会计档案的归档与整理

蒋守福

内容摘要：

会计档案的特点是专业性强，利用率高。档案管理强调十二字：“及时收藏（收集、整理）、妥善保管、充分利用”，会计档案亦不例外。会计资料在形成、保管、利用等方面都有自己的专业特点。其优势在于归档基础较好，基于财会人员的职业敏感，会计档案的收集相对其他类别档案来说比较及时、完整，保管资料的意识普遍较强。会计档案与其他的档案有着很大的不同，因而对其进行整理和归档的方法和要求也和其他档案不同。因此，会计档案的工作者要提高认识，树立科学的管理和服务的理念，加强对会计档案管理的具体措施的了解。本文就这点作一些浅层的论述。

关键词语：

会计档案  整理  归档  方法  要求

会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第五条）会计档案的内容与归档范围包括以下几个方面：

1、会计凭证类——原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2、会计帐簿类——总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。

3、财务报告类——年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4、工资表——各单位工作人员工资表及个人所得税申报表。

5、其他类——银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。[★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。]

会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。

其归档时间也有所要求，即当年形成的会计材料，由财务会计部门的专（兼）职人员在次年{dy}季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。

会计档案的整理方法

会计档案整理工作的内容主要包括：分类、立卷、排列与编目等环节。根据国家有关规定，会计档案的立卷工作由财务会计部门承担，其它整理环节的工作，原则上由档案部门负责。会计档案的整理，是从会计档案的分类开始的，较为通用的会计档案的分类方法主要有以下两种：一种是会计年度——名称分类法，另一种是会计年度——组织机构分类法。会计档案分类方法的选择，要从本单位会计档案的实际情况出发，一经确定，就长期固定使用一种方法，以保持其一贯性，为会计档案的保管和利用提供方便。会计档案的分类方法中最普遍的一种方法是会计年度——形式分类法。首先，将会计档案分开会计年度，再把一个会计年度的档案按报表、帐簿、凭证等形式分为几类，然后在几类内按不同的保管期限分别组卷。通常，会计档案的排列采取年度—类别排列，或是类别—年度排列的方法；然后再按保管期限的长短排列。期限长的在前头，期限短的排在后面。案卷排列按类别各编一个流水号的方法。会计档案的编号要便于管理和查找，通常可以根据案卷排列的方法，选用一个年度编一个流水号，或按类别各编一个流水号的方法。会计档案经过装订和排列以后，都要填写案卷目录，作为会计档案最基本的检索和统计工具。案卷目录的编制方法主要有两种：一是编制会计凭证、帐簿、报表的统一的会计档案案卷目录；二是分别编制会计凭证、会计帐簿、会计报表目录。一般情况下，我们通常分别编制凭证、帐簿、报表三本目录，案卷目录填写项目有：案卷号、案卷标题、起止年月日、张数、保管期限、存放位置、备注等。

会计档案的整理要求

以下对整理的四个不同过程进行大概的分析——

1、立卷

A、年度报表、工资表独立组卷。对报表进行分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的报表前。工资表按时间顺序整理，各单位可视本单位工资单的数量多少可一年一卷或数卷。

B、帐薄一册一卷，每本帐薄（包括电算化管理的帐薄）在原封面右上角贴上会计档案“小标签”，并按标签上的内容填写。对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上会计档案小标签。

C、会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。

整理会计凭证应注意的问题：由于会计凭证在若干年内具有查考作用，所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责，并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽换、舞弊。凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证要单独装订，可与本年度的凭证一起编号，在目录注明{yj}或长期保管期限。

2、编目

A、编页码——会计报表、工资表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。需要主义的几点就是页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面可在其左上角编写页号。订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页面编顺序号。会计凭证档案不用打页码。

B、卷内文件目录编制——年度报表、工资表按卷内文件目录的格式照实抄录。

C、案卷号编制——案卷号所指的是案卷在整理过程中排列的序号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号，但这个案卷的顺序号{zd0}不超过四位数。

D、案卷封面、卷内备考表编制——案卷题名要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

3、装订入盒

A、组好的案卷年度报表、工资表，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案卷的左侧装订。

B、会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面”来装订，封面要按项目填写。

C、各类会计档案，按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的档案，不能混装一盒，盒面不需要填写，只填写脊背的内容。对帐薄太大的案卷，不用装盒，按顺序排在盒的后面。

