快递企业发展到目前阶段，必须以科技投入来提高派送质量。因业务量的突飞猛进，原始的手工操作已无法满足企业管理的需求。为有效解决快递企业的“实物流、资金流、信息流”三大管理目标，实现高效的管理目的，借助软件系统的管理就成为各家快递企业的{sx}，近年来有实力的快递公司均在IT技术上大力投入，组建专门的IT技术部门，自主开发适合自己管理需求的各项管理系统。 早在1996年，广东的敏思达公司就推出了快递行业“E3”管理系统，以代管的合作方式，系统性地解决快递公司的收派、中转、订单管理、信息查询、运费结算、业务量统计等一系列问题，得到众多中小型快递企业的青睐，以支付服务费的方式，将自己的IT业务交由敏思达公司托管。而华东地区的加盟型网络公司，则选择走自主开发管理系统的路子，如韵达、申通、圆通等知名公司都有自己庞大的IT技术研发部门，随着技术上的不断完善，有效地带动了网络的高效发展。 注重实用效果是各家快递企业自主研发管理系统的一个基本特点，在近些年，通常使用比较广泛的有以下八大管理系统，是已经比较成熟的管理工具，本文在此简单介绍其使用功能，以飨读者： 一、 订单管理系统：这套系统一般至少两个模块，一是网点用来管理业务员个人业绩的，网点公司可以单独为业务员建立一个账号，由专职扫描人员将业务员每天取回的快件运单（记账联）条码扫描到他的账户，一个月下来，就可以从系统里将其一个月的总业绩报表拉出来，文件包裹多少票、货物多少票，总重多少，一个报表就解决了，清清楚楚，业务员与公司结算非常方便，而且便于区别管理；第二个模块是方便客户自助在网上下单用的，如淘宝业务等，总部可以专门设立一个这样的下单窗口，系统可以根据匹配好的地址库，自动将订单下到相应的服务网点，总部客户人员还可以根据系统提示，及时追踪服务网点是否在承诺的时间内上门取件，如果超出时间，可以马上通知服务网点和客户，协调解决，避免引起客户投诉。以往靠电话或手工操作，根本满足不了市场需求。一套灵活的系统就全部解决了复杂的管理过程。 二、 集散转运系统（也有的公司叫中转管理程序）：这套系统主要用于快递公司集散转运操作，解决进港揽收（揽收环节一般还要设立航空程序和汽运程序两大模块）、集包操作、发出扫描和装车、封车扫描；以及进港件的到件扫描、分拣后发出扫描，所有转运操作完毕后，巴枪采集到的数据根据操作流程，分时段进行数据上传，服务器采集到相关数据后，自动形成报表。同时，转运系统必须与网点操作程序对接，网点出港前的揽收、发出；和进港后的到件及分发扫描，每个环节所采集的数据必须上传到总部服务器的数据库。这样，查询系统就可以追踪到每一票快件的流向与状况，一旦信息出现断裂，追踪不到下级信息时，就可以快速判断出快件是否留仓或是遗失了。这套系统的关键是建立在规范的操作之上，没有规范的操作，{zxj}的管理工具也会出差错。比如在做目的地发出扫描时，运单条码不与目的地条码相对应，就会出现扫描记录到了A公司，而快件却流向了B公司。这是因为操作员扫描时，未及时更改目的地公司代码。这种人为的差错，还要取决于操作员业务熟练程度以及责任心。 三、 签收上传系统：快递成功的一个关键要看{zh1}的派送时效，而要想监管到全国各地每日数十万票快件的信息，必须要依托一套强大的管理系统，这套系统就是签收上传管理系统，靠他来完成{zh1}派送环节的信息采集。传统的做法是总部给末端加盟用户一个权限，通过手工操作将签收人的信息（完整姓名）录入到系统。有的网点公司业务量大，还会设立专职的输单员。因是手工作业，根据人的习性，往往就会出现作假现象，通常所说的虚假签收。有的快件明明未送到收件本人，路单员录单时很可能简单地录个“本人”签收，结果客户一查，反而惹来一起投诉。为了改变这一缺陷，有专业公司又研发了针对快递运单上传的面单扫描仪，可以一次性批量上传，直接与总部服务器对接，查单人只要一点击运单号码，就可以通过面单扫描图片，看到签收单的原样，如签收人的笔迹或图章。准确性很高，但其缺陷是：因面单图片流量过大，给数据库带来极大的存储压力，成本相对较高而未被大量推广。