旦大学、华东师范大学和苏州大学等6所高校档案馆参观、考察，重点调研《归档文件整理规则》的实施情况，当时除扬州大学实行以件归档的改革外，其他高校仍按传统的立卷方法整理档案。考察归来以后，我把调研情况和我校档案整理方法的改革设想向学校领导作了汇报，得到了领导的支持和鼓励。于是，在调研的基础上，我们组织全体档案工作人员认真学习《归档文件整理规则》，并结合我校档案工作的实际情况，决定在全校各类档案中实行整理方法的改革，用以件归档的整理方法来替代立卷整理方法。
第三单元：高校各类档案以件归档的实施
提要3：以盐城师范学院为案例，重点介绍了高校实施《规则》与《规则》的区别主要表现在4个方面：扩大了归档文件的类目、补充了专门档案和科技档案类目中件的确定、保证了高校各类档案整理的质量和体现了高校档案管理的特点，同时介绍
“件”的划分和装订方法的具体操作思路。
本单元是以盐城师范学院为案例，重点介绍了高校实施《规则》的特点以及“件”的划分和整理方法的具体操作思路。2003年11月17日，我校正式出台了《盐城师范学院〈归档文件整理规则〉实施细则》（试行）。《细则》分为五个部分，包括总则、整理原则、整理的组织工作、整理方法和附则。该《细则》是结合我校的实际情况对《规则》作了进一步细化。
一、《细则》的特点
1．扩大了归档文件的类目。《规则》对“ 归档文件”的解释是
“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。”《细则》的解释是“指本院在各项职能和业务活动中形成并办理完毕的保存起来以便查考利用的各种纸质历史记录。”这就突破了“文书档案”类目的范围，延伸到高校其他类别的档案中。
2．补充了专门档案和科技档案类目中件的确定。《规则》对文书档案中的件的确定作了详细说明，其他类目未能涉及。 《细则》弥补了这个缺陷，对高校档案中的财会类、基建类、科研类等“件”的确定都作了详细补充。
3．保证了高校各类档案整理的质量。《规则》作为档案行业标准，主要针对文书档案而言。《细则》的制定是以《规则》为依据并{zd0}限度地简化整理方法，如财会类档案中一本凭证就确定为一件，保持原有装订方法。这种整理方法与文书档案保持一致。如果文书档案实行以件归档，其他类目的档案以卷归档，既不统一，又有主观随意性，就很难保证档案整理质量，不便于保管和利用。
4．体现了高校档案管理的特点。由于高校档案具有多样性、客观规律性、周期性等特点，长期以来高校基本上采取了部门归档制度。如我校建立了档案管理网络，各部门、各二级学院有分管档案工作的领导和专兼职档案员。因此，我校在归档章编制方面，充分体现高校档案管理的特点，与《规则》比，既有联系，又有区别。《规则》归档章设置6个项目，包括全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、室编件号、馆编件号。《细则》保留了其中4个项目，把机构（问题）改为类目，室编件号改为部门件号，另增加盒号和总页数两个项目。
二、“件”的确定
我校在以件归档中，对“件”的确定主要依据以下几个方面：{dy}，按文件学理论来界定是否属于一份完整的文件，即一份完整的文件为一件，如文件正本与定稿为一件、批复件与请示件这一件等。第二，根据文件形成的自然规律界定“件”，一份文件中包含有相对独立的可检索利用的内容多又相对独立的，可将相对独立的部分界定为一件，如科研档案中的原始数据、教学档案中的招生名册以及基建档案中的立项、开工、施工、竣工文件等，可根据文件材料的性质、阶段性、区域性等特点来界定“件”。第三，档案检索中有关联的多份文件组合成一件，如教学档案中的学籍表，可把同一个班级的学籍材料组合为一件，如科研档案中的获奖申报材料，可把申报表、科研成果、社会影响或实际效果证明、其他材料等界定为一件。第四，根据专门档案和科技档案的特点来界定“件”，如财务档案中的一本会计凭证、一本会计账簿、一册会计报表等各为一件；第五，根据利用率界定件，如科研档案中开题报告和试验材料利用率较低，可以作为一件来处理；成果鉴定材料、证书、图纸等分别作为一件处理。
对各类档案“件”的具体确定，我校从19个方面进行了规定：
1．文件正本与定稿为一件，定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；
2．重要文件的正文与历次修改稿原则上为一件，必要时可各为一件；
3．正文与附件为一件，附件数量较多或太厚不易装订时也可各为一件；
4．原件与复制件为一件；
5．转发件与被转发件为一件；
6．正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸、签批条等）为一件；
7．来文与复文（请示与批复、报告与批示、问函与复函等）原则上为一件，必要时可分别为一件；
8．报表、名册、图册等按其原有的装订方式，一册（本）为一件，未装订成册而式样同一的表格以一定的单位组合起来为一件；
9．介绍信存根一本为一件，介绍信按类组成一件或数件；
10．学院会议记录（包括党委会、党政联席会、院长办公会等）以一次会议为一件，各部门、系（院）的会议记录一般以一年（或学期）为一件，个别内容较多者也可分为数件；
11．成套的会议文件各为一件；
12．教学类档案中：
（1）全日制和成人教育招生名册按本科、专科分别为一件或数件；学籍档案以一个班级为一件，研究生学籍视实际情况待定；
（2）学生学籍变动与奖、惩文件，其发文、审批表、检查等为一件或数件；
（3）四、六级英语、计算机和普通话、现代教育技术考（测）试成绩，同一批次的为一件或数件；
（4）教学任务通知书、教学进度表视实际情况以一个系（院）或数个系（院）为一件；
（5）学位论文以人计件，一人为一件，学位评审表原则上同一系（院）（或班级）为一件，必要时为数件。
13．出版物的正本按出版物正本的自然状态界定件，同种期刊的同期底稿视为一件或数件，同种期刊的审稿意见书为一件或数件；
14．仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件；
15．科研档案中，课题研究项目文件材料按其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，视课题不同阶段材料的具体情况确定件，如科研课题的项目申请书、验收评价报告书、科研成果各为一件，其中科研成果数量较多时有独立成册的以自然状态为件；课题研究成果报奖、鉴定材料原则上同上；
16．基建类档案中，一项工程的同一类基建图纸视为一件；
17．外事档案的出入境文件，以人（团体）为单位组成件，即同一人（团体）的同一次出（入）境的请示、批复、来往函件视为一件或数件；
18．财会档案中，会计凭证、帐册均以自然状态的每本（册）为一件，一个会计核算单位的一份报表为一件；
19．行政类审计档案，审计结果通知书与附件为一件或数件。
在上述19种“件”的规定中，1—11项针对文书档案，12——19项主要针对文书档案外的其他类别的档案。
三、装订的原则
《细则》要求档案装订要简单易行，减少破坏。因此，我校档案装订的方法是去除易锈蚀的金属物，包括订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品，原则上采用不锈钢订书钉装订，对较薄的文件采用专用浆糊粘贴，较厚的文件采用三孔一线法装订；对短期保存的文件和装订成册的书刊、图表等可保持原装订方式不变。对教学档案中的学生成绩表、新生录取名册等材料，每件加封面和封底后装订。
在各类档案的装订上，以件为保管单位的各文种和稿本的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性文件在前，依据性文件在后；文件处理单在前，正文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；或汉文本在前，少数民族文字文本在后。（待续）