4、案卷目录及目录号的编制

A、案卷目录按目录的格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录管理，打印一式二份与相应的卷内文件目录一起装订成检索目录，一份由会计部门保管，一份向本单位综合档案室移交。

B、按报表、帐薄、凭证、工资表及其它类等五类产生的目录装订成检索目录，每册目录编一个目录号，如：D1—1~n、D2—1~n、D3—1~n、D4—1~n、D5—1~n，每满一册断号。

以下对整理的四个不同方面进行大概的分析——

对会计档案进行整理是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构和会计人员必须认真对待，努力做好。

一、会计凭证的整理。

会计凭证是会计档案的重要组成部分。《会计基础工作规范》对会计凭证的整理、装订、保管都有明确的要求。会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。整理会计凭证，首先，要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类。记账凭证一般分为现金收、付款凭证，银行收、付款凭证，转账凭证，共三类五种。根据不同的种类，按时间或按顺序号逐张排放好。其次，整理记账凭证的附件，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。再次，xx订书针、曲别针等金属物。{zh1}，将记账凭证按适当厚度分成若干本。将会计凭证整理好后，应按照有关规定的要求，认真做好会计凭证的装订工作。

二、会计凭证的归档。

首先，要认真填好会计凭证的封面。封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证。其次，填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“×年×月凭证”和案卷号。再次，将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。

三、会计账簿的整理。

年度终了，各种账簿（包括仓库的材料、产成品或商品的明细分类账）在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。首先，将活页账按页码顺序排好，加封面后装订成本。然后，将各种账簿按照会计科目顺序排列，据以逐本登记会计档案（会计账簿）封面。会计账簿封面的有关内容要写全。

四、会计报表的整理。

会计报表一般在年度终了后，由专人（一般是主管报表的人员或财会机构负责人）统一收集、整理、装订，并立卷归档。平时，月（季）度报表，由主管人员负责保存。年终，将全年会计报表，按时间顺序整理装订成册，登记会计档案（会计报表）目录，逐项地写明报表名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责装盒归档。

五、其他会计资料的整理。

其他财会资料，包括年（季）度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告、工资计算表及一些重要的经济合同，也应随同正式会计档案进行收集整理。但是，这部分资料不全部移交档案部门，有的在一个相当长时间内，由财会部门保存。这就需要认真筛选，把收集起来的这些资料，逐件进行鉴别，将需移交档案部门保管存放的，按要求另行组卷装订，而后移交档案部门。会计档案的整理要规范化。封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作，卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写。要做到收集按范围，整理按规范，装订按标准。

历史是在不断的发展与变化的。随着经济的飞速发展和现代信息技术的广泛应用，会计档案的载体也发生了质的变化，由原来单纯的纸质载体，变为纸质载体和磁性介质载体共存的局面。因两种载体无论材质、性能还是保管、利用方式都迥然不同，所以会计档案的管理也面临新的挑战。如何既享受现代信息技术成果带来的便利，使会计档案管理、利用上一个新台阶，又保证其安全完整，成为会计档案管理急待解决的新问题。会计电子档案是伴随着信息技术的发展和应用而产生的，信息技术发展很快，信息化程度越来越高，采用程序化控制要求也越来越多，电子文件归档与管理中新的问题将不断出现，所以必须要认真研究新情况，不断学习接受新事物，采用先进的管理方法和技术成果，解决电子档案保真、保密、保存等问题。只有在实践中摸索逐渐积累经验，才能使会计电子档案得到科学保管和有效利用。

参考文献：

1．会计档案规范化管理标准实用手册/高岩主编.吉林——吉林科技出版社，2005

2．行政事业单位财务会计档案管理工作实务全书/编委会主编。中国经济科学出版社

3．《山东农业教育》2007年第1期——宋玉芹：浅析信息时代的会计档案管理

注释——其余参考资料主要是网络资源，大部分是通过百度搜索引擎，输入关键词“会计档案”即可。这篇论文主要也是对会计档案的归档与整理方面进行的初步探讨。其中的文字也大都是根据网络所检索出的资料进行一些简单的整理和编排，使其更为符合现代的语言习惯。