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数码照片档案管理，摸着石头过河
文/ 春风秋水

随着计算机、数码相机的普及和应用，各单位形成的数码照片越来越多，其应用也越来越广泛。对日益增长的数码照片档案如何进行收集、整理、归档和保管，成为档案管理者工作新的挑战。由于目前还有相关的部门或行业标准，数码照片档案的管理处于一种无“法”可依、无“章”可循、无标准可执行的“真空”状态。一些地方针对各单位数码相机使用频率增加、数码照片档案管理缺乏规范的情况进行了努力的探索、有益的尝试，取得了一些成果。如，南京出台了《南京市数码照片档案管理规范(暂行)》、青岛市出台了《青岛市机关数码照片档案管理规范（试行）》（青档字[2004]13号）、绍兴市出台了《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、北京市宣武区出台了《宣武区数码照片档案管理细则（试行）》，《重庆市照片档案收集整理实施细则》（渝档发〔2006〕36号）在细化国家标准《照片档案管理规范》的基础上对数码照片整理要求和归档方法也作出了具体的规定。
从南京、青岛、绍兴三地试行（或暂行）的“数码照片档案管理规范”（办法、细则）来看，各有千秋。
一、适用范围。
南京和青岛规定了数码照片档案管理规定的适用范围，但是绍兴市对此未作规定。
二、引用规范。
只有南京市列出了“数码照片档案管理规范”的引用标准与相关规范——DA／T22归档文件整理规则、GB／T1 8894电子文件归档与管理规范、GB／T1 1 821照片档案管理规范。青岛和绍兴两地均未有此内容。
三、术语定义。
南京、青岛、绍兴三地对于数码照片档案管理的相关术语都进行了定义。南京和青岛只定义了“数码照片”和“数码照片档案”，绍兴市不仅定义了这两个术语，还定义了“数码照片文件目录”和“数码照片光盘目录”。
四、收集与归档。
青岛、绍兴两地的收集范围要小于南京的收集范围。按照数码照片采集渠道，南京和青岛将其分为两类：数码件和扫描件。绍兴市未对其予以分类。
在数码照片档案的归档要求上，实施前端控制。青岛市规定，形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，自形成之日起一个月内向本单位档案部门移交，并办理移交手续。南京和绍兴未对归档的时间做出具体的规定，只是泛泛地说要“及时”移交、归档。个人以为，由于有些单位数码照相机增多，不少部门都会生成数码照片。因此，每一个组织单位都要指定专人负责数码照片的收集，并采用灵活的方式实行定时收集；强化各有关部门和人员的档案收集意识，特别是要尽快建立数码照片归档制度并完善相关档案管理制度，以便在档案部门的统一协调下，完成数码照片的形成、积累、归档和保管等工作。
在数码照片档案的文字说明上，绍兴市规定最为详备，要求文字说明以EXCEL电子表格形式，以张为单位，著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置四个项目。照片题名，包括地点、人物、事由、背景等要素；照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识；文件位置，应反映该数码照片存储的文件夹及照片的名称。南京市和青岛市要求时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素尽可能齐全。
在数码照片档案的图片格式上，三地都统一要求将其转换为TIFF、JPEG这两种通用格式。绍兴和青岛还规定了数码件的像素和扫描件的线数——数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。南京市未对此予以明确。实际上，由于数码相机的生产技术发展较快，300万像素的数码相机已经被市场淘汰，所以各地档案馆（室）在数码照片的像素指标上可根据实际情况略作调整。此外，扫描照片要根据照片的大小、质量、重要程度、数字化目的等调整线数，如小照片、老化褪色照片、比较重要的照片和需要进行印刷的照片等需调高扫描线数。
在数码照片档案的保存方式上，三地不约而同地都实行双套制。重要的数码照片，应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理参照国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》执行，归档时应标明互见号，格式为：全宗号—目录号—光盘号—照片号（标注于纸质照片的文字说明中）或全宗号—目录号—案卷号—照片号（标注于数码照片的文字说明中）。
五、整理与著录。
一是数码照片档案的鉴定。鉴定主要包括对数码照片质量、原始性和真实性的鉴定。画面内容、图像质置和文件格式共同决定着数码照片的档案价值，因此应该选取具有代表性、能全面反映事件全貌及其细节、视觉冲击力强的数码照片归档。南京和绍兴都对鉴定做出了明确要求，对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限。归档的数码照片原则上应为原件，以确保其原始性。照片经过修改的不能作为档案归档。青岛市对然没有“签定”这一环节，但是其在“移交、接收检验”中做出了类似规定，要求数码照片形成部门在移交之前应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验项目包括载体是否清洁，是否有划痕；数码照片的真实性、完整性和有效性。合格率应达到{bfb}。交接双方验收合格后，填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，交接双方各保存一份。
