展览会应建立由电脑管理的数据库,对收集到的专业观众信息资料,进行筛选、录入、核实、整理等工作,以便专业观众邀请工作。具体如下:
(1)筛选资料:即审查已经收集到的专业观众信息资料,以专业是否对口为主要标准,筛除不合标准的资料。
(2)录入资料:即将符合标准的专业观众信息资料录入电脑。录入通常采用表格形式。
(3)核实资料:即对录入电脑的信息资料所提供的电话进行查询,以核实专业观众资料的真实性,并通过查询尽可能地完善信息资料。
(4)整理资料:即对已经核实的资料进行分类。一般按专业观众所在地区或所在行业进行分类,以利分析专业观众的构成,评估专业观众邀请工作的绩效。
按专业观众的所在地区分类,大致有两种情况:国际性或全国性展览会的专业观众通常又分为境内外和国内各省(自治区)、直辖市;地方性展览会的专业观众分至省以下各市(州)。
按专业观众的所在行业分类,需要根据展览会的题材划分行业。如机床与工具展览会专业观众的行业分类,通常分为通用设备制造、专用设备制造、机械零部件、机械加工材料、机械工业服务和机床与工具销售代理等行业。大型规模的机床与工具展览会,还会在以上基础上进一步细分行业。如对专用设备制造行业的专业观众,还会细分为汽车制造、船舶制造、化工设备制造、电力设备制造等行业。