南阳市交通系统会计档案管理状况调查与分析

                                        秋苇
                    
        2009年6月，南阳市档案局、交通局组成联合检查组，对全市交通系统的档案工作现状进行了全面检查与调研。这次检查与调研分两个阶段，{dy}阶段为2009年6月3—6日，检查了市交通局、公路局和5个二级单位；第二阶段为2009年6月8—17日，检查了全市13个县市区的交通局、公路局，共检查了33个单位。联合检查组深入县（市）区调研的{dy}站2008年底曾被认证为“河南省机关档案工作规范化管理二级先进单位”，检查结果却出人意外，除悬挂在墙上不久的先进档案室牌匾有点儿“亮”色外，其余皆可用管理无序脏乱差概括之，尤其是成包、成捆随便堆放被厚厚尘垢覆盖的会计档案更是不堪入目。为此，作为联合检查组人员之一的笔者暗暗拿定主意，每到一处专查会计档案，检查结果令人瞠目结舌。现举几例如下：
       案例一： 某县公路局三楼财务科隔壁，两间不到三十平方米的房间。门口没有任何标记，没有防盗门。打开房门，看到的是七、八个不同样式、不同材质的木柜、铁柜摆成两排。地面上布满灰尘。打开柜门，一股强烈的霉味袭来，不由得连打几个喷嚏。成卷的会计凭证、报表没有装盒，毫无秩序地胡乱堆放着，塞满了柜子。忍着刺鼻的霉味逐一翻查后，方知是该单位1963至1998年的公路建设工程会计档案。又经过一番搜寻，在墙角一组铁柜内找到了1989至1998年的会计档案清册11本，继而遍寻各个角落也未找到1963至1988年的会计档案清册。该房间内无任何防护设施，既没有防光窗帘、温湿度计，又没有防霉驱虫药剂，更没有温湿度调控设备。对我们提到的问题，跟随的相关人员不知如何作答。
        案例二：某县交通局四楼档案室，各门类档案集中存放在一起，会计档案位于其中，各方面保管条件符合规范要求，但会计档案数量明显不多，仅仅两节柜子，显然是在应付综合档案室的“综合”二字。笔者提出质疑后，档案员不得不把我领到该单位一楼财务室对面的两间房子里。房间里摆满了铁柜，里面装满了会计凭证、账簿、报表等。在墙角、走廊地板上堆放的会计凭证、报表，有用麻袋装的、有用纸包的、有用绳捆的。经翻看，堆在地上有的因潮湿，成捆地发霉粘连、字迹褪变；装在柜子里的有些已被虫蛀，保管状况令人瞠目。
       案例三：某县交通局二楼档案室门口悬挂着金灿灿的省一级先进档案室的荣誉牌匾，走进档案室，果然是柜架排放有序、标引醒目，不费劲便找到了存放会计档案的一组柜子，因一把铁锁把门无法查看，经询问档案员得知，这些会计档案自进入档案室以来，除了相关的会计档案保管清册副本外就一直锁着，钥匙由财务科负责人掌管，如果有人利用这些档案，就由财务科人员来打开柜门，利用后立即上锁，其保管状况如何无从知晓。

1 存在问题

1.1管理不到位，没有很好地落实集中统一管理原则
　　具体来说，一是13个单位的会计档案xx由财会部门自行管理，占被检查33个单位的39.39%；二是有8个单位的会计档案名义上纳入机关档案室管理，实际上档案室只保存一套会计档案保管清册副本，这种情况占24.24%；三是有7个单位的会计档案全部存放在机关档案室内，其中有3个单位会计档案柜由会计部门加锁，钥匙由财会人员掌管；有4个单位的会计档案密封后存于机关档案室，这种情况占21.21%。四是有5个单位将一少部分会计档案存放于机关档案室，而大部分留存于单位财会部门，这种情况占15.15%。