目前技术上比较先进的就是采用GPS扫描枪，客户在收到快件时，可以直接在GPS枪上签收，信息可以通过无线网络即时上传到服务器，发件客户通过互联网就可以马上查到快件的签收信息，快捷方便，大大缩短了人工录单的时限。而且，这种人性化的服务可以为公司的品牌起到不可估量的推动作用。但费用相对较高，做不到人手一把，因此配备起来还是有一定的难度。目前使用比较普遍的只有顺丰、宅急送等直营为主的快递公司。从市面反映的信息了解到，一些更新换代的产品也正在大力研发中，相信在不久的将来，会有更多物美价廉、实用可靠的产品进入快递行业，得到更广泛的应用。 四、 运单查询系统：快件跟踪查询是满足客户需求的必备条件，只有随时可以清楚地跟踪到快件的流向及状态以及{zh1}的结果，客户才可以放心。无论一票快件要经历多少环节，系统必须做到每一次扫描记录都与查询系统绑定在一起。只要在查询窗口输入运单号码，模块就会显示出快件运行的完整信息。如果快件在中途发生延误或遗失，它的原始扫描记录就是最重要的判定依据，所以每家快递公司都十分看重查询系统的开发和利用。根据客户需求，各家快递公司还推出了多单查询、自助查询、转单查询等子系统，直接与EMS链接，极大地方便了广大用户，提升了内部管理效率。 五、 服务区域查询系统：对于加盟型快递网络，最重要的一点就是派送服务区域的确认，从加盟之初到后期发展，由省会城市到二、三级城市，发达地区甚至要细化到乡镇、村组，这些信息必须有一个专门的部门来专职维护和管理，做到可以及时更新，以减少网络上对于超区件的争议与投诉。这也是决定一个网络服务品质好坏的一个关键因素。有的也叫区域规划系统，这是对网络整体布局一个重要的参数。 六、 航空管理系统：作为对转运环节一个配套管理系统，每天对航班的跟踪、进出港信息查询、航空发运清单核对等可以起到重要的管理作用。由独立的职能部门来管理，可以动态地管理到全网络的航空路由，帮助职能部门对航空业务进行统筹安排，保障快件顺利进出港。目前国内民营快递公司对航空路由的开发还存在一定的缺陷，没有一套比较先进的管理系统来解决航班落货、配载等难题。 七、 汽运管理系统：快递业在运输方式上，除了航空，民营快递在中短途运输上，90%是靠汽运来解决。怎么样管理好一个庞大的运输车队，汽运管理系统的作用就举足轻重了。班车的档案维护、时效考核、成本核算、安全管理、运费结算等，必须依托一个强大的管理系统来完成，如果靠手工考勤和结算，一是漏洞多，差错率相对非常高。尽管一些专业的车辆管理软件公司，开发了具备多种功能的GPS车辆定位管理系统，但还达不到快递公司对车辆管理的需求，各家自主开发的系统，偏重实用，尚有待完善。 八、 结算管理系统：这是解决快递企业资金流的一个核心管理体系。对于每天快件的流通量、转运费用的结算、物料的管理、到付业务的结算等各项费用的结算和管理，都可以从一个大的结算系统里细分出众多的子系统。作为公司的核心管理，系统可以根据管理者的不同身份设置不同的权限，既解决了单独业务项目的结算需求，又可以有区别的保证内部管理的安全。资金管理是否到位，在很大程度上决定了一个企业的生命线。如目前普遍采用的预付款结算系统，就很好地解决了快递企业资金流的难题，有效地控制了欠费，减少了一些坏账的出现。这套系统的应用是保障快递企业良性发展的根基。 有专家提出：未来的快递业必须走专业化、标准化、信息化、科技化的四化道路，其中信息化是重中之重，它决定了快递企业的品牌地位。除了以上八大管理系统以外，一些优秀的快递公司还在不断地开发新的管理系统，极大地丰富了快递企业的管理体系。韵达快运还开发出专门针对客户服务的客服管理系统，有效地解决客户的咨询、投诉难题；针对电子商务开发出独立的电子商务管理系统，满足淘宝等用户的下单、查询、理赔、结算等需求；针对人力资源管理，开发专业的人力资源管理系统，解决员工绩效考核、员工培训教育、劳保福利等难题。分工越细，功能越完善。相信，在更多有识之士的努力下，一定会有更多先进的管理系统应用到快递企业，带动整个行业的迅猛发展。我个人肤浅的观点尚不成熟，在此抛砖引玉，希望得到业内精英们更多的指点，更好地服务于快递事业。
文//上海韵达快运 粟伟军 |
