主要考虑因素:

易用性和可靠性
视频会议系统的两个最重要的特性是易用性和可靠性。通过尝试拨打一个视频电话和使用远程控制功能，可以迅速地感受到您最喜欢使用哪种系统。
当您随时想建立视频呼叫和在会议期间保持连接的能力对于保证通信质量极为重要。若您曾有过在通话期间突然断线的经历，您就知道这种能力有多重要。这就是为什么高质量的视频系统为此提供了很多特殊的功能，例如Downspeeding。. 在网络出现故障时，Downspeeding会帮助视频会议系统及时解决问题，以便用户可以不受干扰地继续他们的会议。
用户人数和房间大小

在任何指定时间坐在视频会议系统前的用户的人数和房间的大小将在很大程度上决定系统需求（例如音频和视频功能，显示器的类型和尺寸，机顶盒或者集成的支架和显示器）。

参加会议的站点数量

您可以利用内嵌的Multisite功能或者外置硬件连接多个地点。内嵌的Multisite功能的好处在于视频系统不需您花费额外的硬件开支或者成本，就可以实现您需要的多地点连接功能。外置多点解决方案的好处在于您可以将多个地点连接到同一个会议中，并且更加有效地控制会议。
网络需求

视频系统通常使用ISDN网络或者IP网络。有些系统更加灵活，允许您使用ISDN和IP网络，并在两个网络之间方便地来回切换。
总体而言，系统的带宽（以kbps为单位）越高，音频和视频质量就越高。销售人员应当帮助您评估您的带宽和网络需求。
支持、服务和培训

支持和服务包括产品质保、部件更换、培训和用户支持。在理想情况下，如果需要技术支持，所有采用视频系统的地点都应当指定一位本地联络人。

会议室的布局：

　　影响画面质量的一大因素，是会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调。一般忌用“白色”、“黑色”之类的色调，这两种颜色对人体将产生“反光”及“夺光”的不良效应。所以无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较为适宜，如墙壁四周米黄色，浅绿，桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。对摄像背景（被摄人物背后的墙）不宜挂有山水画等景物，否则将增加摄像对象的信息量，不利于图像质量的提高。

　　从观看效果来看，监视器的布局常放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约一米，人与监视器的距离大约为屏幕的6倍高度。对小型会议室（约10人）只需采用29#至34#的监视器即可，或者大会议室中的某一局部区采用；大型会议室应以投影电视机为主，都采用背投式，可在60#至100#之间酌情选择，以100#为例，其尺寸为：宽2150毫米、高2880毫米、深200毫米，{zh0}置于会议室最前面正对人的地方。

会议室照度

　　灯光照度是会议室的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光（色温约5800K）比日光灯（3500K）或三基色类（约3200K）偏高，如室内有这两种光源（自然及人工光源），就会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像；另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡。

　　在使用人工光源时，应选择冷光源，诸如“三色基灯”（R、G、B）效果{zj0}。避免使用热光源，如高照度的碘钨灯等。会议室的照度，对于摄像区，诸如人的脸部应为500LUX，为防止脸部光线不均匀（眼部鼻子和颌下阴影）三基色灯应放置适当的位置，对于监视器及投影电视机，他们周围的照度不能高于80LUX，否则将影响观看效果。

会议室声学要求

　　为保证声绝源与吸声效果，室内铺有地毯、天花板、四周墙壁内都装有隔音毯、窗户应采用双层玻璃，进出门应考虑隔间隔装置。

会议室供电系统

　　为了保证会议室供电系统的安全可靠，以减少经电源途径带来的电气串扰，应采用三套供电系统。一套供电系统作为会议室照明用电；第二套供电系统作为整个终端设备、控制室设备的供电、并采用不中断电源系统（UPS）；第三套供电系统用于空调的设备的供电。

　　接地是电源系统中比较重要的问题。控制室或机房、会议室所需的地线，宜在控制室或机房设置的接地汇流排上引接。如果是单独设置接地体，接地电阻不应大于4欧姆；设置单独接地体有困难时，也可与其它接地系统合用接地体，接地电阻不应大于0.3欧姆。