第十二章
一、主要内容图示
二、选择判断说明题：
1、2000年12月6日国家档案局颁布了《归档文件整理规则》指出，归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。P326
2、以“件”作为归档文件整理单位的出发点（或宗旨）是简化整理、深化检索。P327
3、文书部门立卷制度是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。P329
4、1956年4月16日国务院作出《关于加强国家档案工作的决定》，指出应“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”。P330
5、文书整理（立卷）的范围：就是确定机关工作活动中形成并处理完的文件材料哪些应该整理（立卷），哪些不该整理（立卷）。
文书整理（立卷）的范围=文件材料的归档的范围。P334
6、应该整理（立卷）的文件材料的范围：上级机关的文件材料，本机关的文件材料，同级机关和非隶属机关的文件材料，下级机关的文件材料。P335（多选）
7、不需要立卷归档的文件材料范围:（1）重份文件；（2）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿；（3）一些事务性的、临时性的没有查考利用价值的文件村料；（4）与本机关、本部门主管业务无关的文件及非隶属机关送来的参考性文件；（5）无特殊保存价值的信封；（6）本机关负责人兼任外机关职务形成的文件材料。以及上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料等，均无需进行立卷。P336
8、归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。P338
9、归档文件的纸张应选用国际标准A4型60-80克的胶版印刷纸或复印纸。档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。P344
10、归档文件整理工作分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。P346
11、归档章的内容有：全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、件号（室编、馆编）。P352
12、机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒以后,逐年移交给机关档案室集中保管,称为“归档”。P362
13、归档制度的内容包括归档范围、归档时间和归档要求。P364
（1）归档范围是机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料,经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。
（2）归档时限是文件材料整理好后归档时限在第二年的上半年。
三、简答论述题：
1、归档文件整理工作的意义？P327 （07.1论述题）
答：（1）能够保持文件之间有机联系，便于文件的查找利用；（2）可以维护文件的完整与xx，也便于文件的保管；（3）为档案工作奠定了基础。文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档之后是档案。文件整理是机关公文处理工作与档案工作的交接环节，它是公文处理工作的{zh1}一道程序，又是档案工作的起点。因此被称之为文书工作与档案工作的“结合部”。
2、文书部门整理制度优越性有哪些？P331
答：①由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高归档文件质量和整理（立卷）工作的效率。②由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。③由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便，也便于平时文件的收集与整理。④由文书部门整理（立卷），按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可促进机关档案工作，提xx案管理水平，更好的为机关工作服务。
3、各类机关单位对公文立卷地点如何正确选择？P333
答：①对一些比较小的机关或基层单位来说，可以考虑由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行立卷的工作—集中式。
②对于一些中等机关或者大机来说，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。③对于财会、人事、信访、保卫等业务性质具的特殊的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行立卷。④ 要恰当地选择和确定立卷人员。
4、应该整理（立卷）的文件材料的范围？P334（07.10简答）
5、什么是归档文件整理？P339（07.10简答）
6、归档文件整理的基本原则是什么（或归档文件整理工作的原则）？P340
答：（1）遵循文件形成的规律,保持文件之间的有机联系；（2）区分文件的不同保存价值；（3）便于保管和利用。