1.2 整理不到位，没有很好地落实会计档案整理规范
　　具体来说，一是有7个单位的会计档案基本上是以会计档案形成的原始状态用绳捆、纸包、麻袋装，占受检单位总数的21.21%；二是有8个单位的会计档案虽然进行了整理，但均未装盒，且凭证、账簿内均有散页、订书针或曲别针等情况，占受检单位总数的24.24%。由于会计档案整理不规范，导致会计档案家底不清。所检查的33个单位的档案人员均不知本单位究竟有多少会计档案，即便是会计部门也有54.55%即18个单位因没有完整的会计档案保管清册而无从知晓本单位究竟有多少会计档案。

1.3  保护不到位，没有很好地落实“十防”等防护措施
　　在所有门类档案管理中，会计档案的管理显得极不到位，与“十防”措施严重脱节，多数单位保管会计档案的房间无防盗门窗、无窗帘，无消防器材、无温湿度监测调控设施、无防虫防霉药剂，由于会计档案基本处于无人问津状态而出现有不同程度的尘垢覆盖、潮湿粘连、破损霉烂、字迹褪变、虫蛀鼠咬等现象（因笔者随检查组行动，受时间限制，无法统计详细情况）。

2原因分析

2.1领导重视不到位，鉴定销毁不及时
　　一些领导对会计档案管理不够重视。具体来说，一是一些单位领导档案意识淡薄，对本单位会计档案或者档案工作的情况平时很少过问，不甚了解；二是明知会计档案管理中存在着问题，但不当回事，舍不得投资花钱；三是没有把会计档案管理纳入到整个单位档案管理乃至目标管理中，使得会计档案管理制度不健全，管理不到位。
       会计档案鉴定销毁不及时。绝大多数会计档案自形成之日，如五六十年代的长期、短期会计档案都没有按照规定进行鉴定和销毁，一直保存至今。其主要原因在于{ldz}不愿承担责任风险。一是畏惧心理。由于会计档案与钱、财、物等经济问题紧密联系在一起这种特殊性，使得许多单位领导、财会、档案人员都轻易不敢提出对其进行鉴定销毁。二是怕困难心理。主要是在人力、物力、财力等方面存在困难。一些单位如果要对几十年的会计档案进行鉴定销毁，需花不少的人力、物力、财力，知难而退。三是怕担责任心理。有相当多的领导认为，只要会计档案保存着，没有人为丢失损毁就行了。如果进行了鉴定销毁，一旦出了问题，追查起来，谁也负不起这个责任。因此，对“到期档案销毁后可能产生的责任风险”这个只是因猜测而衍生的问题却一再衍生。这种宁可一卷不销，也不能错销一卷的预防万一思想，使得会计档案自产生形成之日起便成了“{yj}牌”。

2.2 指导监督不到位，认证等级走形式
　　指导监督不到位。一是由于县区档案行政管理部门业务指导人员数量偏少，大都是2-3人，相对于点多面广的众多业务指导对象来说，难免有顾此失彼的情况。二是由于传统思维定势的原因，在业务指导工作中普遍存在只注重对文书档案的指导，而忽略了对会计档案等其他门类档案的业务指导。不少县区每年开展的归档文件整理工作仅仅是对各单位上年度形成的文书档案的业务指导，很少或根本不过问其他档案的形成与管理工作。
       认证等级走形式。在机关、企业、事业单位档案目标管理认证工作中，一方面由于基层档案部门为完成上级下达的目标任务，往往是选择一些经济条件好、有一定档案工作基础的单位，抓这些单位既不费多大功夫，工作又容易出彩，长此以往，造成了一些单位的档案工作好的越好、差的越差、两极分化、发展极不平衡。二是由于人情、面子、业绩等原因，在评审认证工作中存在有走过场的现象，既有受检单位的糊弄应付的原因，也有评委们的走马观花的原因。   