个人以为，本着对历史负责的态度，归档时档案馆（室）应对数码照片档案的有效性和完整性进行审核，并由相关负责人员签署审核意见。许多数码照片xx事件都充分说明，通过放大影像查、看影像边缘等寻找是否有合成痕迹，它对数码照片进行真假鉴定是比较有效、可行的办法。因此要仔细分析、查看画面，寻找假数码照片的蛛丝马迹。一是看色调是否连续、和谐、过渡自然。伪造照片在拼合处由于需修饰接口，往往会出现色调不连续、过渡生硬的情况。二是看比例是否协调。就是看接口与相邻部分之间的大小比例是否合理，看有疑问的地方在整个蜮面中所处的大小比例是否相符。三是看画面清晰度是否相同。如果同—平面内的物体清晰度出现不一致的情况，则xx的可能性较大。四是看阴影分布是否合理。分析照片的明暗对比度及阴影的存在是否合理。五是看整体风格是否统一。这主要是分析人物的朝向、眼神的方向、面目表情等是否统一，物体位置、摆设是否符合逻辑等。当然，对数码照片的真伪鉴定的经验是需要慢慢积累的。此外，对于重要的数码照片，还应注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的真实性。
二是数码照片档案的分类。青岛和绍兴市将数码照片按其形成年度分类；南京市在此基础上认为，形成数码照片比较多的单位也可按年度——问题进行分类。分类方案应科学合理。绍兴市规定，文件夹内的每一张数码照片按其排列顺序编号，即形成数码照片号。数码照片号为年度+流水号，年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。
三是数码照片档案的排列和编号。数码照片档案应排列有序，绍兴市对此规定很是详细，数码照片文件按时间（或重要程度）先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。
四是著录数码照片档案文件目录。对于照片档案文件目录，应以张为单位进行著录，对包括纸质照片在内的所有照片档案进行目录著录、管理，以便建立统一的照片档案数据库，实现统一管理与检索。数码照片档案文件目录，包括全宗号、纸质目录号、案卷号、照片号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、底片号、参见号、保管期限、数码目录号、盘号、数码照片号、备注。其中纸质目录号、案卷号、照片号、底片号、参见号仅用于著录纸质照片；数码目录号、盘号、数码照片号仅用于著录数码照片。青岛市未规定“保管期限”这一项目；南京市还规定了“密级”。
五是著录数码照片档案光盘目录。绍兴市规定，光盘说明文件名称为SM.TXT的文本字符文件，说明本光盘各类信息。内容包括套别、全宗名称、全宗号、目录号、盘号、题名、起始时间、终止时间、保管期限、张数、光盘类型、文件类型、制作时间、制作软件、制作设备、制作人、审核人。南京和青岛没有对“光盘类型”、“制作时间”、“制作软件”予以规定。对于起始时间和终止时间，绍兴市和青岛市规定得较为详细。光盘内数码照片的最早拍摄年月和最晚拍摄年月，均用6位阿拉伯数字表示。青岛和绍兴市规定用A、B、C表示套别：A表示封存，B表示利用，C表示异地保存。南京市规定，用汉字表示，填写“封存”、“利用”和“异地保存”三种。光盘刻制后，装入光盘专用包装盒，包装盒封面内容与盘内内容相同，应逐一填写。另外，绍兴市还规定了特种载体档案案卷级目录。
六、储存与保管。
一是数码照片档案的储存。南京市规定，推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体。软磁盘不能作为数码照片的存储载体。光盘应做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。个人以为，为保证光盘刻录的质量，并确保光盘及其数码照片信息长期保存下去，选用品牌较响、口碑较好的刻录光盘，如柯达、惠普、明基等，并使用带有“校验”功能的刻录软件进行光盘刻录，这些软件能自动检查光盘上的资料是否正确。
二是数码照片档案的保管。存有数码照片档案的光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如需触摸光盘时应带无纺棉质手套，裸手手指不应触到光盘的反射面。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。存有数码照片档案的光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。存有数码照片档案的光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。因为墨水等书写材料可能存有损害光盘的溶剂，铅笔里的石墨会影响光盘的阅读。存有数码照片档案的光盘的存放环境要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃-20℃，相对湿度应控制在35%-45%，以减缓光盘退化，并防止霉菌滋生。
三是数码照片档案的检验与转存。目前，对数字信息资源长期保存的方法是多重备份和适时迁移。适时迁移是根据软件、硬件的发展将数字资源迁移到不同的软件或硬件环境下，从而保证数字资源可以在发展的环境中被识别、使用和检索。根据迁移条件的不同，迁移可以分为硬件迁移、软件迁移、载体迁移、格式迁移、版本迁移等。在数码照片档案管理中应根据不同情况，采取不同措施，确保数码照片档案保存的安全。因此，三地都规定，存有数码照片档案的光盘每满4年进行一次抽样机读检验，发现问题应及时采取措施。或者存有数码照片档案的光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年，从而保证数码照片档案信息长期、{yj}地保存下去。个人以为，在定期进行数码照片数据转存和保存数码照片系统软硬件环境发生变化、存储载体发生变化迁移时，应做好《数码照片档案迁移登记表》的记录，作为数码照片档案管理材料予以保存。
七、利用与附则。
管理是方法，保管是手段，利用才是目的。只有南京市规定了数码照片档案的利用事项。数码照片档案的封存载体不得外借。只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并进行登记。利用者不得超出权限规定范围，不得私自复制、修改或转送他人。利用具有保密要求的数码照片档案时，应当遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
另外，三地之中只有南京市规定了“数码照片档案管理规范”（办法、细则）的附则，说明了生效的时间以及相关事项。

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