7、归档文件整理质量要求是什么？P343答：（1）归档文件应当齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制；（2）整理归档文件所使用的书写材料,纸张,装订材料等应符合档案保护要求。书写材料：笔应使用钢笔和毛笔，墨水应使用蓝黑、碳素及墨汁，不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。纸张—A4，60-80克胶版印刷纸或复印纸。装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等。
8、试述归档文件整理以“件”为单位同传统的整理方法“立卷”比较不同之处？P344 （论）
答：（1）取消案卷，实际文件级管理，免除了繁锁、复杂的组卷过程；（2）界定“件”的要件，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”；（3）分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次；（4）装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可；（5）文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用；（6）归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目；（7）取消案卷，只编以“件”为单位的归档文件目录；（8）无需编页号，目录改设“页数”项；（9）归档文件直接装盒保管；（10）无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊；（11）档案盒的项目设置有了较大变化：①封面只设“全宗名称”；②盒脊保留“全宗号、年度”，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号”。
9、推进以“件”为单位的归档文件整理方法，应做好哪些方面的工作？P345
10、归档文件整理的工作步骤？P346（论或简）
答：（1）装订是归档文件整理的{dy}步，① 应对“件”内文件进行排列；②对用纸大于A4型的按A4的尺寸折叠（宜单张）；③ 装订前，应对不符合要求的文件材料进行必要的修整；④装订前，应将“件”内的各项按一定方式对齐。⑤装订用品必须符合档案保护的要求。（2）分类：将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。（3）排列：归档文件应在分类方案的{zd1}一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。（4）编号：将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。（5）编目：编制归档文件目录，是归档文件整理工作的重要内容之一。（6）装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等工作内容。
练习十二
一、单项选择题：
165.国家档案局颁布《归档文件整理规则》的时间是(
166、《归档文件整理规则》的适用范围是（ D ）P326
167.文书档案的基本保管单位是（ C ）P326
168、将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程称（ D
）P326(06.10)
169、对办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料组合成案卷称为（ D ）P327(03.10)
170. 把“件”作为归档文件整理单位的出发点是(
171、机关公文处理工作与档案工作的结合部是（ C
）P328
172．由机关的承办和处理公文的部门负责进行整理(立卷)的制度称为( B
173、中央机关逐步开始试行由文书部门负责立卷的制度是从（ B ）P330
174、对于组织机构比较简单的基层单位来说，公文立卷地点的选择应为（ A ）P333(03.10)
175.在以下的文件材料中，应当进行立卷的有（D ）P335
A.一般性文件的修改稿
176.按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，在以下文件材料中，不需要整理归档的是（ D
）P336
177．《归档文件整理规则》提出的整理方法适用于(
178、下列文件可作为一件的是（ D ）P340
179、归档文件的质量基本要求是（ A ）P343
180.归档文件的整理单位是（ A ）P344
181、档案盒的项目设置中，封面设有（ D ）P345
182．归档文件整理的第四个工作步骤是( D
183、归档文件的保管期限分{yj}、长期、短期三期，其中长期是指（ D ）P349(06.10)
184、对同一事由的归档文件，可按（ D）P351
185、档案文件目录封面的填写内容不包括（ A ）P354
A、案卷提名
186、归档文件内容的起点是（ A ）P357 A、题名
187.根据有关规定，机关文书部门向档案部门移交档案的时间应在（ C ）P364
A．当年年底
189.在公文写作中使用数字时，不应使用汉字的是（
二、多项选择题： 58.在以下文件材料中，应该整理归档的有（ABC）P334
59.根据《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，下列文件中不需要立卷归档的是(
