驾驭每{yt}的分分秒秒
善于每分钟的人，即使活到30岁，他的实际寿命也要比一个一生只知吃饭的80的老头来的长久。
一、起床到午餐时段的活用
○ 使用你喜欢的音乐“叫醒你”，可以提高{yt}的工作效率
○在早晨的被窝中考虑“今日要做的事”
两段使用，即：从睡醒到掀开棉被下床为{dy}个阶段，漱洗吃早点到走出家门为第二个阶段。
{dy}段是从睡醒到掀开被子下床的时间。善用时间者醒来后并不是立刻就下床，而是在棉被里考虑当天预定要做的工作程序，甚至思索及处理悬案，等有了头绪时再下床。其每{yt}的行动，几乎都是在床上决定的。这种作法，有两个好处：{dy}、寝室里没有妨碍思考的声音，可以使人宁静而沉着地思考。在这一段时间里，只有一个人在寝室里，{jd1}不会受到干扰；第二、在被窝里躺卧时，因为姿势不受拘束，以至很容易产生构想。逢到工作方面受阻而一筹莫展时，不妨在早晨的被窝里想想，往往就能找到解决的办法。
○
洗漱时，跟孩子交流。
○身边物品放在一起，如此就不必东找西寻
为了合理地使用时间，平常得整理好带在身边的东西。很多管理者老是带着皮包或纸袋，不但“运”起来不方便，更有忘记带东西的危险。逢到东西很多，又必须取出使用时，也会感到十分不便。如果你时常出差，日常必须携带的东西主要有书类、稿纸、纸夹、文具、钱包、地图、预备用的眼镜、雨伞、笔记本、小型录音机和时间表等。为了“收容”这些东西，不妨使用大型的拖曳式旅行袋。这个袋子被分隔成六个空间，可以根据用途分别放置各种物品。就算在黑暗里，也可以轻易取出必要的物品。只要把日常必要物放入这个“乾坤袋”中，不管在何时何地，都不致于感到慌张。
○建立能够自动地检查“忘怀之物”的体系
○凭标题找出你想阅读的那一页，其余的都扔掉
对管理者来说，报纸是重要的信息来源。只要阅读那些对你有用的信息就行了。
○看报纸的书籍广告，购买自己需要的书
○如果走到公司只需.. 10 分钟，就每天徒步
○早一小时出门，即可有效地活用乘车的那段时间
。既然耗费于上下班的时间如此漫长，那就应该好好地利用这一段时
间，如果在胡思乱想中度过，那实在是太浪费了。一小时的时间可以阅
读很多的报纸和书籍。日积月累下来，知识和信息的吸收将非常的可观。
○在上下班时间养成看笔记本的习惯
早晨检查当天的工作时间表，是管理者的必要功课。确定一下商谈、会议、跟某人面谈的事，是否记载于工作时间表里，再划分当天工作的次序，考虑应该如何指挥部属。为了使{yt}的业务顺利进行，这些作业是不能缺少的。
在上下班的车里，一定要检查笔记的时间表栏。早晨，检查当天的预定工作表。夜晚，则一面检查当天有否没有做完的工作，然后再计划明日的事。每天只耗费.. 5分钟做这种事就足够了，工作效率将大大地提高。
○手表的妙用
在车厢里面，一旦看书入了神，往往会过站而浑然不知。然而，如果一直想着下车的时间，那就没有办法集中精神阅读。这两种情形都对管理者不利，因此，在车厢阅读书籍，或者撰写稿件时，要把手表的“闹钟”拨到下车的几秒钟以前。对于一个管理者来说，与其戴用价格昂贵的手表，不如戴用实际而多功能的手表。
○厚重不方便携带的书籍，不妨拆开分成几册
○早晨上班时决定工作的程序，就能提高工作效益
每天早一点上班，决定工作程序。
○先把必须做的事情列举出来，再决定顺序
决定工作次序时，不要连细节也定得死死。干劲十足时，一口气把工作干完；提不起精神时，干脆做其它的工作，这样效果就更好。
首先，把{yt}要做的事情全部列出来，如果前{yt}有未做完的工作，就必须把它也加进去。写完以后，全部看一遍，再决定从何处着手，以何种顺序进行。对于能够同时进行的事情，{zh0}一次就解决掉。
○以“80对.. 20法则”决定工作的优先顺序
把{yt}的计划列出来以后，接下来就得决定先后顺序。在决定工作的优先顺序时，都应用“80对.. 20 法则”即巴雷多法则。这个法则是“某群体的重要项目，决定于全体中比较小的比率，而且在多数的场合下，往往是.. 80 对.. 20 的比率”。这是意大利经济学家巴雷多发现的。
这种法则也可以运用到工作方面。其实真正重要的工作并不多，差不多只占全部工作的两成左右。只要想想这两成的重要工作是什么，即可以很挟地决定工作的优先顺序，自然就可以决定效率好的工作程序。
对于重要的工作和次要的工作，有不少人采用一视同仁的方式，这种工作方式不但效率不高，而且精神方面的负担也将使人不胜重负。如果根据这个法则进行，只做全体的.. 20％，即可完成.. 80％的工作，因此，在精神方面会显得很轻松，效果也比较好。