2.3 档案人员兼职多，会计档案意识少
　　绝大多数单位的档案员都是身兼数职，加之责任心、业务水平等原因，压根就没有管理本单位会计档案的意识，即使极个别知道档案集中统一管理原则的老档案员，由于体制、制度、观念、知识等原因，对待会计档案从感情上不像对待文书档案那样 “如同己出” 感情深，再加上档案部门的监督指导不到位，导致不少单位的会计档案是领导不问、档案员不管，任由会计人员自行处置。      

3整改情况

3.1 集中存放，统一管理
　　由财会部门自行管理会计档案的13个单位，其中7个单位的会计档案已全部移交给档案室管理，4个单位正在向档案室办理移交手续，有2个单位正在调整库房。 原来名义上实行了集中统一管理的8个单位也做到了实至名归。3个单位放在档案室被锁的会计档案柜门已被打开，其会计档案保管清册也同时交到了档案室。将一少部分会计档案存放于机关档案室的5个单位正在调整库房，重新编排全部档案的存放位置。

3.2规范整理，建立总账
　　规范整理。7个会计档案处于原始管理状态的单位，按照检查中指出的问题，抽调人员进行了突击整理，杂乱无章、无人问津的情况基本改观。
       建立总账。18个没有完整会计档案保管清册的单位，都已指派人员开展会计档案清查和完善保管清册工作，其中有9个单位已完成清查并建立了完整的会计档案保管清册；有3个单位完成了清查任务，正在编制会计档案保管清册；有6个会计档案数量较多的单位仍在清查之中。

3.3 添置设备，加强防护
　　各被检单位按照检查组提出的要求，针对“十防”措施不到位的具体情况积极整改。据统计，已有7个单位同时安装了防盗门和护窗，有8个单位添置了窗帘，有6个单位购买了消防器材，有4个单位购买了会计档案铁皮柜，有12个单位购买放置了防虫防霉药剂和温湿度计，有6个单位购置了会计档案无酸卷盒，从而使会计档案的管理状况有了明显改变。

4几点启示

4.1 档案人员素质提高是基础
　　在这次检查中我们了解到，大部分受检单位的档案员和财会人员根本不知道有《会计档案管理办法》，即使知道“会计档案”这个名词的档案员也不认为管理好本单位的会计档案是自己的职责，认为那是财会人员的事。由此启示我们：以多种形式加强对基层档案员的业务培训，增强他们的会计档案意识，提升他们的档案业务水平是档案业务指导部门的一项经常性的基础工作。

4.2 上级主管领导重视是关键
　　通过这次检查，会计档案存在问题比较突出的单位，之所以能够闻风而动、整改成效明显，其关键因素就是市交通局主管领导的重视和全程参与。档案部门到各单位检查指导档案工作时，受检单位的分管领导虽然信誓旦旦，承诺要如何加强档案工作，但往往收效甚微，其重要原因就是根深蒂固的“县官不如现管”的观念在作祟。由此启示我们：“抓系统、系统抓”即千方百计调动主管部门领导对档案工作的重视和支持，可以起到事半功倍之效。

4.3 档案部门监督指导是保障
　　基层档案局虽然是一个弱势部门，但也是名正言顺的“一方诸侯”，而且有《档案法》和各级政府的档案管理条例等“尚方宝剑”。一个地方的档案工作状况如何，说到底与当地的档案部门是否理直气壮、积极主动地尽职尽责有着直接关系。这次检查中会计档案暴露出的问题，其根本原因就是有些县区的档案部门监督不及时、指导不到位。
       在这次检查中我们还了解到，一些县区的业务指导人员在平时的业务指导工作中普遍存在只注重对文书档案的指导，而不注意对会计档案等其他门类档案的业务指导。这也是导致一些受检单位会计档案存在问题的重要原因。由此启示我们：县区的档案业务指导人员应该认真思考一下“以其昏昏、使人昭昭”“上梁不正下梁歪”、“上行下效”的内涵，切实履行档案行政管理部门的职责，对各单位的档案工作进行经常性的全方位指导，才有可能保障辖区内档案工作规范化的有效推进。