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数码照片档案，剪不断理还乱

文/ 春风秋水

随着数码相机的不断跳楼甩卖，拥有数码相机的部门和单位是越来越多了，而且经常是一个单位或部门内有好几台数码相机，于是拍照不再是综合办公室或宣传科室的“专利”了。大量数码照片的生成，为丰富、充实各级档案馆（室）的档案库存提供了有利条件，继之而来的是，越来越多的数码照片档案的管理成为一个摆在档案工作者面前的难题。
首先，数码照片档案管理之难，难在收集范围广。
一是数码照片档案的收集来源更广泛。以往，各单位或部门的声像档案一般都是来自综合办公室或宣传科室，照片档案收集的对象相对较为集中。但是现在几乎是每个科室或部门都有一台或几台数码相机，因此数码照片档案的收集自然比以前更为麻烦。一些数码照片的拍摄人员及其主管人员既没有将数码照片及时归档的档案意识，也缺乏档案管理方面的业务知识，照片拍摄人员或其主管人员不知道应及时将数码照片归到档案馆 (室)，造成了数码照片形成后，这些数码照片只是存于本科室或部门的电脑中，也不知会档案管理人员的局面。档案管理人员如不及时与这些科室或部门沟通、协调、跟踪，很有可能遗漏掉相当多的数码照片档案。而且，一些数码照片的拍摄人员及其主管人员存在着一定的顾虑，担心这些数码照片归档后，利用起来会很不方便，于是舍不得将数码照片归到档案馆(室)。再说，档案管理人员也不可能天天跟在这些科室或部门的人员身后，档案人员要了解各科室或部门数码照片的形成情况，摸清各个科室或部门电脑中数码照片的存储情况，其难度可想而知。二是数码照片档案的收集标准不确定。由于目前还有相关的部门或行业标准，数码照片档案的管理处于一种无“法”可依、无“章”可循的“真空”状态。对于数码照片档案，哪些需要收集，哪些不需要收集；哪些需要随时收集，哪些需要定期收集；对于应该收集的，应该怎样进行收集，办理怎样的归档手续，常令档案管理人员不知所措，不是“照单全收”就是丢三落四，甚至挂一漏万。
其次，数码照片档案管理之难，难在整理难度大。
一是需整理的数码照片档案较为庞杂。大多数拍摄人员在拍摄完毕后只是将大量的数码照片卸载、转存于电脑上，很少有人会及时对其进行筛选、分类、编写图片说明等初步整理工作。时间一长，电脑中存储的照片文件越来越多，有的照片连拍摄者本人也说不出个子丑寅卯来。往往是在档案管理人员收交、催交照片档案时，拍摄人员一股脑儿地全盘托出，将其发送或复制给档案管理人员，不是内容重复，就是照片质量参差不齐。档案管理人员在整理数码照片时，既要鉴定、筛选，又要对原数码照片文件重新命名，还要进行刻录光盘、编写、粘贴文字说明等一系列大量烦琐的整理工作。另一方面，一些单位或部门的档案管理人员较少，由于人手紧张而无法及时完成数码照片的归档整理工作，即便是有心为之，也多会因为数码照片“拍摄人员未知、拍摄时间不明、拍摄内容不详”等原因而无从着手。二是数码照片档案的整理方法不规范。目前，在数码照片的分类、文件档号的编制、是否需要文字说明，以及文字说明所采用的文件格式和存放位置等具体的整理要求上，还没有统一的规定。而且照片拍摄人员对归档要求又不清楚，于是各行其是，有的科室或部门连最起码的时间、地点、人物、事件、像数、拍摄人等照片说明都不编制，有的即使整理也仅局限在编制光盘号和光盘目录这一层。三是数码照片档案的冲印会损失内容。对于具有重要价值需长期保存的数码照片，一般在归档时会冲印成纸质照片，实行双套制保管。数码照片由于格式问题，其在冲印过程中会有一定程度的内容损失。目前，用数码相机拍摄出来的照片，文件的像素长宽比大多为 4：3(如 1600×1200)，而传统照片的常用相纸一般是按 3：2比例输出的，因此，在数码照片的冲印过程中会出现画面裁剪或者保留白边的情况。这样一来，如果想把数码照片冲印出来保存，往往照片裁切不完整，使照片内容完整度受影响。
再次，数码照片档案管理之难，难在安全隐患多。
数码照片无论存储在相机上还是电脑里，都是以数字文件形式来保存的，可以做到即拍即看，查阅、复制、整理都十分方便，这一点是传统照片所望尘莫及的。但是，当数码照片需要作为档案保存时，它数字化的优势变成了劣势。一是数码照片的易损。数码照片的保存和使用xx依赖于电脑硬件、操作系统和应用软件。电脑病毒、硬件故障、软件升级、网络传输过程出错和操作方法都可能造成数据文件严重破坏或丢失。如果操作人员在整理照片时，把那些认为“无用 ”的照片删除掉，或者误操作而又未作备份，这些数码照片档案将荡然无存。二是数码照片的易改。目前数码相机有三种存储格式：RAW、TIFF和JPEG。JPEG是目前几乎所有的数码相机都采用的照片格式，它可以支持16M 种颜色，能够很好地再现全彩色图像。由于几乎所有的图像浏览和编辑软件都可以打开它，因此这种格式的图片文件极易被修改，使用Windows 操作系统中自带的 “ 画图 ”工具，只需轻点几下鼠标，就可以实现对JPEG图片内容的编辑、翦切，如果使用强大的P hotoshop 软件，则可以把JPEG图片改的面目全非。至于RAW、TIFF两种格式，Photoshop 等图像编辑软件也很容易就可以对其图像内容进行修改。不仅电脑对数码照片的增、删、修改十分容易，而且一般情况下也难以看出痕迹。三是存储设备不可靠。目前光盘的质量参差不一，一般光盘即使保管良好，四至五年就有可能出问题，甚至有不少光盘使用期都不足一年。此外，在光盘表面使用记号笔著录有关必备信息，其液体也可能会对光盘有一定的销蚀作用。灰尘太大和光盘使用过频等等都可能影响光盘的寿命。
{zh1}，数码照片档案管理之难，难在检索利用烦。
目前，许多单位所使用的办公自动化系统或档案电脑管理系统很少有将数码照片档案的管理纳入其中的，对数码照片的检索和查找只能在档案室的电脑上进行，数码照片的检索查阅难现象较为严重，从而导致数码照片档案资源难于得到有效的开发利用。由于数码照片档案储存量较大，一个单位一年的数码照片总量，少则十几G ，多则上百G，因此不可能将数码照片档案数据库建立在单台电脑的硬盘中，只能是采用读取光盘的方式进行检索。如果需要跨年度、有关联的专题检索，要浏览、检索许多张光盘，实为不便。而且目前也不能由电脑自动生成打印目录，而需要手工编目，因此导致检索手段单一落后，检索起来不胜其烦，加剧了照片档案利用的难度。此外，各单位或部门在查找利用未整理的数码照片时，非拍摄者本人很难查找到所需要的数码照片。有时候就连拍摄者本人都需要在若干个文件夹中反复查找。时间久了，有时拍摄者本人对一些数码照片都想不起拍摄时间、拍摄地点、拍摄内容等相关信息，导致数码照片很难利用，甚至有些数码照片根本就无法提供利用。

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