○工作{zh0}分为“亲自动手”和“委托他人”
一般地的工作可分为“只有自己会做”和“他人也能够做”两种。考虑到工作程序，就应该把这两种区别清楚。一旦把只有你会做的工作委托给他人做，或者把应该委托他人做的事，由你动手来做的话，将招致很多无谓的损失，根本就无法高效率地进行工作。以公司为例，办公室里有几位秘书，帮主管做种种工作。正因为有了他们，管理者才能够把时间用于只有自己才能够做的事情。
○工作前的准备工作{zh0}与工作内容有关
为了使{yt}的工作顺利开展，事前的准备工作是不可缺少的。与其做一些跟工作无关的准备工作，不如做一些与工作内容息息相关的事。为了在有限时间内顺利地进行工作，
{zh0}能很快地制造融洽的工作气氛。例如，在会议上必须报告的话，那就先看看那些会议大纲以及内容。虽然只匆匆看了一遍，但是，比起开会时才照本宣科的做法，其效率有天壤之别。
○必须{zx0}解决需要对方答复的文件
每天早晨上班时，管理者都应先做以下的一些事情：{dy}件事情，就是察看是否有等待对方答复的文件。如果有的话，必须尽快跟对方联络。对管理者来说，时间一向是分秒必争的。凡事要迅速地在早晨联络，以便当天内就可获得答复。但如果稍微延误，到中午才跟对方联络，往往必须等到翌日，方能得到答复。
○拜托他人做事时，必须说明做法及意图
每逢你拜托他人做事时，都要不厌其烦地告诉对方做法，以及你的意图。委托他人做事时，必须把你的意图及目的都说出来，方能在毫无错误之下，很有效率地完成任务。
○很快听到工作报告
早点交代清楚。
○集中精力做的事在上午进行，下午则用在会客方面
一般来说，管理者在经过充足睡眠后的早晨，头脑的运转是比较快的。正因为如此，凡是依靠脑力的工作，你都把它放在上午进行，就连那些必须凭对方反应而下决定的工作，也尽量在上午做完。因为到了下午脑力运转迟钝，往往想不出最上乘的策略，所以，都应把会客的时间安排在下午进行。会客不同于办公室的工作，经过了一个上午耗费脑力的工作之后，头部会感到适度的疲劳，这时改为会客的话，反而能够使紧绷的神经获得松弛，可说是一种很理想的调剂。
○牢记女职员的生日
整体工作能不能顺利进行，关键多在于女性职员，似乎每家公司都是如此。{zh0}的方法是记住小姐们的生日，在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片，向她们表示感谢，就算她们平日对你有什么不满，也会一笔勾销。
○多关心女职员并托以重任
以相当的敬意与关心来对待共事的女职员是必要的。除了送生日卡之外，在她们加班工作十分疲劳之际，你可以适时地予以嘉勉慰问，或是与她们谈谈私人的烦恼，给予一点建议与帮助。
只要获得女性职员的支持，万事都会有所依靠。
○给领导做工作汇报时，要先打好腹稿
在对人传达要事时，若不先整理出条理，就冒然开口，往往都不得要领。尤其是对领导做工作汇报，说话结结巴巴，不只浪费时间，更会令领导感到不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。不只是对自己的同事，连对自己家人也是一样，都要“先想好要说的活，才把人叫过来。”而且开口时，要先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点，不但不会浪费时间，也不会发生误会。
○将好的工作程序记入工作手册
在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试。不过，在尝试的过程中，即使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此所造成的时间浪费无法估计。所以，在你所在的单位中，如果有人发现效率良好的工作方法，都要记入“工作手册”中，这样这个工作经验就不再为发现者所独有，任何人只要照章行事，一定可以顺利无误地完成工作。
○“实用工作手册”来自以往的经验
○在“工作手册”上详细记录零散信息
○将经常使用的工作用语记号化、简略化
在处理事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹人名片薄存档。像这样将经常使用的工作用语记号化、简略化，在交待工作的时候，可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。
