展览会应建立由电脑管理的数据库，对收集到的专业观众信息资料，进行筛选、录入、核实、整理等工作，以便专业观众邀请工作。具体如下：

   （1）筛选资料：即审查已经收集到的专业观众信息资料，以专业是否对口为主要标准，筛除不合标准的资料。

   （2）录入资料：即将符合标准的专业观众信息资料录入电脑。录入通常采用表格形式。

   （3）核实资料：即对录入电脑的信息资料所提供的电话进行查询，以核实专业观众资料的真实性，并通过查询尽可能地完善信息资料。

   （4）整理资料：即对已经核实的资料进行分类。一般按专业观众所在地区或所在行业进行分类，以利分析专业观众的构成，评估专业观众邀请工作的绩效。

按专业观众的所在地区分类，大致有两种情况：国际性或全国性展览会的专业观众通常又分为境内外和国内各省（自治区）、直辖市；地方性展览会的专业观众分至省以下各市（州）。

    按专业观众的所在行业分类，需要根据展览会的题材划分行业。如机床与工具展览会专业观众的行业分类，通常分为通用设备制造、专用设备制造、机械零部件、机械加工材料、机械工业服务和机床与工具销售代理等行业。大型规模的机床与工具展览会，还会在以上基础上进一步细分行业。如对专用设备制造行业的专业观众，还会细分为汽车制造、船舶制造、化工设备制造、电力设备制造等行业。