A.重份文件
D.一般性文件的历次修改稿
60、归档文件的分类方法包括（ ABCE
）P348
61.归档章应包括的项目有（
62.下列公文不属于国家行政机关公文的是(
63．在装有归档文件的档案盒内应放置备考表，备考表的主要项目有( BCDE )P362(08.1)
三、判断说明题：
81、公文处理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。P326 命题错误。归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。二者定义错误。
82、上级领导机关发来的任免令属于不必办复的收文。P326
83、文件材料以归档为界，归档之前是档案，归档之后是文件。P328
命题错误。理由：文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档之后是档案。
84．文件材料整理归档是机关公文处理工作的{zh1}一道程序。P328
85、编制或者修订立卷类目，应当由秘书部门进行。P330
86．承担归档文件整理的部门和人员，在平时应做好文件材料的收集整理工作。P331
87、公文办理完毕后，承办人员应当根据公文立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，送交档案部门进行归档。P331
命题错误。公文办理完毕后,承办人员应根据公文立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好,送交文书部门或者主管部门人员清理立卷。
89、 归档文件的编号是指编制归档文件目录。P351
命题错误。理由：归档文件的编号是指将归档文件在全宗的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档文件的编目是指编制归档文件目录。
六、应用题（本大题共1小题，15分）
1.下面是滨海县政府办公室秘书小王根据领导意图撰制的一份公文。(03.10)（04.10）(08.1) P题43-44
请根据公文构成要素与书面格式规范，指出公文中的错误并加以辨析并改正。
滨海县人民政府文件
滨发（97）02号
关于做好春耕生产的通报
主题词：春耕生产通报
抄送：…………
滨海县人民政府
解答：这份方件的错误之处主要有：
1发文字号有三处错误：发文字号由发文机关代字、年份（加六角括号[
县人民政府关于做好春耕生产的通知
各乡镇人民政府、县政府各部门：
为了切实做好今年的春耕生产，现将有关事项通知如下：
主题词：
抄送：…………
滨海县人民政府办公室
2.滨江县人民政府需要向上级(某市人民政府)汇报本县2006年抗旱救灾工作情况。请根据公文格式要求制发一份报告。(07.1)
滨江县人民政府文件
滨政发[2006]××号
关于滨江县2006年抗旱救灾工作情况报告
××市人民政府:
在××市人民政府的关心支持下,在我县全体干群的拼搏努力下,我县克服了特大的旱灾,现将我县2006年抗旱救灾工作情况报告如下:
……………………
主题词：农业 抗旱 报告
抄 送：… …
…
滨江县人民政府办公室
3、根据下列材料，代近江经贸职业技术学院拟写一份公文
近江经贸职业技术学院这几年来发展很快，招生规模越来越大，原有的教学楼、学生宿舍楼已经明显地不够使用，管理上困难很大，学生的意见也很多。学院领导决定就地对原有的教学楼、学生宿舍楼翻新扩建，目前这个项目已经报批，资金也到位了，但项目涉及到5株大白杨树需要砍伐。现在请你就此事向近江市园林局拟写一份请求批准的公文。P189（05.1）
关于我校五棵大白杨树需要砍伐的函
近江市园林局：
近几年来由于我校快速发展，招生规模不断扩大，原有的教学楼、学生宿舍楼已经明显地不够使用，管理上困难很大，学生的意见也很多。学院领导决定就地对原有的教学楼、学生宿舍楼翻新扩建，目前这个项目已经报批，资金也已到位，但是该项目涉及到5株大白杨树需要砍伐。如果不砍伐，会严重影响我校的教学楼和学生宿舍楼的翻新扩建工程，将会影响我校今后招生和教学工作的正常开展。
鉴于以上情况，请园林局批准我校砍伐这5株大白杨树。使我校能顺利进行教学楼和学生宿舍楼的翻新扩建工程。
4.请以下面提供的材料为依据，以汉江市环保局的名义撰制一份通报。P166（05.10）
参考答案:
关于汉江化工厂废白油泄漏事故处罚的通报
汉江市各化工企业、各危险化学品运输单位：
根据国家和地方有关危险化学品道路运输安全管理的有关规定，危险化学品托运人必须委托具有危险化学品道路运输资质的运输单位承运危险化学品的运输，必须使用专用车辆和专业人员，按危险品运输的有关规定进行运输。
汉江市汉江化工厂物资处将装有废白油(一种润滑油)的油桶，交与一废品收购私营业主处理，当事人无危险化学品经营许可证。对方运输车辆经过大山区建设一路时，25只大油桶从车上掉下来，造成约200公斤“白油”外泄(内含有50%易燃、易爆、对人体皮肤有毒副作用的活化剂——三乙基铝)。接警后，大山区环保局应急小分队立即赶赴现场，由于处理及时没有造成人员伤亡。
根据以上错误事实，汉江市环保局决定对汉江化工厂进行全市通报批评，并处{zg}5万元的罚款。
为了加强危险化学品的道路运输安全，保障人民群众生命、财产安全，保护环境。要求汉江市各化工企业和各危险化学品运输单位必须加强管理，严格按照危险化学品道路运输安全管理的规定进行危险化学品的运输。如果违反规定，造成严重后果的，必须进行严肃处理，处以一定的罚款，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