不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺！”等等，如此即可大大地提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字。
○防止厌倦单调工作的“成功画面思考法”
试用成功画面思考法，想象计划成功或完成工作时的成就感，是防止这些弊端的方法之一。
○将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿，即为功能之一。因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着也无所谓，可以大大地节省人力与时间。
○呈送出去的书类文件也要做标题和目录
○写报告时，先将疑问列在纸上，事后再一并查阅
○把经常使用的文字、数字刻成橡皮印
在现代的办公室中，OA机器已经成了不可缺少的必需品，不过除了利用这些机器之外，只要稍稍动点脑筋，还是有很多提高工作效率的方法，比如利用橡皮印，年月日印、裁决印、裁决印住址姓名印等各种不同的印章，一应俱全。在需要反复书写同样的文字与数字的情况下，如果一一手写，那会耗费许多时间，所以若能将其刻成橡皮印，在处理事务上，便能省下相当多的时间。即使要多花点钱，由于节省手写作业的时间而提高了工作效率，所以成本反而降低。
○一成不变地奉行领导的指示，工作的确不会愉快
经常有人发牢骚说，因为工作太无聊，所以才无法提高工作效率。同样地，不妨不要理睬别人怎么说，以自己的方式来处理例行公事。在动脑筋想如何以自己的方式工作的时候，会发现前所未有的乐趣，这样才能提高效率。
○采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录
随时随地都可迅速地记下备忘录。
随着思路先打个草稿，然后再加以修改。
○利用业余时间构思文稿
在写稿工作上，构思要费很大的功夫，毫无准备就提笔，往往文思闭塞，难以成行，所以在写稿之前，{zh0}在不同的场合进行构思与草稿的写作。下了班，xx不受电话干扰地专心思索，是最适合构思的时段。而且刚从繁重的工作中解放出来，心情为之轻松，往往会产生许多绝妙的灵感。想好了整个结构大纲后，再用录入，以迅速地完成草稿工作。
○文书处理机的软盘以一张一个为原则
○以不同颜色的标签来区分不同内容的软盘
○保存旧软盘中的资料，不断使用新软盘
○活页式手册既能插换页数又能缩短找寻资料的时间
○备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处”
○在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己
○邮件登记后，保留一段时间。
为了处理好邮件，应采取这样的方法：首先，把收到的邮件、明信片等，都盖上当天的日期。对于收到的邮件，应尽早地过目。不过，有时碰到急事，或到外地出差时，就无法在当天过目邮件。办公室有一个“人事录”的档案，里面记载着有关人事的信息。例如，搬家的通知、婚札的通知、诞生和死亡等资料。反正，收到这些有“变化”的邮件，就一律把信息转记于“人事录”里面。
○电话的使用法
在办公室里，不管是“谁”打来的电话，秘书都会答以“请你稍等”，然后，再把留言条递给你。事先，就跟秘书决定好处理电话的记号。例如你在秘书递过来的留言条上写“w”的话，那就意味着“请对方稍等一下”，写“T5 ”的话，则表示“5分钟，管理者会打电话给对方”。如此，虽然在接待客人，或者正在打电话，仍然可以迅速准确地应付各种电话。
○备忘字条必须写下基本要素
对管理者来说，电话是最重要的通讯手段。不过话又说回来，如果使用方法不当，那么在时间或者效率方面，都会受到损失。因此，应自制“电话处理窍门”，以便能迅速地处理电话业务。如接到电话时的备忘字条，一律采取统一的书写方式。新闻用语有所谓的“5W”，规定办公室的人员也使用“5w”的书写方式。即“何时”、“何人”、“何事”、“何地”、“如何处理”五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要看过备忘字条就可以处理，自然可以节省很多时间。
○内容比较杂乱的电话，可按不同的目的书写在不同的备忘纸上
○打电话时如果接电话者不在，{zh0}也把目的说出来
如果对接电话者说出要点，他就会把“话”带给对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。对管理者来说，除非必要保密的范围，否则，不一定要等到某人来接电话时才说出目的。为了减少不必要的麻烦以及节省时间，不妨把“目的”告诉接电话的人。
○请对方在指定时间内打来重要电话
为了有效地利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人
不会在电话里把目的xx表达时，往往会说：“以后，我再打电话给你。”
遇请对方决定打电话的时间，他就不好意思食言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不必为了等对方的电话，而呆在家里不敢出门。为了提高工作效率，不妨活用这种“指定时间”。
○从出差地给公司打电话，必须先计划好时间
在指定时间内打电话或者接电话，对于出差等情况也十分有效。从出差地跟公司打电话联络，是一件非常重要的工作。再给对方打电话，如此才不会怠慢对方。
○使用附有收费显示的电话，可以同时节约时间与金钱
○电话接通后先报上自己姓名
○电话要放在桌子左边
○把电话答录机当“备忘录”使用
○利用“电话答录机”
○电话号码要记在随身手册上
○巧记电话号码
○把午饭的时间延缓一小时，就能更有效地活用时间
。对某些人来说，一向都利用午饭时间会客，或者跟朋友见面。时常跟不同职业的人接触，或者跟老朋友保持联系，不仅可以获得新的信息，又可以从别的角度看看自己，以及自己所从事行业的优势，而且可以使气氛轻松，实在是一件很有意义的事情。如果想安排一个日子见面，彼此也许会感到难以配合，结果呢？只好一拖再拖。如果选中午时间会客，彼此比较容易配合，而且又不必如夜间的交际一般，多喝几杯。因此，可以在不破坏自己生活步调的情况下，跟多数人沟通。遇到吃午饭及必须会客时，你都会预订一桌的饭菜。这样，客人一到就可以立刻入席，不会浪费时间。宾主都能够在愉快的气氛下交谈及进餐。
○午休是交换信息的黄金时段
与朋友聚会经常会有意想不到的灵感。
○中午与人会餐时，必须先向餐厅订位
{zh0}先订位，而且双方都稍早离开办公室，就可充分利用午餐时间，从容不迫地享受会餐的乐趣。这样彼此都可以彻底地活用人际关系网。
二、午餐到下班时段的活用
○开会的方法
为了防止开会迟到，不妨活用“零数效果”。 把开会的时间设定于“2点.. 15分”等有零数的时间。正因为大家都习惯于“X 点钟左右”，以致把.. 1点.. 5O分，2点.. 10分都看成“2点左右”。于是，就加上了“15分”的零数，这样，开会时刻并非“几点左右”，而是被特定于某一个焦点时刻。经过这么决定，老是迟到的老兄，开始变得很积极，顶多只延误二三分钟，这就是“零数效果”。
○搞好准备工作，xx冗长会议
所谓的会议，并不一定要浪费时间，不管是如何重大的决定，只要有心的话，在短时间内就可以处理妥当。
在开会前，应叫出席会议的人提出“必须讨论的内容”、“其问题点”、“解决的方案”、“每一个解决方案的利弊分析”、“本人所下的结论”等问题，把它们列举出来以后，再复印几份，在会议前分发给每一个与会者。
○站着开会
○预先通知参加开会的人，会议是逾时不候的
○面谈时，不妨事先询问对方“有何贵干？”如此才能有效地使用时间。
经过了“书写”的作业后，就能够明显地整理出事实的关系，而且一面看记载的事项，一面听对方说话，理解的速度便会加快。如此进入某种程度的理解状态，再跟一个人面谈，在短时间内，就可以进入话题的核心。
○等人{zh0}选在书店等能够有效使用时间的地方
○接受对方名片后，立刻在背面书写有关他的信息，再分类存档
○住址录以方便更换和容易寻找为原则
○使用“人事录”，拓宽人际信息网
记载“姓名”、“出生年月日”、“性别”、“{dy}次见面的日子”、“学历、“职业”、“籍贯”、“工作地点”、“现在的住处”以及“家庭”等，尽量地把已知的信息都填上去。备注其他相关的任何信息。
○人事录分别使用英文字母和职业别索引，以加快寻找速度。
○利用贺年卡上“{zx1}信息”更换人事信息
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