5、请以下面提供的材料为依据，以孝感市孝昌县政府的名义撰写一份简报的主体内容。(1)撰写简报主体内容，包括按语、标题和正文三个部分；(2)按语准确精要，标题简明新颖，正文层次分明，详略得当。P258 （06.1）(06.10)
【材料】
孝感市孝昌县丰山镇长春村，由青年农民程志初捐款30万元兴建的一条水泥公路，正式建成通车，全村2000多村民敲锣打鼓庆祝。他们的农产品可以直运孝感市区、省城武汉，再也不用为运输犯愁了。捐款的程志初1986年初中毕业后，就离开长春村老家，外出哈尔滨、宜昌等地建筑工地打工。由于丰山镇属贫困山区，落后的交通条件是制约该镇经济发展的瓶颈，也是当地乡亲的一块心病。程志初当时就立下誓言：“等我赚钱了，一定要把村里的道路修通。”在哈尔滨建筑工地，他从抹灰、粉墙开始，逐步搞起了单项承包，慢慢地做起项目来。1989年，他到北京发展，通过自己的努力，于2002年成立了一家房地产公司，打工农民当上了老板。2004年底，听到家乡人说起国家扶持乡村路网建设的优惠政策，程志初觉得是报效家乡的机会。要修通长春村至丰山镇的水泥公路，需资金40多万元，国家和县里只能补15万，资金缺口30万元。2005年5月8日，程赶回老家，给了村里15万元，又从北京汇15万元给村里。该路从开工，到竣工，并经县交通局验收合格。程志初一个人捐款30万元修路的事一下子传遍全镇和全县。目前，丰山镇23个行政村共有50多个在外打工的农民向家乡捐款80多万元修路，已有15个村修了村级水泥公路。(摘自《楚天都市报》)
青年农民情系家乡捐巨款修公路
程志初为孝感市孝昌县丰山镇长春村农民，1986年初中毕业后，就离开长春村老家，外出哈尔滨、宜昌等地建筑工地打工。
由于丰山镇属贫困山区，落后的交通条件是制约该镇经济发展的瓶颈，也是当地乡亲的一块心病。程志初当时就立下誓言：“等我赚钱了，一定要把村里的道路修通。”
在哈尔滨建筑工地，他从抹灰、粉墙开始，逐步搞起了单项承包，慢慢地做起项目来。1989年，他到北京发展，通过自己的努力，于2002年成立了一家房地产公司，打工农民当上了老板。
2004年底，听到家乡人说起国家扶持乡村路网建设的优惠政策，程志初觉得是报效家乡的机会。要修通长春村至丰山镇的水泥公路，需资金40多万元，国家和县里只能补15万，资金缺口30万元。2005年5月8日，程赶回老家，给了村里15万元，又从北京汇15万元给村里。该路从开工，到竣工，并经县交通局验收合格。正式建成通车那天，全村2000多村民敲锣打鼓庆祝。
程志初一个人捐款30万元修路的事一下子传遍全镇和全县。目前，丰山镇23个行政村共有50多个在外打工的农民向家乡捐款80多万元修路，已有15个村修了村级水泥公路。
程志初的行为体现了当代青年农民不屈不绕，勇于拼搏、无私奉献精神，致富不忘祖国，不忘报效家乡人民。我们大家必须以他为榜样，学习他勇于拼搏、无私奉献精神，要在各自的岗位上作出自己应有的贡献。
7．海东县卫生局、工商行政管理局、公安局联合向县人民政府写了一份意见，内容是关于严厉打击制售伪劣药品违法活动问题，要求县政府批转各乡镇人民政府和县政府各部门执行。请你为海东县人民政府拟一份同意执行这一意见的正式文件。要求文件内容齐全，格式规范正确，符合行文规则。P160(07.10) 答案：
海东县人民政府文件
县人民政府批转《关于严厉打击制售假冒伪劣药品违法活动的意见》的通知
各乡镇人民政府、县政府各部门:
县人民政府同意县卫生局、工商行政管理局、公安局《关于严厉打击制售假冒伪劣药品违法活动的意见》，现转发给你们，请遵照执行。
七、写作题范文：
1.（公布型、事务性通知）P159-162；
中共中央关于印发
《中国共产党纪律处分条例（试行）》的通知
（19××年×月×日）
现将《中国共产党纪律处分条例（试行）》印发给你们，请贯彻执行。执行中有什么问题和建议，请及时报告中央。
××省交通厅关于召开1996年
全省交通工作会议的通知
各地、市交通局，厅直属各单位：
附件：代表名额分配表（略）
2、表彰先进的通报的写作：一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。P164
国务院办公厅关于表彰奖励
中国女子足球队的通报
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
中国女子足球队是我国体育战线上的一支优秀队伍，……
各地区、各部门要认真学习中国女子足球队……，为把建设有中国特色的社会主义伟大事业全面推向21世纪而努力奋斗。
3、请示的写作：（1）请示应当一文一事；（2）请示一般写一个主送机关，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关；（3）一般不得越级请示，因特殊情况应抄送被越过的上级机关；（4）受双重领导的机关应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
（范文）请求批准类P177 ；（范文）请求帮助类P178；（范文）请求批转类P179
（范文）表态性批复P183 ； （范文）指示性批复P183
4、函（范文）P187-190
特别注意：有隶属关系，下级向上级请求批准，用“请示”；没有隶属关系，不论单位级别高低，向有关主管部门请求批准，一律用“函”。
xx结构：
1.单项选择题(20×1分=20分);
4.简答题(5×5分=25分);
复习注意事项：本资料作为参考，以教材为准，多看几遍书。
